En la era de la gestión de la información y los datos, más que un valor añadido, la integración de datos es una necesidad. Sin la integración de datos, las organizaciones no pueden aprovechar el valor de sus datos ni transformarlos en inteligencia de negocio. Reflexionamos sobre la importancia de la integración de datos en el mundo empresarial.
“Ya no estamos en la era de la información. Estamos en la era de la gestión de la información.” Chris Hardwick, actor.
La era de la información describe un contexto en el que la abundancia de información es una novedad. Esto nos sitúa en la era de la gestión de la información, en que la abundancia de información ya no es novedad y, en cambio, la dificultad reside en gestionar las cantidades masivas de información.
En esta encrucijada toma importancia la integración de datos, que es la capacidad de agrupar y fusionar activos de datos que originalmente habitan en lugares distintos y tienen formatos dispares.
La integración de datos es uno de los requisitos esenciales para lograr una buena gestión de los datos y fomentar una cultura data-driven dentro de una empresa. Se podría decir que la integración de datos es la base sobre la cual se construye el edificio en el que residen las data-driven decisions.
El objetivo principal de la integración de datos es reunir todo el data de una corporación en un único lugar, ya sea una base de datos corriente, un data warehouse o un data lake. No obstante, una parte fundamental de la integración de datos implica la transformación, validación y consolidación de los datos. Por tanto, la integración de datos es un proceso que va más allá de la integración en sí misma. Para que los datos sean útiles, deben ser transformados y los equipos responsables deben poder validar su veracidad y calidad (data quality).
La integración de datos parte de la recopilación de todos los datos de los que dispone una compañía, extrayéndolos de los múltiples sistemas, softwares, dispositivos y aplicaciones donde puedan estar almacenados. Una vez se han recopilado, los datos son limpiados. El proceso de limpieza de datos consiste en eliminar todo aquello que sea innecesario —valores nulos, información redundante, datos que no contienen valor para la empresa, etc.—. A continuación, se filtran y se validan: se comprueba que todos los datos sean verídicos, que estén actualizados, que no contengan errores y que sean de interés. Una vez los datos están completamente ‘pasados a limpio, se convierten a un mismo formato para que puedan ser trabajados y analizados en su conjunto y la empresa pueda realizar todas las agregaciones y comparaciones que desee. Por último, los datos ya curados se integran en data warehouse.
Si disponemos de datos almacenados en distintos lugares y en formatos dispares, analizarlos en su conjunto es prácticamente imposible. Esta es precisamente la finalidad de la integración de datos, conseguir que todos los datos sean compatibles unos con otros y accesibles desde cualquier dispositivo, sistema, aplicación o software, para que todos los miembros del equipo puedan acceder a la información que necesitan y basar su labor en información fiable y que les aporte valor.
Además, estamos ante un proceso que no tiene fin y es que, una vez se ha llevado a cabo la primera integración, los nuevos datos deben integrarse a los que ya lo están, así como se van inventariando y actualizando cada cierto tiempo.
Un atisbo de realidad
La integración de datos es un proceso mucho más antiguo que la tecnología y se ha llevado a cabo desde que existen los datos. Antes de que la digitalización transformara nuestras vidas, la integración de datos se daba físicamente en las bibliotecas y en edificios de clasificación de archivos. Estos espacios no dejan de ser entornos donde la información se integra, se ordena y se filtra para facilitar el acceso a ella por parte de terceras personas. Si la integración de datos se lleva haciendo desde que existen los datos, no hacerlo en el entorno digital sería un gran error.
Existen muchas razones por las cuales todas las empresas deberían contar con un proceso —interno o externo— de integración de datos. La primera y más obvia es que es el proceso por el cual se consigue todos los datos de la empresa sean funcionales, fiables y comparables. En otras palabras, mitiga la complejidad de los datos y los hace operables.
Las empresas suelen almacenar grandes cantidades de datos, ya sea de forma consciente o inconsciente y normalmente, cada departamento almacena datos distintos y en formatos dispares. Es justamente aquí donde la integración de datos entra en juego y el motivo por el cual puede contribuir a la mejora de tu rendimiento empresarial.
¿De qué sirve tener una gran cantidad de información si no puede ser analizada en su conjunto?
Si lo piensas, de nada. Disponer de diversos conjuntos datos en formatos distintos y sin tener consciencia de dónde están, de qué significan y para qué sirven no sirve de nada. Los datos en bruto no tienen ningún valor, ya que son imposibles de entender y analizar. Para que los datos lleguen a transformarse en información de valor, en primer lugar, es preciso unificarlos, compatibilizar los formatos y validarlos.
De hecho, diversos estudios apuntan a que los científicos de datos dedican casi el 60% de su tiempo a recopilar y preparar los datos para que puedan ser analizados. Esto significa que más de la mitad del tiempo de su trabajo consiste en hacer tareas que la integración de datos puede aminorar.
Además, la integración de datos es la única manera de alcanzar una visión global y completa del negocio y de la actividad empresarial, así como conseguir que todos los departamentos, operaciones, mandos intermedios y estrategias empresariales vayan hacia la misma dirección, respondan a los mismos objetivos y, en definitiva, se basen en el interés general de la empresa que, gracias a esta panorámica íntegra, será mucho más consciente, estará claramente definido y estará presente en la consciencia de todo el equipo.
Véamoslo a partir de un ejemplo. Imagínate que tu empresa quiere lanzar un nuevo producto o servicio al mercado. Antes de hacerlo, deberá estudiar minuciosamente diversos aspectos relacionados con la estrategia de lanzamiento: el rendimiento y características de los productos anteriores, la competencia, el mercado, los perfiles y comportamiento de los clientes objetivo… Solo considerando las cosas más básicas, ya estamos hablando de, como mínimo, 10 conjuntos de datos distintos a analizar que, seguramente, se encuentran almacenados en sistemas diferentes. Normalmente, cada conjunto es analizado por personas diferentes que, a su vez, tienen perspectivas diferentes, ya que solo disponen de la información que les compete y no tienen acceso a la imagen global. Esto, no hace falta decirlo, es un error. Para sacar un nuevo producto al mercado o para hacer cualquier operación empresarial, es fundamental que los datos puedan ser comparados unos con otros y sean analizados en su conjunto. Solo así se podrá llegar a conclusiones realmente válidas y se podrán tomar decisiones informadas que propicien buenos resultados.
Con la integración de datos, todos los departamentos de la empresa tienen acceso a la información que necesitan —evidentemente, el acceso a los datos se puede gestionar y restringir como se quiera—. Además, los datos ya han sido limpiados, filtrados y consolidados, por lo que sacar conclusiones es mucho más ágil, fidedigno y seguro.
Por todo lo mencionado, la integración de datos puede acrecentar el conocimiento que tienes sobre tu empresa y, en consecuencia, optimizar el área de business intelligence, impulsar nuevas estrategias de negocio y facilitar la toma de decisiones más acertadas que, a su vez, conllevaran mejores resultados. En definitiva, la integración de datos puede tener un impacto significativo sobre la productividad y el rendimiento de tu negocio.
Además, en una vertiente más práctica, agiliza muchísimo el trabajo de todos los miembros del equipo y permite trabajar con muchos menos recursos tecnológicos, ya que, mediante este sistema, no es necesario mover los datos de un lugar a otro y transformarlos cada vez que necesitamos usarlos.
Si el avance global de la empresa en todos sus campos no te parece razón suficiente para apostar por la integración de datos, te mostramos otras 10 ventajas más palpables e inmediatas:
Los datos son tratados, filtrados y validados por lo que la información que obtendrás a partir de ellos será 100% fiable. Además, los datos estarán siempre actualizados y sin ningún error: ¡Listos para ayudarte!
La automatización de la recopilación, tratamiento, transformación y consolidación de los datos supondrá una increíble disminución de la carga de trabajo para los analistas y científicos de datos, que se podrán dedicar este tiempo a otras tareas más productivas.
La integración hace posible que todos los datos de una compañía se pueden administrar desde un único lugar centralizado, cosa que además propicia la identificación de errores o malas gestiones y disminuye el tiempo de gestión y administración.
La integración de datos uniformiza todos los tipos de datos y los transforma en accesibles, estén en el formato que estén. En muchas ocasiones, las empresas obvian datos importantes a la hora de hacer sus análisis porque o bien estos datos se pierden por el camino debido a que los analistas no los tienen localizados, o bien están en formatos muy complicados de extraer y unificar con otros conjuntos de datos. La integración de datos soluciona esta problemática y hace posible aprovechar el valor de todos los datos.
La integración de datos puede devenir el motor de creación de nuevas estrategias empresariales más conscientes y beneficiosas para la empresa.
El proceso contribuye a asegurar la seguridad de tus datos que, habrán sido gestionados y transformados para que nadie más que las personas pertinentes puedan acceder a ellos.
La administración centralizada y única también facilita el cumplimiento de las leyes relacionadas con la protección de datos. En el caso europeo, la más importante es el GDPR.
Tener los datos integrados en un único lugar de almacenaje que se va actualizando permite disponer de un registro histórico de información.
La obtención de conocimiento y la validación de los datos comporta mitigar los riesgos que pueden surgir de una mala gestión de los datos.
La automatización de tareas y la liberación de parte de los recursos físicos y humanos de la empresa conlleva un importante ahorro de dinero. Además, llevar a cabo una integración de datos no tiene un coste elevado, por lo que el retorno de la inversión de este proceso es elevado.
Antes de irte...
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