La tecnología no se está quieta y, a medida que los negocios la van adoptando, ganan competitividad en el mercado, consiguen oportunidades para un mayor crecimiento y mejor eficiencia de costes y, básicamente, reciben un mayor retorno de la inversión.
Una de las revelaciones más recientes y significantes en el ámbito de los procesos y prácticas de negocio tradicionales es la integración con la tecnología cloud. De hecho, la integración cloud se está convirtiendo en algo imprescindible.
En términos simples, la tecnología cloud es el uso de servidores remotos que están alojados en la red para proporcionar almacenamiento, gestión y procesamiento de datos que hasta ahora se alojaban y gestionaban internamente. Hay varias plataformas cloud notorias y de confianza que ofrecen estos servicios gestionados y los negocios están descubriendo que mudarse al cloud ofrece múltiples ventajas para muchos de sus procesos.
Es normal tener dudas y preocupaciones sobre la migración al cloud, sobre todo la sensación de pérdida de control. Sin embargo, no hay motivo para asustarse. Al trasladar los datos, archivos y otros procesos a cualquier proveedor de cloud, se mantiene la propiedad de todo: el propietario es el que lo añade, modifica y gestiona todo y decide quién tiene acceso a cualquier parte de los datos, documentos, ficheros, etc. y qué puede hacer durante el acceso.
Así pues, veamos las ventajas de la migración al cloud.
A medida que un negocio crece, también crecen sus necesidades de IT. Con ellas, también llegan mayores inversiones en hardware y software, además del personal que requiere mantener y gestionar estos sistemas. Todo esto es muy caro, pero gran parte de este gasto puede desaparecer con la migración al cloud. Los proveedores ofrecen potencia de computación a un precio relativamente bajo, y cuando se trabaja con uno de los más relevantes, solo se paga por uso. Solo se debe pagar por los servicios específicos seleccionados y el precio fluctúa según el uso real.
El coste de la "suscripción" para el uso de un proveedor de cloud computing es relativamente estable y varía solo en función de la cantidad de servicio que se utilice. Este gasto se puede planificar y no llevará a mayores pagos para actualizar sus sistemas internos y el personal que podría venir de forma bastante esporádica y que no se puede planear de antemano. Entonces le corresponde al proveedor de servicios cloud mantener y actualizar los sistemas que satisfagan las necesidades de sus clientes.
Los servicios cloud facilitan la integración de todas las funciones y procesos de TI, algo que puede resultar problemático con el enfoque en silos de la mayoría de los sistemas internos.
Trabajar con una infraestructura en la nube mejora sensiblemente la seguridad por varios motivos. Los sistemas de seguridad internos no son perfectos, aunque solo se deba a que los humanos no son perfectos. No comprometen deliberadamente la seguridad, pero si se dispone de información o datos confidenciales, el error de un solo empleado puede resultar en una intrusión en todo el sistema. Cuando se mueven estos datos o información a una nube y cuando se proporcionan permisos de acceso en función de las necesidades, se adquiere un mayor nivel de seguridad. Jim Castello, especialista en TI para el servicio de redacción BestEssayEducation, se dedica a la migración a la nube: "Siempre hemos tenido una gran seguridad, con cifrado y cortafuegos. Sin embargo, siempre existe el temor de que sea violada y que nuestra información confidencial de clientes quede expuesta. Desde que hemos trasladado esos datos a la nube, duermo mejor por la noche, podemos garantizar a nuestros clientes que su información personal está totalmente protegida".
Hay que considerar esto también: la pérdida o robo de dispositivos portátiles es un gran problema de seguridad, especialmente cuando la información privada o confidencial puede estar alojada allí. Los proveedores de servicios en la nube han resuelto este problema ofreciendo la posibilidad de borrar todo de forma remota desde esos dispositivos.
Las empresas tienen muchas necesidades técnicas y equipo para gestionar estas necesidades. Cuando se trasladan muchos de los procesos y otras necesidades de computación a la nube, se alivia la presión del equipo interno que se puede dedicar a otras necesidades de la empresa. Además, a medida que el negocio crece, no existirá la misma necesidad de aumentar la plantilla que si no se hubiera migrado a la nube.
A medida que la empresa crece, también crecen sus necesidades técnicas, y no solo en relación con el hardware. Las necesidades incluyen las actualizaciones en toda la infraestructura. Al usar un proveedor de cloud grande, el proveedor se ocupa automáticamente de la necesidad de escalabilidad, lo cual permite escalar a medida que se presenta la necesidad sin tener que planificar la propia afluencia de una demanda mayor o menor. Usemos de ejemplo un negocio de comercio electrónico que vende ropa. Hay grandes fluctuaciones estacionales, como la Navidad, por ejemplo. Sin embargo, en otras épocas del año, el uso y las compras disminuyen. El servidor interno de una empresa puede incluso sufrir una "sobrecarga" durante un volumen elevado, lo que ralentiza la velocidad y proporciona a los clientes una mala experiencia.
Tradicionalmente, la estrategia de recuperación en caso de catástrofe ha significado almacenar todos los datos fuera de la ubicación física de la empresa para evitar el riesgo de perderlos en caso de catástrofes naturales o causadas por el hombre. Las compañías a menudo establecían acuerdos recíprocos para estas necesidades de back-up. Con los servicios en la nube, todos los datos disponen de copia de seguridad guardada de forma segura. Además, si algo sale mal, todos los principales servicios en la nube tienen servidores en lugares de todo el mundo. El usuario cambiará automáticamente a otro lugar y no experimentará tiempo de inactividad. En un plan tradicional de recuperación por catástrofe, hay tiempo de inactividad que puede tener un impacto negativo en el negocio. Steve Ord, Director de IT de IsAccurate, ha trasladado la mayoría de los datos de la empresa a la nube y dice que la recuperación ante catástrofe es una de las mejores características. "La amenaza potencial de un catástrofe me quitaba el sueño. Ahora que estamos en la nube, ya no me preocupo. No perderemos nada, ni tiempo, pase lo que pase en nuestro sistema interno".
La tendencia actual de "trae tu propio dispositivo" (Bring Your Own Device, BYOD, en inglés) está creciendo. A medida que esto continúa, los departamentos de TI internos tienen más dificultades para gestionar quién está accediendo a qué y desde qué dispositivo. Esto afecta tanto al cumplimiento como a la seguridad. En la nube, el acceso de los usuarios se puede realizar a aquellas partes específicas de los datos o aplicaciones que el usuario pueda necesitar, y solo a aquellas partes. Además, el administrador de IT puede establecer medidas de autenticación claras para garantizar un control estricto del acceso, incluso desde múltiples dispositivos remotos.
El aumento de los trabajadores a distancia ha creado algunos problemas de colaboración. Existen herramientas de gestión de proyectos, pero estar en la nube lleva la colaboración a un nuevo nivel. El flujo de trabajo, el uso compartido de archivos y las actualizaciones se realizan en tiempo real. Y si hay empleados en las oficinas a los que se les ha dado horarios de trabajo flexibles y la ventaja de trabajar desde cualquier lugar, pueden completar tareas/proyectos y colaborar con cualquiera en la empresa. La mayoría de los principales proveedores de servicios en la nube también tienen aplicaciones móviles, por lo que no existe ninguna restricción sobre el tipo de dispositivo que se puede utilizar.
Una de las actividades que más tiempo consume en el departamento de TI de una empresa es el mantenimiento de software, una tarea bastante tediosa y, sin embargo, necesaria. Pero el papel de los departamentos de TI está evolucionando, con tareas relacionadas con la planificación estratégica, la innovación y mucho más.
Las empresas que se han trasladado a la nube están utilizando servidores que no están en sus instalaciones. Esa empresa ya no será responsable de las actualizaciones de software. El proveedor de servicios en la nube se encarga de esto, ahorrando tiempo al departamento de TI interno.
La migración a la nube ha evolucionado, como todo lo demás. Gran parte de la migración se ha hecho ahora automática, las empresas que estaban preocupadas por un largo y complejo proceso, ya no necesitan preocuparse más. Y todos los proveedores tienen tutoriales completos sobre la configuración y mucho más.
Cuanto más colaboren los empleados en los documentos, mayor es la necesidad de un control estricto de los mismos. A menudo, se han enviado de un lado a otro por correo electrónico o a través de un sistema de mensajería interno. Esto puede dar lugar a variantes en el contenido y los formatos y puede crear un lío. En la nube, todos los documentos se almacenan en un solo lugar y solo existe una sola versión de un archivo.
Aunque no se puede afirmar que el paso a la nube tenga un gran impacto en el medio ambiente, sí tiene un poco. Debido a que las necesidades de nube de una empresa fluctuarán, también lo hará la capacidad del servidor, de forma automática, para que el uso de electricidad sea más eficiente. Un sistema interno no puede hacer eso.
Estos 13 beneficios son obvios y significativos. Las empresas que se trasladan a la nube ahorran tiempo, dinero y necesidades de personal. Esta medida permite una mejor integración de las funciones de TI, un mejor control sobre el acceso y el uso de los datos y las aplicaciones, una mayor seguridad y protección contra las catástrofes. Pero quizás lo más importante es que los servicios en la nube aumentan la capacidad para ser más competitivo en el mercado.
Estelle Liotard es escritora principal en Trust My Paper y editora en Grab My Essay, respectivamente. Además, Estelle colabora frecuentemente en Supreme Dissertations y WritingJudge, donde continúa perfeccionando sus habilidades de escritura y publicación digital. Es una experimentada creadora de contenidos y una escritora que sobresale en temas relacionados con la inteligencia artificial con énfasis en sus aplicaciones prácticas de negocio. En su tiempo libre, Estelle disfruta de tardes tranquilas en su balcón y de la cocina.