La base de datos es el centro neurálgico de una empresa, porque su explotación permite obtener ventajas competitivas, reducir costes, agilizar procesos, predecir comportamientos y descubrir insights, entre otras cosas. Por ello, una de las decisiones más importantes es la elección del software de gestión empresarial en la que se van a sustentar nuestros datos y objetivos empresariales. Con Power Platform de Microsoft tenemos una suite tecnológica compuesta por 5 tecnologías conectadas (Power BI, PowerApps, Microsoft Flow, Common Data Service, Dynamics 365) que en su conjunto ofrecen innumerables soluciones empresariales:
Power BI es una colección de servicios de software, aplicaciones y conectores que funcionan conjuntamente para convertir orígenes de datos sin relación entre si en información coherente, interactiva y atractiva visualmente. Los datos pueden ser una hoja de cálculo de Excel o una colección de almacenes de datos híbridos locales y basados en la nube. Power BI permite conectarse a los orígenes de datos, visualizar y descubrir lo que es importante y compartirlo.
Tomemos como ejemplo el Grupo Prodensa. El Grupo Prodensa es una empresa dedicada a la gestión de los recursos humanos que hace un seguimiento de la estrategia empresarial con decenas de KPIs (indicadores clave de rendimiento) para los proyectos de cada cliente a través de cuadros de mando integrales. Prodensa recurrió a Microsoft buscando una solución automatizada.
Pasaron de cuadros de mandos basados en hojas de cálculo que daban seguimiento a 6 áreas de negocio con más de 60 KPIs a tableros de Microsoft Power BI, lo que permitió a los directores de proyecto compartir los KPIs con los directores de Grupo Prodensa en tiempo real, y eliminó el tiempo necesario para hacer informes y presentaciones en Power Point.
Asimismo, tras la implementación del nuevo software de gestión empresarial se creó un tablero para cada uno de los seis cuadros de mando integrales y se incluyó la mitad de los KPIs. Los nuevos cuadros de mando basados en Power BI transformaron el seguimiento y los informes de los KPIs, por lo que ahora cada departamento puede conseguir más información más rápido y con la certeza de que es correcta.
En el futuro, como parte de la estrategia empresarial se plantean un aumento de los KPIs ya que Power BI proveerá la flexibilidad necesaria para crear tantos KPIs como sean necesarios para manejar todos los proyectos en cuestión de minutos. Todo el equipo de operaciones podrá ingresar toda la información de los KPIs en sus teléfonos inteligentes, tabletas, o PCs, y los directores podrán ver cómo el proyecto avanza en tiempo real en los tableros de Power BI.
Microsoft Flow es una herramienta de soluciones empresariales capaz de conectar dos o más aplicaciones (tanto de Office 365 como de terceros) y transferir información de una aplicación a la otra y viceversa. Esto nos permite migrar los datos que obtenemos de una aplicación a campos específicos de otra aplicación sin necesidad de que un usuario lo haga manualmente.
Por ejemplo, si nosotros siempre tenemos que guardar un archivo adjunto de un correo electrónico a una carpeta específica de mi servidor o PC, podemos hacer que Microsoft Flow lo haga de forma automática evitando así el tiempo que invertimos en hacerlo manualmente. También podemos programar notificaciones sobre el estado de nuestros stocks conectando Business Central y nuestro servicio de email, o incluso tuitear nuestro contenido y hacer que se publique automáticamente en el resto de nuestras redes sociales. Las posibilidades son infinitas.
Por eso, muchos procesos de trabajo serán automatizados de manera intuitiva, ya que Microsoft permite a un usuario no técnico generar un flujo de trabajo sin tener que escribir ni una sola línea de código. Aun así, para usuarios a quienes resulte complejo crear un flujo de trabajo desde cero Microsoft cuenta con toda la comunidad de Office 365 y numerosas plantillas para soluciones empresariales de cualquier tipo con todo el flujo de trabajo creado.
PowerApps es una plataforma que proporciona un entorno de desarrollo rápido de aplicaciones personalizadas que responda a las necesidades empresariales. Con PowerApps se pueden crear aplicaciones que se conectan a los datos empresariales almacenados ya sea en la plataforma de datos subyacente (Common Data Service) o en varios orígenes de datos en línea y locales (SharePoint, Excel, Office 365, Dynamics 365, SQL Server, etc.).
Las aplicaciones compiladas mediante PowerApps proporcionan funciones enriquecidas de flujo de trabajo y lógica de negocios para transformar los procesos de negocio manuales en procesos automatizados y digitales. Además, las aplicaciones compiladas mediante PowerApps tienen un diseño dinámico y se pueden ejecutar sin problemas en el explorador o en dispositivos móviles (teléfono o tableta).
PowerApps democratiza la experiencia de compilación de aplicaciones personalizadas para empresas ya que permite a los usuarios crear aplicaciones empresariales personalizadas y con múltiples características sin escribir código.
Common Data Service es la plataforma que permite almacenar y administrar de forma segura los datos que usan las aplicaciones empresariales. Los datos de Common Data Service se almacenan en un conjunto de entidades. Una entidad es un conjunto de registros que se usan para almacenar datos, similar a como una tabla almacena los datos en una base de datos. Common Data Service incluye un conjunto base de entidades estándar que cubren escenarios típicos, pero también puede crear entidades personalizadas específicas para una organización y rellenarlas con datos usando Power Query. Los creadores de aplicaciones pueden usar PowerApps para crear aplicaciones personalizadas y completas usando estos datos.
Imagina conocer las necesidades de tu consumidor en tiempo real para anticipar ofertas, poder segmentar tus campañas de marketing de la manera más precisa posible teniendo en cuenta las ofertas de tu competidor, las situaciones del mercado, el nivel de predisposición de tus consumidores, tu stock… y todo en tiempo real con un solo informe para que puedas tomar decisiones rápidas e inteligentes.
Imagina que dices adiós al tiempo perdido en la administración de las bases de datos, que creas aplicaciones personalizadas para tu empresa sin necesidad de código y que te olvidas de esas tareas administrativas rutinarias. Con Power Platform de Microsoft es posible ahorrar costes en el desarrollo de aplicaciones, optimizar y diseñar procesos de negocios, reducir el tiempo en clasificar y responder correos, automatizar flujos de trabajo, crear aplicaciones a partir de los flujos de trabajo automatizado… las posibilidades son ilimitadas. Es el momento de sumergirse en el mundo de los negocios inteligentes, del BI. A partir de ahora podrás dedicarte a tomar decisiones empresariales, a cruzar métricas, establecer correlaciones y anticiparte a la falta de stock porque el mundo real ya no te va a coger por sorpresa.
La consultora Forrester llevó a cabo un análisis del impacto económico y el retorno de la inversión (ROI) en empresas que habían apostado por PowerApps y Power Flows. Para ello entrevistaron a cuatro organizaciones que habían implementado las dos herramientas de software para empresas como parte de su estrategia empresarial. Las organizaciones concluyeron que, al reducir el tiempo de desarrollo de las aplicaciones y al permitir a los no desarrolladores crear aplicaciones y flujos de trabajo personalizados, pudieron reducir considerablemente los costes en desarrollo y optimizar los procesos de negocio. Estas mejoras en los procesos brindaron beneficios comerciales, como la reducción del tiempo de comercialización, un mejor servicio al cliente y un aumento de los ingresos.
El análisis financiero concluyó que gracias a la nueva estrategia empresarial las organizaciones experimentaron beneficios que rondaron los 8,9 millones de dólares durante tres años, con unos costes de 1,9 millones de dólares, sumando un valor presente neto (VAN) de 7 millones y un retorno de la inversión del 362%.
Dentro de los beneficios cuantificables se concluyó que el coste promedio para desarrollar una aplicación es de un 70% menos con PowerApps y Microsoft Flow, lo que permite el ahorro en tarifas de servicios profesionales, en la compra de aplicaciones de proveedores y reduciendo el esfuerzo en el mantenimiento del código, evitando así los costes de desarrollo y gestión de aplicaciones. Asimismo, se proporcionaron ejemplos de aplicaciones externas que fueron reemplazadas por aplicaciones desarrolladas internamente usando PowerApps y Microsoft Flow. Durante el estudio, esas aplicaciones fueron reemplazadas con un ahorro total de 91.454 dólares.
De igual modo, softwares para empresas como PowerApps y Microsoft Flow, mejoraron la automatización y la eficiencia en los procesos con un promedio de mejora del 15% para 1.575 usuarios, logrando 5,32 millones de dólares en procesos mejorados.
Dentro de los beneficios no cuantificables se descubrió que las organizaciones entrevistadas experimentaron ventajas como la racionalización y automatización de los procesos. De modo que la transformación y mejora de los resultados empresariales se tradujo en clientes más felices, menor tiempo de comercialización y predicción de los ingresos.
En consecuencia, los empleados tomaron mejores y más rápidas decisiones, todas ellas basadas en grandes conjuntos de datos y en tiempo real aumentando la satisfacción por parte del empleado. Tanto los usuarios de TI como los de negocios pueden ahora crear aplicaciones que entregan valor de negocio, aplicaciones que nunca se habrían construido sin estas herramientas. Esto les da a los usuarios un mayor control sobre su trabajo y les permite eliminar actividades manuales repetitivas y molestas.