Governance for Power BI: Cómo Implementar un Marco Eficiente de Data Governance
Sin un marco de gestión adecuado en Power BI, las empresas pueden enfrentar caos organizativo: informes duplicados, accesos descontrolados, información mal documentada y pérdida de productividad.
La mayoría de compañías que usan Power BI tienen dificultades para administrar permisos, monitorizar el uso de los informes y organizar correctamente los activos en Power BI. La falta de una estrategia clara de data governance en Power BI afecta la eficiencia operativa, compromete la seguridad y dificulta la toma de decisiones basadas en información confiable.
Para resolver estos desafíos, Bismart ha desarrollado Governance for Power BI, una solución única que te permite analizar la actividad en tu entorno Power BI sin límites de tiempo, usuarios o workspaces y que, además, autodocumenta los datasets y los dataflows de Power BI, añadiendo descripciones funcionales y de negocio.
¿Por qué es importante la gobernanza de datos en Power BI?
A medida que el uso de Power BI crece dentro de las empresas, la ausencia de una estrategia de gobernanza de datos puede generar los siguientes problemas:
- Gestión desorganizada de contenidos: Informes duplicados o desactualizados afectan la confiabilidad de los datos.
- Administración de accesos deficiente: Riesgos de seguridad y cumplimiento normativo.
- Falta de visibilidad sobre el uso de los informes: Se mantienen informes inservibles y poco usados que ocupan capacidad y generan sobrecostos.
- Falta de documentación: Los datasets e informes no contienen los metadatos necesarios para facilitar el acceso y el uso de la información.
- Colaboración ineficiente: Usuarios sin acceso adecuado a información relevante.
- Menor productividad: Sin una estructura clara, la búsqueda y el acceso a la información se convierte en un problema.
- Mayor riesgo de exposición de datos sensibles.
Para evitar estos problemas, las empresas deben implementar un marco de gobernanza de datos en Power BI que estructure el uso de la plataforma y garantice el cumplimiento de buenas prácticas.
Problemas comunes al gestionar Power BI sin un marco de governance
Si bien Power BI ofrece múltiples opciones de administración, la descentralización de sus funcionalidades puede generar barreras a la hora de aplicar medidas efectivas de gobernanza de datos en Power BI. Entre los principales desafíos, destacan:
- Gestión desorganizada de la publicación de contenidos: En muchas organizaciones, los informes y dashboards en Power BI se publican sin una estrategia clara, lo que genera redundancias, falta de alineación con los objetivos de negocio y dificultades para encontrar la información relevante.
- Limitaciones del portal de Power BI: El entorno nativo de Power BI tiene restricciones en términos de personalización y configuración avanzada, lo que puede dificultar la gestión de los activos.
- Administración de seguridad descentralizada: La seguridad de los datos en Power BI se configura en distintos niveles (tenant, workspaces, informes, datasets), lo que puede generar inconsistencias y complicar la administración.
- Falta de documentación técnica integrada: Power BI no ofrece una visión centralizada de los modelos de datos, lo que dificulta la documentación técnica y la comprensión del origen y estructura de los datos por parte de los usuarios de negocio.
- Dificultades en la segmentación de información: No existe una forma nativa de organizar los contenidos en función de departamentos, unidades de negocio o temáticas específicas, lo que puede dificultar el acceso eficiente a la información.
- Desafíos en la administración de accesos y permisos: Las empresas deben encontrar un equilibrio entre garantizar la seguridad de los datos y permitir la autonomía de los usuarios sin comprometer la gobernanza.
- Falta de monitorización del uso de los contenidos: Muchas organizaciones no cuentan con herramientas para analizar quién accede a qué información ni cómo se utilizan los datos dentro de Power BI.
Estas dificultades pueden afectar la efectividad del uso de Power BI dentro de una organización, ralentizando la toma de decisiones basada en datos y generando riesgos operativos y de seguridad.
Cómo reforzar la gobernanza de datos en Power BI
En Bismart, como Partner Power BI preferente de Microsoft y expertos en Power BI desde hace 15 años, hemos identificado que la gran mayoría de organizaciones, ya sean grandes empresas o pymes, necesitan herramientas para administrar su entorno Power BI sin generar fricciones en los flujos de trabajo.
Para dar respuesta a estos desafíos, hemos desarrollado Governance for Power BI, una solución que facilita:
- La monitorización del uso de los contenidos dentro de Power BI
- La documentación de datasets y dataflows con perspectiva funcional
- Automatización de la gestión de metadatos
- La administración centralizada de permisos y accesos
- El control sobre la publicación de informes y datasets
- La documentación detallada de los modelos de datos
Con Governance for Power BI, las empresas pueden aprovechar todo el potencial de Power BI sin perder el control sobre la gestión de datos, mejorando la seguridad, la eficiencia y la toma de decisiones basadas en información confiable.
Bismart ha desarrollado Governance for Power BI, una solución integral de gobernanza para Power BI que automatiza la documentación de datasets y dataflows, los enriquece con información funcional y de negocio, y permite realizar un seguimiento centralizado de toda la actividad en el entorno Power BI, tanto a nivel de usuarios como de informes.
Además, la solución centraliza la gestión de accesos y permite estructurar los contenidos según necesidades de negocio.
Governance for Power BI unifica las capacidades de:
Cómo Governance for Power BI resuelve los desafíos de gestión
Governance for Power BI ofrece capacidades exclusivas que no incluyen otras herramientas de gobernanza para Power BI. Sus funcionalidades han sido diseñadas específicamente para resolver las necesidades de negocio de las empresas.
▶️ Identifica y localiza los metadatos de los datasets
Facilita la identificación y organización de toda la información clave almacenada en los metadatos de los datasets, incluyendo categorías, espacios de trabajo, medidas, métricas y fuentes de origen, mejorando la accesibilidad y la gestión eficiente de los datos.
▶️ Análisis detallado de fórmulas y lógica de indicadores
Permite descubrir y comprender las fórmulas y la lógica detrás de los cálculos de los indicadores de rendimiento, garantizando la precisión, coherencia y transparencia en el análisis y elaboración de informes.
▶️ Mapa de calor de actividad en Power BI
Incluye un ‘Heatmap’ interactivo que muestra, de un vistazo, los períodos de mayor actividad dentro de Power BI, ayudando a identificar patrones de uso, optimizar la asignación de recursos y mejorar la eficiencia operativa.
▶️ Análisis cruzado de actividad de usuarios y workspaces
Ofrece la posibilidad de cruzar datos de usuarios, actividades y espacios de trabajo, proporcionando insights valiosos sobre el comportamiento de los usuarios, las áreas más activas y la optimización de los recursos asociados.
▶️ Gestión optimizada de licencias de Power BI
Permite visualizar el número de licencias por tipo, analizar su distribución y evolución temporal, y cruzar esta información con la actividad de los usuarios para validar su uso eficiente, optimizar costes y asegurar una asignación adecuada de recursos.
Ventajas de Governance for Power BI
- Repositorio histórico ilimitado de actividad en Power BI: Guarda toda la actividad sin límite de tiempo y permite consultar y analizar cualquier período temporal.
- Entorno único de análisis: Proporciona un único entorno en Power BI para analizar la actividad de todos los usuarios y espacios de trabajo.
- Repositorio exclusivo: Archiva la información en un repositorio de datos exclusivo para cada organización, convirtiendo Power BI en el entorno de análisis de datos.
- Documentación automática de datasets y flujos de datos: Permite consultar y cuantificar métricas, tablas, columnas y tipos de datos en los datasets, facilitando la creación de contenido para usuarios de negocio con poco conocimiento técnico.
- Inventario completo del modelo: Permite inventariar todos los elementos del modelo de datos y destacar los elementos clave para que los usuarios de negocio puedan desarrollar nuevos contenidos basados en modelos certificados.
- Explotación de datos en Power BI Service: Permite aprovechar toda la información registrada en Power BI Service, obteniendo insights, comparando períodos de tiempo y analizando la evolución de la actividad empresarial.
Governance for Power BI: Características Técnicas
¿Por qué todas las empresas necesitan optimizar la administración de Power BI?
La aplicación de un marco sólido de gobernanza de datos en Power BI permite superar estos desafíos y maximizar el valor de Power BI dentro de la empresa.
- Optimización en la administración de usuarios en Power BI, asegurando que cada perfil tenga los permisos adecuados.
- Mejor estructuración de contenidos, facilitando la localización y gestión de informes y dashboards.
- Estandarización de procesos, reduciendo inconsistencias y duplicidades en la información.
- Mejora en la colaboración entre usuarios, asegurando que la información relevante esté disponible para quienes la necesitan.
- Mayor autonomía para los usuarios de negocio, sin comprometer la seguridad ni la gobernanza de los activos de datos.
Conclusión: El impacto de una buena estrategia de governance en Power BI
En conclusión, la implementación de un marco de gobernanza de datos en Power BI es esencial para cualquier organización que busque maximizar el valor de sus activos analíticos.
Governance for Power BI de Bismart ofrece una solución integral que no solo mejora la seguridad y el control de accesos, sino que también optimiza la gestión de contenidos y fomenta una cultura de autoservicio entre los usuarios. Al adoptar esta solución, las empresas pueden asegurar un entorno de Power BI bien gestionado, eficiente y alineado con las mejores prácticas, garantizando así decisiones informadas y basadas en datos confiables.