Publicación y Gestión de Informes en Power BI: Cómo Power BI Viewer Resuelve las Necesidades Empresariales

Publicar y gestionar informes en Power BI conlleva una serie de retos debido a que el entorno Power BI no satisface las necesidades empresariales específicas a la hora de publicar, crear y compartir informes. Descubre cómo superar los desafíos de la publicación y gestión de informes en Power BI.

La publicación de informes en Power BI desempeña un papel crucial en aquellas organizaciones que tienen su ecosistema analítico desplegado en Power BI. A medida que los entornos empresariales se vuelven más complejos y data-driven, surge la necesidad de equilibrar dos enfoques fundamentales: el self-service BI, donde los usuarios tienen autonomía para crear, publicar y compartir informes, y el reporting corporativo, que exige un control riguroso sobre la calidad, visibilidad, seguridad y distribución de la información.

Además, algunas organizaciones tienen una necesidad adicional, la de compartir informes con usuarios externos (proveedores, clientes u otros colaboradores) de forma segura y garantizando que no se pone en riesgo la información corporativa o de uso interno.

Si bien Power BI ofrece opciones para la organización y publicación de informes, no siempre responde con precisión a necesidades empresariales básicas como compartir información con usuarios externos de forma segura o garantizar que los activos corporativos no se mezclen con contenidos no validados.

Power BI Viewer ha sido desarrollado para dar respuesta a las necesidades empresariales de publicación, acceso y organización eficiente de informes, complementando el entorno de Power BI con una plataforma diseñada específicamente para optimizar estos procesos en contextos corporativos.

En este artículo, desglosaremos los principales retos en la publicación de informes en Power BI y analizaremos cómo Power BI Viewer aborda estos desafíos.

¿Qué opciones ofrece Power BI para la publicación de informes?

Power BI ofrece opciones para la publicación y distribución de informes, que cubren las necesidades básicas de las organizaciones.

1. Publicación desde Power BI Desktop a Power BI Service

Una de las formas más comunes de publicar informes es desde Power BI Desktop al servicio Power BI. Este proceso permite a los usuarios subir informes al entorno online de Power BI para su consulta y colaboración.

• Los informes se publican en áreas de trabajo específicas dentro de Power BI Service.

2. Publicar informes Power BI en la web

La opción “Publicar en la web” permite compartir informes públicamente mediante un enlace o un código de inserción.

• Ideal para informes que no contienen datos confidenciales.
• Se utiliza para compartir información con una audiencia amplia, como en blogs, sitios web o presentaciones públicas.

3. Compartir informes Power BI dentro de la organización

Power BI permite compartir informes de manera interna, asegurando que solo los usuarios autorizados dentro del directorio activo puedan acceder a ellos.

4. Exportar Informes

Power BI incluye la posibilidad de exportar informes en formatos como PDF o PowerPoint.

5. Integración en Aplicaciones Personalizadas

Con Power BI Embedded, es posible integrar informes y paneles en aplicaciones personalizadas, ofreciendo una experiencia adaptada a las necesidades específicas del negocio.

• Requiere conocimientos de desarrollo y configuración avanzada.

Cada una de estas opciones responde a escenarios específicos de publicación de informes, desde el acceso interno controlado hasta la difusión pública de datos.

Sin embargo, las organizaciones con necesidades más complejas, pueden encontrar limitaciones en estas alternativas, lo que refuerza la importancia de soluciones complementarias como Power BI Viewer.

Los principales retos de las empresas en la publicación de Informes Power BI

La gestión de activos y usuarios en Power BI es un aspecto clave para garantizar que todas las personas que necesitan acceder a informes Power BI (internos o externos en una empresa) únicamente tienen acceso a la información que deseada, respetando la seguridad y la governanza corporativa. 

En las organizaciones que tienen su entorno analítico desplegado en Power BI, coexisten diversos perfiles de usuarios, cada uno con necesidades específicas a la hora de consultar y publicar informes en la plataforma.

Asimismo, las empresas suelen requerir compartir informes con usuarios externos, como clientes y stakeholders, lo que añade una capa adicional de complejidad.

Este escenario dificulta la gestión eficiente de los activos en Power BI, ya que el ecosistema de la herramienta no cubre por completo las necesidades de todos los perfiles que interactúan con los informes, ya sea para consultarlos, editarlos o trabajar en ellos.

1. Usuarios consultores de Informes

Este tipo de usuarios solo necesitan consultar los informes publicados en Power BI. Son típicamente empleados o colaboradores que necesitan acceso a información consolidada y validada sin alterar los datos o el diseño.

• Reto principal: Asegurar que estos usuarios accedan únicamente a los informes relevantes, especialmente en entornos con una gran cantidad de activos dispersos

2. Usuarios Editores

Son los encargados de crear nuevos informes a partir de los datasets existentes. Este perfil suele estar vinculado a equipos analíticos o departamentos que generan insights para apoyar la toma de decisiones.

• Reto principal: Gestionar la coexistencia de contenidos corporativos validados con informes ad-hoc generados por usuarios, evitando la duplicidad de información o la confusión en los activos.

3. Gestión de Permisos y Seguridad

Power BI gestiona el acceso a los activos a través de Azure Active Directory, proporcionando una administración robusta y escalable para los usuarios internos.

Sin embargo, cuando es necesario compartir informes con usuarios externos, como proveedores o clientes, este modelo se vuelve más complejo, ya que requiere:

• Invitar a los usuarios externos a unirse al directorio activo de la empresa.
• Configurar la federación entre directorios activos para extender el acceso.

Estas limitaciones pueden generar fricciones en procesos donde la colaboración externa es frecuente, lo que refuerza la necesidad de herramientas complementarias como Power BI Viewer, que simplifican la gestión de accesos para usuarios no corporativos mientras mantienen altos niveles de seguridad.

Power BI Viewer: Publica y organiza tus informes según tus necesidades de negocio

Power BI Viewer aborda las diferentes necesidades empresariales relacionadas con la publicación y acceso a informes en Power BI, ofreciendo una solución que se adapta a diversos casos de uso.

1. Reporting Corporativo:

   • Mejora la gestión y publicación de informes validados, asegurando que solo los usuarios autorizados accedan al contenido oficial.
   • Garantiza la máxima seguridad de la información y una organización clara, alineada con los estándares corporativos.
   • Permite personalizar la interfaz según la imagen de la empresa, reforzando la identidad corporativa.

2. Self-Service BI:

   • Centraliza datasets, informes y paneles, organizándolos en áreas de trabajo para facilitar la consulta y colaboración entre usuarios internos.
   • Posibilita la convivencia de informes corporativos y generados por los usuarios, manteniendo una estructura funcional que se adapta a diferentes necesidades empresariales.
   • Ofrece flexibilidad al combinar contenido de distintas áreas de trabajo.

3. Reporting para Colaboradores Externos:

   • Proporciona acceso controlado y seguro para usuarios externos, como clientes o proveedores, garantizando la máxima seguridad de la información compartida.
   • Permite una publicación organizada y selectiva de los informes, asegurando que cada colaborador acceda solo a los datos relevantes para su perfil.

Con estas funcionalidades, Power BI Viewer permite a las empresas optimizar la publicación, el acceso y la organización de sus informes, respondiendo a necesidades específicas de cada tipo de usuario.

Casos de Uso de Publicación de Informes en Power BI

La publicación de informes en Power BI plantea desafíos que varían según el contexto y las necesidades específicas de las organizaciones.

A continuación, presentamos los casos de uso más habituales que demuestran cómo gestionar estos retos de manera eficiente, optimizando la publicación y el acceso a la información.

Caso de Uso 1: Compartir Informes Corporativos con Usuarios Internos

• Contexto: Una empresa desea proporcionar acceso a informes críticos, como cuadros de mando operativos o financieros, a empleados de distintos departamentos. Los usuarios necesitan visualizar los datos, pero no modificar los informes.
• Reto: Mantener la integridad y el control de los informes corporativos validados, evitando que se mezclen con contenidos generados por los usuarios en un entorno self-service BI.
• Solución: Power BI Viewer asegura que los usuarios internos accedan únicamente a los informes validados, organizados de manera clara por áreas funcionales. Esto facilita la consulta de información relevante y reduce la posibilidad de errores o confusiones.

Caso de Uso 2: Publicación de Informes para Colaboradores Externos

• Contexto: Una empresa de logística necesita compartir informes detallados sobre el estado de los envíos, inventarios y métricas operativas con proveedores y clientes. Estos usuarios no forman parte del directorio activo de la empresa.
• Reto: Garantizar un acceso seguro y estructurado para usuarios externos sin comprometer la seguridad de los datos internos ni complicar la gestión administrativa.
• Solución: Power BI Viewer permite gestionar un entorno independiente para publicar informes accesibles por colaboradores externos. A través de configuraciones específicas de permisos, se asegura que cada usuario solo vea la información que le corresponde, sin necesidad de incluirlos en el directorio activo.

Caso de Uso 3: Organización de Informes en un Entorno de Self-Service BI

• Contexto: Una gran corporación cuenta con múltiples equipos analíticos que generan informes ad-hoc. Estos informes suelen mezclarse con informes corporativos oficiales dentro de las mismas áreas de trabajo de Power BI.
• Reto: Evitar el caos organizativo y facilitar que los usuarios encuentren rápidamente los informes relevantes, evitando la saturación de activos no validados.
• Solución: Power BI Service organiza los diferentes activos, como informes, datasets y dashboards, en áreas de trabajo. En estas áreas puede coexistir contenido corporativo, generado y validado por la empresa para su consumo general, junto con contenido no corporativo, compuesto por informes que aún no han sido validados. Con Power BI Viewer, las empresas tienen la posibilidad de combinar informes provenientes de diferentes áreas de trabajo, eliminando la inflexibilidad de las áreas de trabajo de Power BI Service y permitiendo adaptar el entorno a las necesidades de negocio reales de la organización.

Principales Ventajas y Funcionalidades de Power BI Viewer para la Publicación de Informes

Power BI Viewer es una solución especializada que complementa las capacidades de Power BI, ofreciendo posibilidades avanzadas para optimizar la publicación, organización y acceso a los informes.

1. La publicación de informes se adapta a las necesidades funcionales de cada empresa

Power BI Viewer ofrece una solución avanzada para estructurar y gestionar los informes de manera clara y eficiente, superando las limitaciones del servicio de Power BI.

Aunque Power BI organiza los activos en áreas de trabajo, donde coexisten contenido corporativo validado y contenido no validado, esta estructura puede dificultar la consulta eficiente de información. Power BI Viewer resuelve este desafío permitiendo:

• Agrupación personalizada de informes mediante un sistema de categorías y subcategorías, independientemente del área de trabajo de origen. Esto permite combinar informes de distintas áreas de trabajo en un único lugar organizado y accesible.
• Separación clara entre contenido corporativo y no corporativo, asegurando que los usuarios identifiquen fácilmente los informes validados por la empresa.
• Optimización del acceso a la información, reduciendo significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para localizar y utilizar los informes relevantes.

Con Power BI Viewer, la gestión de informes se adapta a las necesidades funcionales de cada organización, mejorando la eficiencia y la experiencia de usuario.

2. Gestión Eficiente de Usuarios Internos y Externos

Power BI Viewer simplifica la publicación y consulta de informes, resolviendo uno de los principales desafíos de Power BI: la gestión de usuarios internos y externos.

• Acceso controlado para usuarios externos: Permite compartir informes con proveedores, clientes o socios sin necesidad de integrarlos en el directorio activo de la organización, evitando configuraciones complejas.
• Permisos personalizables: Garantiza que cada usuario, interno o externo, acceda únicamente a la información que le corresponde, protegiendo la confidencialidad de los datos.

3. Seguridad Avanzada mediante Gestión Avanzada de Permisos

Power BI Viewer lleva la administración de accesos a un nivel superior, ofreciendo un control granular sobre qué usuarios pueden interactuar con los informes y cómo lo hacen. 

El sistema de gestión de permisos y de accesos de Power BI Viewer incluye:

• Permisos a nivel de informe: Define qué usuarios pueden acceder a cada informe o cuadro de mando.
• Asignación de roles: Establece roles específicos para los usuarios, diferenciando entre quienes pueden modificar y trabajar en los informes y quienes tienen acceso solo para visualización.
• Permisos a nivel de datos: Restringe el acceso a los datos dentro de un informe, asegurando que cada usuario vea solo la información relevante para su perfil.
• Permisos a nivel de grupo: Dentro de un grupo de usuarios, determina qué informes puede visualizar cada miembro, ajustando los accesos según las necesidades de cada perfil.
• Permisos a nivel de categoría: Gestiona el acceso por categorías, permitiendo asignar permisos a grupos de informes relacionados de forma eficiente.

Esta funcionalidad proporciona a las empresas un control total sobre la publicación y el acceso a los informes, garantizando una experiencia personalizada y segura para cada usuario.

Conclusión: Optimización de la Publicación de Informes con Power BI Viewer

La publicación de informes en Power BI, aunque robusta, puede presentar desafíos cuando se enfrentan escenarios complejos que involucran múltiples tipos de usuarios, necesidades de seguridad y requisitos de organización. Es en este contexto donde Power BI Viewer demuestra su valor como una solución complementaria.

Power BI Viewer permite a las empresas mejorar la gestión de sus informes corporativos al ofrecer un entorno especializado que asegura:

• Una estructura organizada y jerarquizada de los informes.
• Un control granular del acceso para usuarios internos y externos.
• La protección de los datos sensibles mediante niveles de seguridad basados en roles (RLS).
• Una separación clara entre el Self-Service BI y el reporting oficial, fortaleciendo la gobernanza y la integridad de la información.

Además de resolver problemas comunes en la publicación de informes, Power BI Viewer proporciona a las organizaciones una plataforma escalable, adaptable y alineada con las necesidades funcionales y estratégicas del negocio. Esto no solo mejora la experiencia de los usuarios, sino que también garantiza que los datos trabajen al servicio de las decisiones empresariales.

Si estás buscando una manera más eficiente y segura de gestionar la publicación de informes en Power BI, Power BI Viewer es la solución que complementa y potencia tu entorno analítico, optimizando la forma en que compartes y consumes información.