Cuando una organización crece, aplicar un marco de data governance en Power BI se vuelve una necesidad. Descubre cómo mejorar la gestión en Power BI.
A medida que una empresa experimenta un crecimiento significativo tanto en su fuerza laboral como en sus operaciones, la gestión de activos se convierte en una tarea cada vez más desafiante. En Power BI, el aumento de informes, de conjuntos de datos y la creciente cantidad de usuarios contribuye a un incremento en los costos asociados con las licencias y la administración en Power BI. Cuando las compañías llegan a cierto nivel de activos, necesitan implementar un marco de data governance a Power BI que les permita gestionar el entorno de forma adecuada y administrar los recursos disponibles para aumentar la productividad y mejorar el retorno de la inversión.
Cuando una empresa llega a un nivel considerable de expansión, inevitablemente surgen nuevas necesidades, especialmente en términos de gestión de recursos.
En el marco de Power BI, las empresas se enfrentan a una serie de desafíos relacionados con la gestión de contenidos, usuarios, licencias y permisos dentro del entorno de Power BI. Con el aumento, tanto en la cantidad de contenidos como en el número de usuarios, la administración eficaz de todo lo que ocurre en Power BI se vuelve un proceso cada vez más complejo y económicamente costoso. Este escenario no solo implica un desafío logístico, sino que también puede impactar negativamente en la productividad de los usuarios en la plataforma.
La necesidad de una estrategia integral para la gestión de activos en Power BI se vuelve evidente en este contexto. Implementar prácticas eficientes que aborden la expansión de contenidos y usuarios se convierte en una prioridad para optimizar recursos y garantizar que la plataforma de analítica y business intelligence siga siendo una herramienta efectiva en medio del crecimiento organizacional.
Todo esto tiene un nombre: data governance.
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¿Qué es la data governance o gobernanza de datos?
La data governance o gobernanza de datos se refiere a un conjunto de procesos, políticas, estándares y controles que aseguran la calidad, integridad, seguridad y disponibilidad de los datos en una organización. El objetivo principal de la gobernanza de datos es garantizar que los datos sean gestionados de manera efectiva y que se utilicen de manera consistente y confiable en toda la empresa.
Algunos de los elementos clave de la gobernanza de datos incluyen:
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Definición de Responsabilidades: Establecer roles y responsabilidades claros para aquellos que manejan y utilizan los datos, asegurando que haya propietarios designados para conjuntos de datos específicos.
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Establecimiento de Normas y Estándares: Desarrollar y hacer cumplir normas y estándares para la calidad de los datos, la seguridad, la privacidad y otros aspectos relevantes.
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Gestión de Metadatos: Documentar y gestionar metadatos para proporcionar información sobre la procedencia, significado y calidad de los datos.
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Seguridad y Privacidad: Implementar medidas de seguridad para proteger los datos contra accesos no autorizados y garantizar el cumplimiento de regulaciones de privacidad.
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Aseguramiento de la Calidad de los Datos: Establecer procesos para monitorear y mejorar la calidad de los datos, abordando problemas como la redundancia, la inconsistencia y la falta de integridad.
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Cumplimiento Normativo: Asegurar que la organización cumple con las regulaciones y normativas pertinentes en relación con el manejo y la utilización de datos, como leyes de privacidad y regulaciones sectoriales.
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Gestión del Ciclo de Vida de los Datos: Definir políticas y procesos para la creación, modificación, almacenamiento, uso y eliminación de datos a lo largo de su ciclo de vida.
Estadísticas de data governance
Las siguientes estadísticas ilustran la problemática de la no gobernanza de datos en las organizaciones:
- El 27% de los datos de las principales empresas del mundo son defectuosos (Data Services, INC).
- Solo el 3% de los datos de una empresa cumple las normas de calidad (Data Services, INC).
- Los datos defectuosos cuestan el 12% de los ingresos de la empresa (Data Services, INC).
- El 73% de los datos de una organización nunca se utiliza con éxito para ningún fin estratégico (Data Services, INC).
- El 52% de los ejecutivos de C Suite han descartado parte de sus datos porque no podían entenderlos (CMMI).
- El 83% de las organizaciones considera que los datos son una parte integral de su estrategia empresarial, sin embargo, el 69% afirma que la inexactitud de los datos sigue socavando sus esfuerzos (RingLead).
- Aproximadamente el 47% de los nuevos datos recopilados por las empresas tiene uno o más errores críticos (RingLead).
La data governance es esencial para garantizar que los datos sean un activo valioso y confiable para la toma de decisiones en una organización. Además, facilita el cumplimiento de regulaciones, promueve la transparencia y reduce los riesgos asociados con la gestión inadecuada de los datos.
Power BI Data Governance
En líneas generales, la implementación de medidas de gobernanza de datos en Power BI es imperativa para salvaguardar la calidad y confiabilidad de los datos, mantener una interpretación consistente, garantizar la seguridad y privacidad, cumplir con normativas, documentar metadatos, gestionar versiones y seguir pautas que faciliten la colaboración efectiva.
Sin embargo, para aquellas empresas que manejan un número considerable de usuarios e informes en Power BI, la gobernanza de datos adquiere una importancia aún mayor. En este contexto, la gobernanza de datos se convierte en la clave para abordar problemáticas que impactan directamente en la productividad y el retorno de inversión (ROI) de Power BI.
Los principales problemas de gestión y gobernanza en Power BI
Los desafíos principales en la gestión y gobernanza de Power BI se manifiestan en diversos aspectos:
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Incremento en el número de usuarios: Este factor resulta en costos adicionales, ya que Power BI opera mediante licencias. A medida que la cantidad de usuarios crece, la inversión necesaria aumenta de manera exponencial, lo que puede impactar negativamente en el retorno de la inversión.
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Compartición de informes con usuarios externos: Se vuelve una tarea poco rentable, ya que las organizaciones enfrentan la dificultad de no poder compartir informes con partes interesadas fuera de la empresa debido a la necesidad de licencias Power BI para cada usuario externo. Adquirir licencias individuales para compartir informes resulta en sobrecostos prohibitivos.
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Falta de información detallada sobre los datos en Power BI: La plataforma no proporciona detalles sobre las métricas, dimensiones y estructura de los informes, lo que obliga a los usuarios a revisar manualmente cada dataset. Esta carencia no solo dificulta la documentación técnica, sino que también ralentiza los procesos y afecta la productividad de los usuarios de negocio, quienes encuentran complicado entender los modelos de datos que deben utilizar.
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Dificultad para monitorizar el uso de los contenidos publicados: A medida que aumenta el número de usuarios, informes y datasets, la gestión se vuelve más compleja y costosa. La falta de información sobre el uso de contenidos dificulta la identificación de activos improductivos que podrían eliminarse para ahorrar costos.
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Ausencia de alineación entre los activos y las necesidades de negocio: Power BI no permite segmentar o filtrar los contenidos según unidades de negocio, áreas temáticas o departamentos, lo que impacta negativamente en la productividad y la generación de valor.
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Rigidez de los espacios de trabajo: Dificulta la adaptación del entorno a las necesidades internas. La limitada personalización de las áreas de trabajo puede no satisfacer las necesidades específicas de la organización, ya que estas son inflexibles en cuanto a la distribución de contenidos.
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Gestión de permisos limitada: La falta de centralización y los diferentes niveles en la gestión de permisos pueden ralentizar o paralizar los despliegues en Power BI, ya que los administradores deben acudir a varios lugares para configurar permisos.
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Falta de convergencia entre las necesidades de la empresa y los requisitos de los usuarios de self-service BI: Aunque las organizaciones buscan estrategias de self-service BI para permitir a los usuarios de negocio generar sus propios informes, Power BI dificulta la implementación de una administración que garantice seguridad y gobernanza sin obstaculizar el acceso y la autonomía de los usuarios.
Las consecuencias de una mala gestión de Power BI
Las implicaciones derivadas de esta problemática, basadas en nuestra experiencia colaborando con grandes empresas que utilizan Power BI, demandan soluciones para abordar una serie de consecuencias significativas:
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Power BI se convierte un entorno de trabajo confuso y poco productivo: La complejidad en la gestión de usuarios y contenidos transforma Power BI en un entorno confuso y poco propicio para la generación eficiente de valor.
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Obstáculo para desarrollar una estrategia self-service BI: La problemática obstaculiza la implementación de estrategias de self-service BI, lo cual resulta en un incremento de los costos asociados al departamento de IT.
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Dificultad en la administración y control: Los managers y cargos directivos enfrentan dificultades para administrar, gestionar y controlar eficazmente la actividad dentro del entorno de Power BI.
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Entorpecimiento de los flujos de trabajo: La complejidad en la gestión afecta negativamente los flujos de trabajo, generando obstáculos que impactan directamente en la eficiencia operativa.
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Interrupción en el intercambio de información: La problemática interfiere con el intercambio fluido de información entre usuarios, afectando la colaboración y la comunicación efectiva.
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Sobrecostos asociados a licencias e impresión de informes: La proliferación de usuarios, tanto internos como externos, resulta en sobrecostos derivados de las licencias y la necesidad de imprimir informes para compartir con numerosos usuarios.
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Ralentización de procesos y operaciones: La falta de eficiencia en la gestión de Power BI se traduce en una ralentización general de procesos y operaciones empresariales.
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Compromiso de la seguridad de los informes y los datos Corporativos: La complejidad en la administración puede comprometer la seguridad de los informes y datos corporativos, aumentando los riesgos asociados a la integridad de la información.
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Disminución de la productividad: La problemática contribuye a una disminución general de la productividad, ya que los usuarios se ven afectados por la complejidad en la gestión de datos y contenidos.
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Generación de sobrecostos innecesarios: La falta de eficacia en la administración de Power BI conduce a la generación de sobrecostos innecesarios, impactando negativamente en la eficiencia financiera de la empresa.
¿Por qué implementar un marco de data governance en Power BI?
Según nuestra experiencia como empresa partner Power BI preferente de Microsoft, el despliegue de un marco de data governance en Power BI contribuye a mejorar la productividad general de la compañía dentro del conjunto de servicios por varias razones:
Calidad de datos: Garantizar la calidad de los datos implica establecer estándares para la precisión, consistencia y fiabilidad de la información. Esto conlleva la implementación de procesos para la limpieza, validación y mejora continua de los datos.
Integridad de datos: La integridad se refiere a la precisión y la fiabilidad de los datos. El gobierno del dato establece controles y procedimientos para prevenir la corrupción de datos, asegurando que la información sea precisa y confiable.
Confidencialidad y seguridad: Abordar la protección de la información sensible es crucial. El gobierno del dato implementa medidas de seguridad, como la encriptación y la gestión de accesos, para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a determinados datos.
Cumplimiento normativo: Las organizaciones deben cumplir con diversas regulaciones y normativas sobre privacidad y gestión de datos. El gobierno del dato establece políticas y procesos para asegurar el cumplimiento de estas normativas, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea.
Responsabilidades y roles: Define roles y responsabilidades para los actores involucrados en la gestión de datos, como los propietarios de datos, los responsables de calidad de datos y los administradores de bases de datos.
Documentación y metadatos: La documentación y el mantenimiento de metadatos son componentes esenciales del gobierno del dato. Proporcionan información sobre la procedencia, significado y calidad de los datos, facilitando su comprensión y uso efectivo.
Gestión del ciclo de vida de los datos: Aborda el ciclo completo de los datos, desde su creación hasta su eliminación. Esto incluye la definición de políticas para la retención y eliminación de datos.
¿Cómo implementar un marco de data governance en Power BI?
En Bismart, hemos ideado nuestra propia propuesta de gobernanza de datos para Power BI, con el objetivo de abordar las problemáticas comunes que enfrentan las organizaciones. Buscamos establecer un marco que facilite la gestión de los activos en Power BI, capacite a los usuarios, fomente el intercambio de información y asegure que la actividad en el entorno sea no solo sencilla, sino también segura y productiva.
Visualiza y comparte informes Power BI con Power BI Viewer
Power BI Viewer constituye un entorno web que habilita la visualización de todos los informes Power BI de una empresa desde una ubicación única y personalizable. Permite compartir informes ilimitados con usuarios que no poseen licencias de Power BI, fortaleciendo la seguridad de los datos e informes empresariales mediante un sistema de concesión de accesos.
¿Necesitas compartir informes de manera segura con usuarios internos y externos a la organización? ¿Buscas establecer diferentes permisos de acceso sin las restricciones típicas de las áreas de trabajo? ¿Te preocupa la seguridad de los informes, cuadros de mando y datos de tu organización?
Si trabajas en una organización donde la gestión y control de datos son esenciales, y muchos de tus empleados utilizan Power BI con regularidad, Power BI Viewer es la solución ideal para ti.
Power BI Viewer permite:
- Acceder y administrar todos los informes, datos y cuadros de mando de Power BI de tu organización desde un único lugar.
- Compartir un número ilimitado de informes con usuarios internos o externos a la compañía, sin requerir una licencia Power BI.
- Asignar roles diferentes, niveles de acceso y grados de autonomía por usuario.
- Proteger los datos e informes de tu organización mediante restricciones de seguridad de acceso.
- Organizar tus informes por temática o departamento, creando tus propias 'Categorías de Informes' para facilitar la navegación.
- Definir qué usuarios pueden acceder y editar los informes y dashboards de la organización a través del Back Office y controlar el acceso a los datos mediante códigos de acceso personalizados.
Controla y gestiona la actividad de los usuarios con Power BI Analytics
Power BI Analytics es un entorno de análisis para Power BI con la capacidad de examinar la actividad registrada en Power BI Service sin restricciones temporales, de usuarios o de espacios de trabajo. A través de un mecanismo sencillo, flexible y seguro, puedes visualizar y analizar la actividad de todos los usuarios y espacios de trabajo.
Esta solución registra automáticamente toda la actividad y almacena el historial completo en un repositorio de datos exclusivo para tu organización. A diferencia del servicio Power BI estándar, que tiene limitaciones temporales y de espacio, Power BI Analytics elimina estos límites al permitirte almacenar toda la actividad sin restricciones de tiempo. Puedes consultar y analizar cualquier período temporal a través de un repositorio histórico ilimitado.
La información se archiva en un repositorio de datos dedicado a cada organización, convirtiendo así a Power BI en un entorno propio para el análisis de datos.
Esta ampliación de posibilidades es crucial, ya que posibilita a las organizaciones aprovechar toda la información registrada en Power BI Service. Permite obtener percepciones sobre el rendimiento, realizar comparaciones entre distintos periodos de tiempo y comprender la evolución de la actividad empresarial.
Además, ofrece la capacidad de adaptar los recursos a las necesidades individuales de cada usuario, generando ahorros y aumentando la productividad. También permite la identificación de usuarios y la concesión de niveles de autonomía específicos por usuario.
La solución está diseñada para capacitar a los líderes empresariales a la hora de supervisar el trabajo de sus equipos, proporcionando una visión completa de todas las actividades dentro del servicio.
Capacita a los usuarios de negocio con Power BI Data Catalog
Power BI Data Catalog hace posible la autodocumentación de los datasets de Power BI, complementándolos con descripciones funcionales y de negocio. Este enfoque promueve el uso adecuado de los datasets y capacita a los usuarios de negocio con perfiles menos técnicos para crear sus propios informes sin depender de asistencia técnica.
La herramienta facilita la gestión ágil de toda la documentación de Power BI, beneficiando tanto a los autores de modelos de datos como a los usuarios de negocio. Estos últimos siempre tendrán acceso a la documentación necesaria para crear informes y paneles de control de manera independiente. La documentación automática de Power BI Data Catalog permite a los usuarios examinar y cuantificar métricas, número de tablas, columnas, tipos de datos, entre otros aspectos de los datasets. Esto permite a la organización beneficiarse de las ventajas de una estrategia self-service BI.
Algunas de las ventajas de Power BI Data Catalog:
- Posibilidad de incluir descripciones e información funcional de manera eficiente para todos los elementos relevantes, como tablas, columnas y medidas, sin la necesidad de agregar cada descripción individualmente.
- Facilita la monitorización de buenas prácticas de modelado en Power BI.
- Permite inventariar todos los elementos del modelo y resaltar los elementos clave para que los usuarios de negocio puedan desarrollar nuevos contenidos basados en modelos de datos previamente creados y certificados.
Conclusión
En conclusión, la implementación efectiva de la gobernanza de datos en Power BI es fundamental para garantizar la integridad, la calidad y la seguridad de la información utilizada en el análisis empresarial. La adopción de políticas claras, la definición de roles y responsabilidades, así como la implementación de procesos sólidos de gestión de datos, contribuyen no solo a mejorar la toma de decisiones, sino también a fortalecer la confianza en los informes generados. En un entorno donde la información es un activo valioso, la gobernanza de datos en Power BI emerge como un pilar esencial para optimizar el rendimiento y asegurar que la inteligencia empresarial se construya sobre cimientos sólidos y confiables.
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