Power BI Data Governance: Gestión, control y seguridad en Power BI

A medida que una organización crece en número de empleados y de actividad, la gestión de sus activos se complica. Muchas empresas disponen de un gran nombre de usuarios que usan Power BI, así como de una gran cantidad de informes, datasets y otros contenidos esenciales para el uso del servicio. 

Cuando la cantidad de activos en el entorno Power BI aumenta, su gestión se puede volver extremadamente compleja, por lo que, para este tipo de empresas, instaurar un marco de políticas de data governance en Power BI es clave y puede evitar grandes problemáticas.

Power BI está entre las herramientas de BI y analítica empresarial más usadas por las empresas. En Bismart, como empresa partner Power BI de Microsoft, llevamos desde nuestros inicios trabajando con este conjunto de servicios y ayudando a otras corporaciones a tomar data-driven decisions mediante el despliegue de sistemas de información corporativos basados en Power BI. 

En nuestra experiencia trabajando con organizaciones que quieren aprovechar las ventajas de Power BI, nos solemos encontrar con una serie de retos relacionados con la gestión de los contenidos, los usuarios, los permisos y los activos dentro del entorno Power BI. Básicamente, a medida que la información y el número de usuarios aumentan, administrar de forma eficaz todo lo que pasa en Power BI se puede volver extremadamente complejo. 

Por ello, las empresas de mayor tamaño suelen requerir de la implementación de políticas de data governance en Power BI para poder gobernar de forma adecuada el entorno y evitar que el desorden y el descontrol acaben afectando a la productividad de los usuarios en Power BI.

Es fundamental tener en cuenta que la falta de medidas de data governance en Power BI puede:

• Provocar confusión
• Dificultar el control y la administración de la actividad por parte de los managers o cargos directivos
• Entorpecer los flujos de trabajo
• Interceptar el intercambio de información entre usuarios
• Ralentizar procesos y operaciones
• Comprometer la seguridad de los informes y los datos corporativos
• Debilitar la productividad
• Conllevar costos innecesarios

Power BI Data Governance: Retos y problemáticas

Desplegar un marco de data governance en Power BI no es una tarea fácil, especialmente porque Power BI nos ofrece múltiples opciones de administración de los activos: configuración de funcionalidades dentro del tenant de nuestra organización, configuración de permisos administrativos dentro de cada área de trabajo o por cada uno de los assets que contiene una área de trabajo, etc. La cantidad de diferentes formas de administrar el contenido en Power BI puede llegar a ser abrumadora y crear incongruencias en cuanto a la aplicación de medidas de gobernanza y seguridad.

Además, el entorno Power BI plantea una serie de retos que dificultan la gobernanza del entorno: 

• En muchas ocasiones, la publicación de los contenidos en las áreas de trabajo o workspaces de Power BI no responde a las necesidades de la organización, ya que las áreas de trabajo son bastante rígidas en cuanto a la distribución de contenidos.

• El portal de Power BI es bastante limitado en cuanto a opciones de personalización.

• La gestión de la seguridad en Power BI no está centralizada y contiene diferentes niveles, cosa que nos obliga a tener que acudir a diferentes lugares para configurarla. Esto puede llegar a ralentizar o paralizar los despliegues en Power BI. 
• Power BI no nos proporciona información relativa al modelo de datos: cuáles son las métricas del informe, qué tablas contiene, etc. Para acceder a esta información tenemos que revisar cada uno de nuestros datasets. Todo esto limita muchísimo la parte de documentación técnica de los activos. 
• No existe un cruce entre los activos disponibles y las funcionalidades de negocio. Es decir, no podemos segmentar o filtrar los contenidos por unidades de negocio, áreas temáticas, departamentos, etc.

En este sentido, cuando una organización quiere aplicar medidas de data governance a Power BI se suele encontrar con una serie de desafíos que, en demasiadas ocasiones, acaban comprometiendo la puesta en marcha de las políticas de gobernanza. 

Las principales áreas problemáticas para la aplicación de políticas de data governance en Power BI son:

• Dificultad para gestionar la publicación de contenidos.
• Falta de convivencia entre las necesidades globales de la organización con las necesidades de los usuarios self-service BI.
• Es complejo garantizar la seguridad de los contenidos sin dificultar el acceso a los mismos y dotar de autonomía a los usuarios de negocio sin afectar la seguridad y la gobernanza de los activos.
• Dificultad para monitorizar el uso que los usuarios hacen de los contenidos publicados.
• Los usuarios de negocio son incapaces de entender los modelos de datos que deben usar para desarrollar informes.
• Complejidad para relacionar objetivamente la información técnica con la información funcional de negocio.

Power BI Data Governance: ¿Cómo reforzar la gobernanza en Power BI?

En Bismart hemos desarrollado nuestra propia propuesta de data governance para Power BI con la intención de ayudar a las organizaciones a solucionar las problemáticas más habituales con las que nos encontramos y construir un marco en el que gestionar los activos Power BI, capacitar a los usuarios, compartir información y controlar la actividad en el entorno no solo sea fácil, sino también seguro y productivo. 

Se trata de un entorno de data governance que incluye múltiples servicios y soluciones que solventan las necesidades de los 5 tipos de roles principales de los usuarios en Power BI: 

• Administradores de seguridad
• Administradores de accesos y contenidos
• Autores
• Visualizadores de informes
• Usuarios Power BI y visualizadores externos

En este sentido, nuestras soluciones cubren las necesidades específicas de los múltiples escenarios y roles que conviven en Power BI:

• Security Management permite a los administradores de seguridad gestionar la seguridad del entorno de forma centralizada y desde un único lugar. 
• Power BI Viewer habilita la visualización de todos los informes Power BI desde un único espacio personalizable, permite compartir un número ilimitado de informes con usuarios sin licencia Power BI y refuerza la seguridad de los informes empresariales gracias a su sistema de concesión de accesos.
• Power BI Analytics permite analizar toda la actividad registrada en el Power BI Service de tu organización sin límites de tiempo, de usuarios, de capacidad o de espacios de trabajo. A través de un mecanismo simple, flexible y seguro podrás visualizar y examinar la actividad de todos los usuarios y espacios de trabajo. 
• Power BI Data Catalog autodocumenta los datasets de Power BI y los complementa con descripciones funcionales y de negocio, promoviendo el uso correcto de los mismos y capacitando a los usuarios de negocio, con perfiles poco técnicos, para que puedan crear sus propios informes sin ayuda técnica. 

Además...

• Ofrecemos múltiples servicios de capacitación y adopción de Power BI por parte de los usuarios: webinars, formaciones ad-hoc, gamificación, servicio de soporte, etc. 

Autodocumenta los datasets Power BI con Power BI Data Catalog

Recientemente, hemos optimizado nuestro hub de data governance para Power BI con una nueva solución: Power BI Data Catalog. 

Con esta herramienta podrás gestionar toda la documentación de Power BI de manera ágil, beneficiando tanto a los autores de modelos de datos de Power BI, como a los usuarios de negocio que siempre tendrán a mano la documentación necesaria para llevar a cabo informes y cuadros de mando sin ayuda técnica. 

¡Comprueba cómo funciona visualizando el webinar de presentación de la solución!

Power BI Data Catalog documenta el contenido de los datasets de forma automática para que los usuarios puedan ver y cuantificar las métricas, cantidad de tablas, columnas, tipos de datos... que contienen los datasets. Esto capacita a los usuarios de negocio con poco conocimiento técnico a la hora de crear contenido y evita que se pierdan en un modelo de datos que contiene, por ejemplo, muchas métricas. Además, ofrece información a los usuarios sobre las descripciones funcionales que pueden utilizar y que, en muchas ocasiones, no se toman en cuenta. 

Con Power BI Data Catalog podrás:

• Documentar el contenido de datasets de manera automática.
• Identificar fácilmente los cálculos realizados en el dataset, verificando correcta nomenclatura e información funcional.
• Revisar orígenes de datos de cada tabla para tener claro que estás utilizando las fuentes apropiadas para tus informes.
• Revisar en un mismo lugar todos los datasets de interés, agruparlos por temáticas y tener acceso a todo un catálogo de documentación de estos datasets que incluye tanto información técnica como funcional.

Las ventajas más destacadas de Power BI Data Catalog son:

• Permite incluir descripciones e información funcional a todos los elementos de interés -tablas, columnas y medidas- de manera ágil, sin tener que incluir cada descripción una por una.
• Habilita la monitorización de buenas prácticas de modelados en Power BI
• Permite inventariar todos los elementos del modelo y destacar los elementos clave para los usuarios de negocio para que puedan desarrollar nuevos contenidos a partir de modelos de datos que ya han sido creados y certificados. 

Consulta más características en la ficha técnica de la solución:

Conclusión

La aplicación de medidas de data governance a Power BI es cada vez más significativa, especialmente para aquellas compañías que tienen un número elevado de informes, datasets y usuarios que trabajan con Power BI.

En Bismart hemos desarrollado el que creemos que es el entorno corporativo de data governance aplicable a Power BI más eficaz y fácil de desplegar y mantener. 

¿Quieres más información sobre alguna de nuestras soluciones de data governance para Power BI o tienes alguna duda al respecto? ¡Puedes solicitar más información, preguntarnos cualquier cosa o solicitar acceso a la demo de las soluciones a continuación: