¿Cómo enfocar y planificar proyectos Power BI?

Muchas empresas se plantean invertir en tecnologías para mejorar sus procesos de negocio sin tener en cuenta que la implementación de nuevas herramientas corporativas de business intelligence requieren de proyectos de despliegue bien planteados. En este artículo explicamos cómo plantear y planificar proyectos Power BI para obtener resultados óptimos.

Power BI es una de las herramientas de business intelligence más usadas por las empresas y, según el último Cuadrante Mágico de Gartner, la mejor plataforma analítica y de BI del mercado. 

Power BI permite a las organizaciones transformar los datos en insights a través del análisis de datos y la visualización de datos. Uno de los usos más habituales de Power BI en el mundo empresarial es la creación de cuadros de mando y reports corporativos que permiten a los usuarios de negocio hacer un seguimiento de su rendimiento empresarial, sacar conclusiones sobre la evolución de su actividad y, en última instancia, tomar data-driven decisions. 

En definitiva, Power BI es el instrumento que nos permite que los datos se conviertan en conocimiento entendible y preparado para ser analizado por cualquier tipo de usuario de una empresa, tenga o no conocimientos de data analytics o inteligencia de negocio. En este sentido, Power BI fomenta la democratización de la información en el entorno corporativo. 

En Bismart, como empresa partner Power BI de Microsoft, desarrollamos nuestras soluciones de business intelligence con esta herramienta y contamos con un equipo de expertos en analítica con Power BI. 

Como ya hemos avanzado, Power BI es una herramienta de business intelligence. Si bien se trata de una tecnología, su adecuado funcionamiento está vinculado a la estrategia de negocio de una empresa, a los objetivos empresariales establecidos y a la información disponible. Por tanto, cuando una compañía decide empezar a usar esta herramienta o bien debemos llevar a cabo un proyecto específico con Power BI, es importante que tengamos claro que la puesta en marcha de la tecnología implica un proyecto de despliegue y que, para que su funcionamiento sea el idóneo, es fundamental que el proyecto sea llevado a cabo con el enfoque correcto.

Es esencial partir de la perspectiva adecuada. Power BI es una tecnología que nos ayuda a conseguir algo. Es decir, es el medio, no el fin. El propósito de cualquier proyecto Power BI no es que la tecnología funcione, es resolver las necesidades empresariales latentes y lograr que la organización cumpla los objetivos establecidos una vez la tecnología se ha habilitado.

A continuación, exploramos los pasos que debemos seguir y los requisitos que debemos cumplir para llevar a cabo un proyecto Power BI.

¿Cómo enfocar y planificar proyectos Power BI? Factores, requisitos y pasos a seguir

1. Definición de necesidades y objetivos

El primer paso de cualquier proyecto Power BI es la reflexión sobre lo que queremos conseguir. Es decir, analizar nuestras necesidades informativas y transformarlas en objetivos de negocio e indicadores de rendimiento que estructurarán nuestro proyecto Power BI. 

En Bismart somos expertos en el análisis de las necesidades informativas empresariales y en la definición de este tipo de proyectos. Encontrarás toda la información que necesitas sobre la relación entre los informes y cuadros de mando corporativos, los objetivos de negocio y los indicadores de rendimiento en nuestra guía 'Guía para la evaluación del rendimiento y el plan estratégico de una empresa'. 

La correcta definición de los objetivos del proyecto es crucial para que los resultados del mismo sean los deseados. Si no definimos bien nuestras necesidades y objetivos de negocio en las primeras etapas el proyecto no funcionará.

2. Planteamiento del proyecto: Objetivos, alcance y hoja de ruta

Una vez tenemos claro qué queremos conseguir, debemos llevar a cabo el planteamiento del proyecto. En esta etapa, además de nuestras necesidades, debemos considerar los demás factores que condicionan el proyecto: los tempos  —cuándo necesitamos que la solución esté lista— y nuestro presupuesto. 

• Necesidades informativas
• Objetivos
• Alcance del proyecto
• Tiempos
• Hoja de ruta: Etapas del proyecto
• Presupuesto

La concreción del planteamiento y enfoque del proyecto en relación con las necesidades y objetivos de nuestra estrategia es, seguramente, el paso más importante de cualquier proyecto Power BI. También es la parte más compleja de cualquier proyecto y las empresas suelen requerir de la ayuda de consultorías especializadas. 

3. Localización, preparación, definición y transformación de los datos

Evidentemente, Power BI funciona mediante la ingesta de datos. Los datos son la materia prima de la herramienta y su preparación previa es fundamental.

Una vez tenemos claro qué queremos conseguir con el proyecto, es necesario localizar y evaluar los datos que necesitamos, teniendo en cuenta su formato, calidad, fiabilidad, accesibilidad y las posibilidades de integración de las fuentes de datos. 

Para que los datos estén listos para ser usados, es probable que deban ser transformados: dividirlos en tablas, en vistas, normalizarlos, etc. Este paso es crucial para que el software, en este caso Power BI, pueda procesar los datos. 

Es vital tener claro que la calidad de nuestras decisiones depende de la calidad de nuestros datos. Por tanto, la etapa de preparación de los datos condicionará significativamente el éxito del proyecto Power BI.

4. Convertir los datos en conocimiento

Una vez los datos están listos para ser usados ya se pueden transformar en información: 

• Contextualizarlos: de dónde salen, cuándo se generaron y por qué son importantes. 
• Categorizarlos: Definir parámetros y medidas para poder clasificarlos y mesurarlos.
• Procesarlos y condensarlos con pautas de agregación. 
• Corregirlos: eliminar imprecisiones, posibles duplicaciones, errores, etc. 

Estas operaciones se pueden llevar a cabo a través de distintos procesos y tecnologías según el alcance del proyecto, la cantidad y formato de los datos y el número de transformaciones requeridas. Elegir bien las operaciones que se llevarán a cabo, los procesos y las herramientas que se usarán acorde a los objetivos establecidos y al presupuesto de la compañía es un paso clave.

Una vez los datos pasan a ser información, los analistas y científicos de datos podrán transformar esa información en conocimiento a través de cálculos, comparaciones entre datos, buscando relaciones y patrones entre los conjuntos de datos, etc. 

La transformación de los datos en conocimiento incluye muchos micro-procesos de gestión de los datos y definición de sus dimensiones, las relaciones entre ellos y los indicadores de rendimiento y KPIs. 

Cuando una compañía lleva a cabo un proyecto Power BI, suele contar con la ayuda y el acompañamiento de consultores que facilitan estas tareas. Sin embargo, cuando el proyecto ya está en marcha, es muy habitual que con el tiempo algunas de las definiciones, métricas e indicadores de los conjuntos de datos deban ser modificados y/o actualizados. Por ello, en Bismart contamos con dos soluciones únicas que automatizan este proceso: 

• Indicators & Dimensions Definition Tool: Entorno donde los usuarios pueden consultar de qué indicadores y dimensiones disponen, así como de sus metadatos y saber por qué dimensiones pueden analizar cada uno de los indicadores.
• Power BI Data Catalog: Herramienta que autodocumenta los datasets de Power BI y los complementa con descripciones funcionales y de negocio, promoviendo su uso adecuado y capacitando a los usuarios de negocio para que puedan crear sus propios informes sin ayuda técnica. 

5. Implementación técnica

Una vez hemos definido la hoja de ruta del proyecto y los datos están preparados, podemos llevar a cabo la implementación técnica del proyecto, que contempla actividades de diseño técnico, construcción, control de calidad y puesta en marcha de los resultados de la fase en cuestión.

Esta es la etapa en la que Power BI gana más protagonismo y todos los pasos hechos con anterioridad empiezan a cobrar sentido en el entorno Power BI. 

6. Evaluación de resultados

Tras la puesta en marcha del proyecto es fundamental comprobar que se han conseguido los objetivos establecidos y que la implementación de la solución satisface nuestras necesidades. Evaluar los resultados es imprescindible para evitar decepciones a lo largo del tiempo y poder corregir lo que sea necesario antes de que sea demasiado tarde. 

7. Training y capacitación de los usuarios

Como ya hemos mencionado, Power BI cumple un papel importante en cuanto a la democratización de los datos en los entornos corporativos. Permite que usuarios que no tienen expertise en analítica o en tecnologías de análisis de datos y BI, puedan trabajar con los datos, aprovecharlos y aplicar la inteligencia de negocio. 

Sin embargo, si nos enfrentamos a un proyecto Power BI en el que van a participar usuarios que nunca han usado la herramienta, es muy probable que debamos reforzar el proyecto con una o dos sesiones de formación en la solución en la que, no solo enseñaremos a los empleados a usar la herramienta, sino que también podemos aprovechar nuestro conocimiento para capacitarlos, dándoles consejos enseñándoles las mejores prácticas de uso.

• No te puedes perder: Las 21 mejores prácticas para la creación de informes en Power BI

8. Mantenimiento y gestión del cambio 

En el inicio de este artículo aclarábamos que un proyecto Power BI está estrechamente vinculado a los objetivos de negocio de una empresa. Evidentemente, con el tiempo, la estrategia de negocio de las empresas evoluciona y, por tanto, también lo hacen las necesidades informativas, los objetivos de negocio y los indicadores de rendimiento. 

En consecuencia, la gran mayoría de proyectos Power BI requieren de mantenimiento —correctivo y/o evolutivo— y de una estrategia de gestión del cambio. La preparación de actividades transversales para la supervisión del correcto grado de avance del proyecto, tanto en tiempos como en calidad, y la realización de los cambios que sean necesarios marcan la diferencia entre un proyecto de Power BI de largo recorrido y un proyecto que dejará de ser útil tras un año de su puesta en funcionamiento. 

¿Estás listo para encarar tu próximo proyecto Power BI?

En este artículo hemos listado los factores de riesgo y de éxito más significativos a la hora de plantear y planificar proyectos Power BI. Sin embargo, este tipo de proyectos son complejos y las consideraciones a tener en cuenta son cuantiosas. 

En Bismart somos expertos en el desarrollo y puesta en marcha de proyectos Power BI, ofreciendo la cobertura completa de todas y cada una de las etapas del proyecto. 

¡Queremos ayudarte! Si tienes cualquier duda, necesitas más información sobre este tipo de proyectos o simplemente te gustaría comentarnos algo, por favor, no dudes en hacerlo.