De Excel a Power BI en 6 pasos: Tu primer Power BI report

Excel y Power BI son dos de las herramientas de Microsoft más usadas en el entorno empresarial. Si bien ambas son útiles para procesar datos, no sirven para lo mismo. Te contamos cómo transformar un archivo Excel en un informe Power BI siguiendo 6 sencillos pasos. 

Cada vez son más las compañías que buscan perfiles profesionales con conocimientos de procesamiento, análisis y transformación de datos. Hoy en día, las empresas requieren de personas cualificadas que les ayuden a transformar bases de datos en información preparada para apoyar el proceso de toma de decisiones. Es decir, data-driven decisions. En este sentido, las herramientas de business intelligence, análisis de datos y visualización de datos ya forman parte de los recursos materiales imprescindibles para cualquier negocio.

Microsoft lidera el mercado de herramientas analíticas y de BI gracias a Power BI, la plataforma de business intelligence más completa y con mayor visión estratégica del mercado, según Gartner. Sin embargo, Excel es, sin duda, la herramienta de procesamiento de datos más usada de Microsoft y probablemente una de las más usadas en general.

Excel o Power BI: ¿Qué herramienta te conviene usar?

En este blog ya hemos explorado las diferencias entre ambas herramientas, proporcionando una comparativa completa entre Excel y Power BI y sus funcionalidades. Como ya concluimos en dicho artículo, no es preciso afirmar que una herramienta es mejor que la otra, ya que sirven para cosas diferentes. 

Excel es, sin duda, una de las mejores herramientas de Microsoft y, en consecuencia, una de las más usadas por los usuarios. Sin embargo, Excel tiene un enfoque generalista y sirve para trabajar de forma individual. Las hojas de cálculo de Excel están enfocadas al análisis estadístico y resultan ideales para crear informes tabulares.

Power BI, en cambio, es una plataforma diseñada en clave de negocio y diseñada exclusivamente para el uso empresarial. Power BI fue concebida para que las empresas generen insights de negocio a partir de los datos, así como transformen archivos de datos en historias narrativas que constituyan la base de la toma de decisiones empresariales. Dichas historias narrativas se materializan en informes y cuadros de mando que inducen a la llegada a conclusiones para la definición de mejores estrategias. Fomenta el trabajo colaborativo y permite que varios usuarios trabajen en varios informes sobre un mismo conjunto de datos al mismo tiempo. Power BI es la plataforma empresarial ideal de business intelligence. 

Básicamente, Power BI y Excel son herramientas que sirven para cosas distintas. 

Power BI permite a las compañías transformar los datos en historias completas a través de reports y cuadros de mando personalizables y que contienen objetos visuales y gráficos interactivos y navegables. Excel, en cambio, presenta los datos en formato tabular y, si bien podemos crear gráficos en Excel, el proceso es mucho más complejo que en Power BI.

En resumen, Excel sirve para el análisis estadístico individual. Power BI para la visualización de datos y la generación de business intelligence a nivel de empresa. 

¿Cómo transformar un archivo Excel en un informe Power BI?

Para crear un informe en Power BI podemos partir de archivos Excel. Si bien también se pueden importar datos en otros formatos. 

Transformar un documento Excel en un Power BI report no resulta muy complejo. Sin embargo, para aprender a hacerlo es necesario seguir los pasos correctos para no perderse en el proceso. Por esta razón, hemos creado una guía específica con los 6 pasos que debes seguir para transformar tu archivo Excel en un informe Power BI, en la que encontrarás una descripción detallada de los pasos en formato visual y podrás seguir el recorrido exacto. 

Puedes descargar la guía a continuación, ¡es gratuita!

¿Qué puedes hacer con Power BI?

Power BI no es la plataforma de BI líder del mercado por casualidad. Su perspectiva de negocio y sus posibilidades de análisis y visualización, además de fomentar el trabajo colaborativo, la posicionan como una herramienta pilar para la monitorización de la actividad empresarial y el análisis de rendimiento. 

En Bismart, como empresa partner Power BI preferente de Microsoft, empleamos el conjunto de servicios Power BI para el diseño y desarrollo de nuestras soluciones de negocio.

Algunas de las posibilidades más valoradas de Power BI son: 

• Habilita la integración de datos desde prácticamente cualquier fuente y procesa datos en una gran variedad de formatos.
• Permite transformar los datos en objetos visuales (visuals) atractivos, dinámicos e interactivos.
• Facilita el trabajo colaborativo entre equipos o departamentos y el compartimiento de documentos, información, informes y conjuntos de datos.
• Permite crear historias completas a partir de los datos y analizarlos en una sola vista. 
• Se integra a la vasta mayoría de plataformas corporativas.
• Incluye un sistema de seguridad integrado para proteger los datos corporativos.

👉Descubre cómo reforzar la seguridad y la organización de tu entorno Power BI implementando políticas de data governance en Power BI. 

Las principales ventajas de usar Power BI

• Máxima conectividad: Power BI es una de las herramientas más punteras en términos de conectividad y, definitivamente, incluye mayores posibilidades de conexión que Excel. Se trata de una plataforma pensada para trabajar en el entorno cloud y puede extraer e importar datos de una gran cantidad de sistemas. 
• Fomenta la colaboración: Power BI Service permite a los usuarios publicar sus informes en espacios de trabajo colaborativos para que varias personas trabajen en un mismo informe al mismo tiempo.
• Datos en tiempo real: Power BI actualiza los datos y los informes de forma automática y en tiempo real. Así, si un usuario está creando un informe partiendo de un conjunto de datos que ha sido modificado, el informe actualizará automáticamente los datos, sin que el usuario deba preocuparse de volver a cargar el archivo.
• Procesamiento superior: Power BI es una plataforma diseñada para trabajar con grandes cantidades de datos (Big Data) y tiene capacidades de procesamiento muy superiores a las de Excel.
• Ideal para crear informes y visualizar KPIs: Power BI es la herramienta perfecta para visualizar los datos e indicadores de rendimiento a través de dashboards y reports dinámicos. Para visualizar KPIs en Excel es necesario usar una plantilla de diseño prediseñada y el proceso es bastante complicado. Power BI, en cambio, proporciona un lienzo en blanco en  el que puedes transformar los datos en el tipo de contenido más apropiado para su entendimiento: tablas, objetos visuales, cuadros de mando, informes completos, etc. 
• Tiene los mejores visuals: Los visuals de Power BI son de los más potentes del mercado y, indudablemente, infinitamente mejores que los de Excel. Excel es una plataforma pensada para la creación de informes tabulares, no para la visualización de datos. La visualización de datos, en cambio, es uno de los puntos fuertes de Power BI.
• Te avisa si algo va mal: Power BI incluye un sistema de alertas configurables y personalizables que te avisan cuando el sistema detecta una anomalía o un despunte drástico en los conjuntos de datos.

¡Ahora te toca a ti! Transorma tu archivo Excel en un informe Power BI en 6 pasos: