Hablamos de las diferencias entre un cuadro de mando o dashboard y un report o informe corporativo. ¿Cuál debemos usar?
Para abastecer sus necesidades de business intelligence las empresas trabajan con cuadros de mando y reports para analizar y visualizar sus datos. Sin embargo, un cuadro de mando no es lo mismo que un report y las organizaciones usan ambas plataformas para funciones distintas. Hablamos de la diferencia entre un cuadro de mando y un report y explicamos cuál usar en cada caso.
Los cuadros de mando o dashboards y los informes o reports se han convertido en herramientas imprescindibles para cualquier empresa. En la era de los datos, los negocios requieren de entornos donde analizar y visualizar sus datos para hacerlos comprensibles, transformarlos en información y poder tomar data-driven decisions a partir de sus datos.
Tanto los cuadros de mando como los reports son plataformas para la democratización de los datos, en la medida en que los ilustran y los presentan de una forma entendible para que cualquier usuario pueda llegar a conclusiones, inspeccionar en profundidad la actividad empresarial y tomar decisiones informadas. Sin embargo, un dashboard no es lo mismo que un report y, evidentemente, no cumplen la misma función.
En una entrada anterior en este blog ya exploramos en profundidad qué es un cuadro de mando y para qué sirve. Asimismo, también hemos explicado previamente las diferencias entre un cuadro de mando integral y un dashboard corriente. No obstante, comprender las diferencias y particularidades de los cuadros de mando y informes corporativos resulta esencial para crearlos de manera efectiva.
Principales diferencias entre un cuadro de mando y un report
Los informes y cuadros de mando no solo tienen un formato algo distinto, sino que además se emplean para representar temáticas distintas.
Los cuadros de mando o dashboards son la herramienta de visualización que contiene la información más importante sobre una temática, normalmente información relativa al rendimiento del negocio, de una área de negocio o de un departamento en particular. Un dashboard se emplea como herramienta para hacer un seguimiento del rendimiento de alguna área de la empresa.
En este sentido, los dashboards siempre contienen métricas, indicadores de rendimiento y KPIs, así como representan los datos de forma concisa y clara, ya que están pensados para orientar la toma de decisiones de negocio.
En un dashboard la visión global es más importante que el detalle. Así, la información suele estar distribuida en una sola pantalla explora gráficamente la consecución de objetivos empresariales relativos a algún aspecto del negocio.
Los reports o informes, en cambio, pueden cubrir asuntos de cualquier alcance y pueden usarse para datos que no tienen por qué estar relacionados necesariamente con el rendimiento empresarial —a pesar de que pueden estarlo—. Por ejemplo, podemos crear un report para cuantificar y hacer un seguimiento del avance de un proyecto en particular que, una vez terminado el proyecto, ya no necesitaremos.
Los informes corporativos suelen disponer de varias pantallas o páginas con gráficos y tablas para representar la información y si bien están más orientados al detalle y a la precisión que los cuadros de mando, tienen por objetivo ofrecer una visión global de la realidad explorada a través de información detallada y bien dispuesta.
Por tanto, los cuadros de mando comprenden tablas, gráficos y visuals que pueden explorar diferentes temáticas —ofreciendo una visión 360ª de la realidad—, mientras que los reports suelen estar centrados en un solo tema.
Podríamos decir, entonces, que los dashboards se pueden elaborar a partir de los visuals, gráficos o tablas de varios reports.
Además, es habitual que un cuadro de mando o dashboard suscite más preguntas orientadas a optimizar algún aspecto del negocio que los reports.
Una de las principales diferencias entre los dashboards y los reports es que los cuadros de mando no suelen tener fecha de caducidad, mientras que los informes sí. Es decir, los cuadros de mando son de naturaleza dinámica y perenne, mientras que los informes son de naturaleza estática.
Un dashboard suele atener a un tema que se va a ir explorando a lo largo del tiempo, representado a partir de indicadores que se actualizan a tiempo real y de visualizaciones que muestran la evolución de los datos en el tiempo. Los informes, en cambio, se usan para hacer un seguimiento de proyectos o temáticas de una duración determinada. En este sentido, suelen producirse de forma periódica y los datos no necesariamente se tienen por qué actualizar a tiempo real.
En resumen:
¿Cuándo usar un cuadro de mando?
Como ya hemos especificado, la mayoría de empresas usan ambos formatos para representar y analizar sus datos. Tanto los dashboards como los reports deben ir en consonancia con la lógica de negocio y, por tanto, la elección de uno u otro dependerá, en última instancia, de las particularidades y necesidades de cada organización, siendo la lógica de negocio la que dictamina el uso de las herramientas.
No obstante, en términos generales, emplearemos un cuadro de mando para representar gráficamente un aspecto relativo a la actividad empresarial general que debe ser explorado a lo largo del tiempo. Los dashboards están orientados al diagnóstico y son ideales para cuantificar la consecución de objetivos empresariales y representar visualmente la evolución del rendimiento del negocio. Así, un cuadro de mando es la herramienta ideal para asesorar a los cargos directivos y managers a la hora de tomar decisiones importantes.
¿Cuándo usar un report?
Usaremos un report o informe cuando necesitemos realizar un análisis profundo sobre un aspecto específico durante un período de tiempo concreto. Así, un report es la herramienta ideal para hacer un seguimiento y estudiar una área temática de forma exhaustiva y detallada durante un período temporal finito.
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