¿Cómo hacer que mi cuadro de mando sea útil?

Prácticamente todas las empresas utilizan cuadros de mando para hacer un seguimiento de su actividad. Sin embargo, la mayoría de cuadros de mando empleados por las organizaciones se limitan a la exposición de datos e información y no aportan conocimiento. Mostramos las claves para lograr que un cuadro de mando sea útil.

En la publicación '¿Qué es un cuadro de mando y para qué sirve?', ya avanzábamos que los negocios emplean cuadros de mando para medir su rendimiento, hacer un seguimiento de la actividad empresarial y disponer de una herramienta de soporte a la hora de tomar decisiones e impulsar acciones. 

En este sentido, para que un cuadro de mando cumpla su función y sea realmente útil, es fundamental que no se limite a corroborar  información. Un dashboard debe aportar valor añadido para que la información se convierta en conocimiento y para que el conocimiento resulte útil para el día a día de la empresa.

El pasado miércoles 7 de julio, Victor Rocabert, Chief Commercial Executive de Bismart, ofreció un webinar en el que aclaró los conceptos elementales sobre cuadros de mando y mostró las claves para conseguir que sean útiles para el negocio. Puedes acceder a la grabación íntegra del Webinar: Cuadros de Mando - Aclarando Conceptos a continuación:

Datos, información y conocimiento

Es habitual confundir los términos datos, información y conocimiento. Sin embargo, no son lo mismo y entender la diferencia entre datos, información y conocimiento es fundamental para lograr que nuestros indicadores de rendimiento y cuadros de mando aporten valor. 

¿Qué es un dato? Un dato no es otra cosa que la representación simbólica o descripción de una situación o suceso. En el entorno empresarial, los datos, por si solos, no transmiten mensaje alguno. 

Imaginemos que un cuadro de mando muestra el siguiente dato: 'Facturación: 5 millones de euros'. Este dato no aporta ningún mensaje, ya que, por ejemplo, no sabemos a qué empresa pertenece la facturación, de qué periodo de tiempo es, ni disponemos de otra cifra con la que compararla. Para que un dato comunique un mensaje, debe ser complementado con información. 

¿Qué es información? La información no es más que un conjunto de datos puestos en contexto para que puedan proveer un mensaje que contribuya a la obtención de conocimiento. Dicho de otra manera, la información es la capacidad de comunicar conocimiento o de aportar inteligencia. En el ámbito empresarial, la información puede influenciar en nuestros juicios de valor o en la percepción que tenemos de algo.

En resumen, la información es la vinculación de los datos con su contexto y siempre debe aportar algún tipo de conocimiento o inteligencia. 

¿Qué es conocimiento? El conocimiento es el conjunto de hechos e información adquiridos por una persona a través de sus experiencias, la educación recibida y/o la comprensión teórica o práctica de un asunto referente a la realidad. Para que la información sea conocimiento debe ser útil para la realidad, ejercer de herramienta de soporte para la toma de decisiones empresariales y fomentar la concreción de acciones. 

¿Cómo es un cuadro de mando útil?

En Bismart hemos ayudado a implementar cuadros de mando a muchas compañías y disponemos de nuestra propia solución de cuadros de mando. Nuestra experiencia nos ha permitido identificar que muchos directivos de empresas comparten una misma preocupación: sus cuadros de mando solo muestran información que ellos ya saben.  

En este sentido, cuando hablamos de un cuadro de mando útil, nos referimos a aquellos cuadros de mando cuya información y conocimiento ayudan a la compañía a tomar decisiones y a concertar acciones.

Ante la observación de un resultado anómalo, un dashboard eficiente debería ayudarnos a decidir qué acciones debemos llevar a cabo para corregir el problema.

¿Cómo hacer que un cuadro de mando sea útil?

Para que un cuadro de mando sea útil y aporte conocimiento y valor, es esencial que a la hora de crearlo tengamos en cuenta estas consideraciones:

• Decidir qué se quiere medir y para qué: Es sumamente relevante dedicar tiempo a pensar de qué información queremos que disponga nuestro cuadro de mando y para qué.
• Seleccionar los indicadores de gestión adecuados: Asimismo, debemos elegir los indicadores de gestión más adecuados basándonos en aquello que queremos medir y en el motivo por el cual nos interesa medirlo.
• Implementar cuadros de mando accionables: Un cuadro de mando es accionable cuando nos ayuda a tomar decisiones y a concretar acciones, ya sean preventivas o correctivas, para poder incidir en aquellos indicadores anómalos o que podrían resultar contraproducentes en el futuro.
• Manifestar los puntos de dolor que subyacen en la información: Un buen cuadro de mando debe sacar a relucir los puntos de dolor de la compañía que, en muchas ocasiones, están ocultos en los datos. Un dashboard eficaz es aquel que no obliga a un ejecutivo a navegar por múltiples objetos visuales o pantallas para poder averiguar el por qué de una problemática o la causa de un mal resultado. En cambio, es el cuadro de mando el que, de manera automática, debería mostrarnos por qué no estamos cumpliendo un objetivo. 
  
  

¿Qué características debe tener un indicador de rendimiento?

Para que un cuadro de mando resulte productivo, es esencial que los indicadores que incluye sean los adecuados. Al final, el cuadro de mando solo es la plataforma que unifica los datos y la información y los transforma en conocimiento, pero si la definición de indicadores de rendimiento no está bien enfocada, el cuadro de mando será ineficiente.

Todo indicador, sea estratégico, táctico u operativo, debería cumplir, como mínimo, estas 5 características:

• Accionable: Todas las personas que forman parte del equipo de una organización deben poder incidir en el resultado de un indicador mediante su actividad.
• Cuantificable: La medición de cualquier indicador tiene que ser objetiva y estadísticamente observable. En ningún caso puede estar supeditada a criterios subjetivos.
• Comprensible: Los indicadores deben ser conocidos y entendibles por cualquier miembro de la empresa. Es decir, los indicadores, especialmente los estratégicos, deben estar al alcance de toda la compañía y ser expresados en un lenguaje que puedan entender todos los miembros del equipo.
• Repetible: Los indicadores deben ser repetibles y perdurables en el tiempo. Un indicador que solo puede ser usado un único mes o para un solo proyecto tiene muy poca utilidad. 
• Oportuno: La función básica de un indicador de rendimiento debe ser aportarnos la información adecuada sobre aquello que queremos descubrir. 
  

Beneficios de un indicador de rendimiento

Los indicadores tienen numerosos beneficios. Algunos de los más destacados desde el punto de vista de negocio son:

• Dan soporte a los objetivos de la compañía, a la toma de decisiones y a la concreción de acciones. El objetivo de los indicadores de rendimiento es permitirnos medir cómo de cerca estamos de lograr nuestros objetivos empresariales. Además, deben ayudarnos a tomar decisiones y a implementar acciones orientadas a la consecución de esos objetivos.
• Crean una atmósfera de aprendizaje, colaboración y mejora continua. Disponer de indicadores nos ayuda a detectar en qué puntos podemos estar fallando o en qué áreas podríamos mejorar. Exponer los indicadores en los comités de trabajo o de dirección fomenta el debate e incentiva un proceso de mejora continua.
• Fortalecen el trabajo en equipo y alinean los objetivos de la organización. Si hacemos una correcta definición de nuestros indicadores conseguiremos alinear a todos los miembros de la empresa hacía la consecución de nuestros objetivos estratégicos. Por ejemplo, no tendría sentido tener  como objetivo estratégico reducir el tiempo de entrega a los clientes y, en cambio, que el departamento de logística no tuviera un indicador operacional enfocado a conseguir dicho objetivo. Si alineamos todos nuestros indicadores teniendo en cuenta la estructura de la compañía, conseguiremos incentivar el trabajo en equipo y lograr que todos los empleados trabajen en una misma dirección.
• Fomentan el crecimiento personal y la transparencia. El compartimiento de indicadores promueve la transparencia en todas las áreas empresariales. Además, la ponderación por indicadores estimula la disposición hacía el crecimiento personal y  la consecución de los objetivos empresariales.

Indicadores empresariales: Consejos y buenas prácticas

Establecer indicadores de rendimiento es un paso estratégicamente decisivo para cualquier empresa.

¿Qué debemos hacer al definir nuestros indicadores?

• Dedicar tiempo a reflexionar sobre la utilidad de cada indicador. Uno de los puntos más importantes y al cual no se suele dedicar suficiente tiempo, es reflexionar sobre la utilidad de cada indicador. Al optar por un indicador debemos preguntarnos por qué lo necesitamos, si realmente lo necesitamos y si nos ayuda a medir aquello que queremos conseguir.
• Definir un máximo de 2 indicadores clave por objetivo o ámbito de negocio. Algunas compañías tienen más de 1.000 indicadores. En este caso, el exceso de información resulta igual de perjudicial que la escasez de la misma. Evidentemente, cada negocio debe aplicar su propia lógica y la cantidad de indicadores dependerá del alcance de nuestro cuadro de mando. Sin embargo, las buenas prácticas recomiendan que tengamos, cómo máximo, dos indicadores por ámbito. Si precisamos de más indicadores, deberíamos considerarlos en segunda instancia..
• Hacer un seguimiento y análisis de los indicadores. Una vez tenemos nuestro cuadro de mando, es muy importante que dediquemos tiempo a hacer un seguimiento y a analizar nuestros indicadores. Para promover un proceso de mejora continua, analizar periódicamente los datos de nuestro cuadro de mando es vital.
• Indicadores inductores. Un indicador inductor es aquel que predice un resultado futuro. Por ejemplo, si en nuestro cuadro de mando vemos que el indicador de ventas mensuales aparece en rojo, no podemos hacer nada porque el mes ya está cerrado. Los indicadores inductores anticipan resultados futuros a partir de los indicadores precedentes y aplicando una lógica de causa y efecto. Esto permite poder corregir resultados adversos y evitar problemáticas antes de que ocurran.
  

¿Es mi cuadro de mando útil?

Que los datos aportan valor a las compañías no es ningún secreto. Sin embargo, si somo incapaces de sacarles provecho, los datos no sirven de nada.

Precisamente por esto es primordial que reflexionemos sobre si nuestro cuadro de mando aporta conocimiento o solamente información, si es útil a la hora de tomar decisiones y si nos ayuda a identificar problemas, así como si nos proporciona las claves para poder corregirlos.

En definitiva, para que un cuadro de mando sea realmente eficaz, es esencial que no sea una mera plataforma de presentación de información y que el usuario no tenga que llevar a cabo un proceso de data-discovery para hallar conocimiento. Por el contrario, es el cuadro de mando el que debería, directamente, ilustrarnos la lógica del problema, nuestros puntos de dolor y los motivos que los explican.