¿Qué necesito para usar Power BI? Tipos de licencias y servicios

Microsoft Power BI es una de las tecnologías de BI más usadas por las organizaciones alrededor del mundo. Power BI es un conjunto de servicios y su cobertura de capacidades varía según el tipo de licencia y permiso de cada usuario. En este artículo explicamos las distintas posibilidades de uso de Power BI que existen, centrándonos en el uso empresarial.

Las empresas requieren de tecnologías que les permitan transformar sus datos en información procesable y monitorear la evolución de su actividad empresarial y la consecución de sus objetivos para optimizar sus estrategias de negocio. 

En este sentido, Power BI es una herramienta clave en términos de análisis de datos, visualización de datos y desarrollo de cuadros de mando y reports corporativos. Su enfoque de negocio y sus múltiples posibilidades son la razón por la cual Power BI ha sido elegida la plataforma líder del Cuadrante Mágico de Gartner durante 4 años consecutivos. 

Power BI es, seguramente, la plataforma de analítica Microsoft más usada por las empresas después de Excel. Tanto Excel como Power BI son herramientas muy completas para trabajar, analizar y tratar datos. Sin embargo, tienen características y funciones distintas. Excel tiene un enfoque generalista y sirve para trabajar de forma individual. Power BI, en cambio, está enfocado desde una perspectiva de negocio y es una plataforma diseñada específicamente para el uso empresarial. Fomenta el trabajo colaborativo y permite que varios usuarios trabajen en varios informes sobre un mismo conjunto de datos.

• Descubre cómo transformar un archivo Excel en un informe Power BI en 6 pasos

Para empezar a disfrutar de las capacidades de Power BI las empresas deben tener en cuenta las distintas licencias que existen y qué posibilidades ofrece cada una. Al tratarse de un conjunto de servicios, Power BI presenta múltiples formas de usar sus servicios y cada compañía puede optar por la opción que mejor encaje con sus necesidades. 

Power BI: licencias y servicios

Las posibilidades de uso en Power BI dependen del tipo de licencia de cada usuario y de los permisos que se le hayan establecido en el caso de las organizaciones. 

En cuanto a las licencias por usuario, Power BI ofrece 3 tipos de licencias: 

• Power BI Free
• Power BI Pro
• Power BI Premium

Power BI Free

Cualquier persona puede analizar datos y crear informes Power BI con una licencia gratuita. Sin embargo, la cuenta gratuita Power BI Free solo nos permite trabajar de forma individual. Podemos entrar a nuestra área de trabajo y trabajar en la plataforma, pero no podemos compartir el contenido con otros usuarios ni trabajar de forma colaborativa. 

En este sentido, la capacidad de las licencias difiere principalmente en tres aspectos: almacenaje, interacción y posibilidades de compartir y trabajar de forma colaborativa.

La suscripción gratuita de Power BI está pensada para el uso personal y sirve de muy poco para las empresas. 

Veamos qué opciones tienen las empresas. 

Power BI: Posibilidades de uso para empresas

Power BI Pro

Power BI Pro es un tipo de licencia por usuario. Por tanto, si elegimos esta opción para nuestra organización, necesitaremos una licencia Pro para cada uno de los empleados que necesiten trabajar con Power BI.

En cuanto a las funcionalidades, la licencia Pro nos permite crear contenido y compartirlo con otros usuarios que también dispongan de una licencia Pro. 

La licencia Power BI Pro incluye prácticamente todas las posibilidades de uso de la plataforma, si bien la licencia Premium ofrece algunas ventajas extra que puedes consultar en la comparativa entre ambas licencias.

Power BI Premium

Power BI Premium es el tipo de licencia más completa de Power BI y, en consecuencia, la que tiene un mayor coste. Existen dos maneras distintas de usar Power BI Premium: Premium por usuario y Premium por capacidad. 

• Premium por usuario (PPU): Cada usuario requiere de una licencia Premium.
• Premium por capacidad: Esta opción permite que todos los usuarios de una empresa disfruten de las posibilidades de Power BI sin necesidad de adquirir una licencia para cada usuario. Es decir, la empresa contrata una capacidad Premium que pueden usar un número ilimitado de usuarios. 

La mayor ventaja de Power BI Premium por capacidad es que podemos dar acceso a workspaces e informes a usuarios que no tienen licencia. 

Una de las diferencias más destacadas entre Power BI Pro, Premium por usuario (PPU) y Premium por capacidad es que en el caso de licencias Pro y PPU el contenido producido en Power BI y su procesamiento se almacenan en la nube propia de Microsoft. En consecuencia, las empresas cargan el contenido y los datos en una nube compartida y, por tanto, las capacidades de procesamiento son menores que las de Premium por Capacidad. En cambio, con Premium por capacidad, la organización dispone de un espacio de almacenaje propio. La velocidad de procesamiento y la carga de las actualizaciones funciona con mayor agilidad.

A continuación comparamos en detalle las funcionalidades y capacidades de Power BI Pro, Power BI Premium por usuario y Power BI Premium por capacidad. 

Power BI Pro vs. Power BI Premium por usuario (PPU) vs. Power BI Premium por capacidad

Power BI Embedded

Power BI Embedded no es exactamente una licencia. Es un servicio Azure permite a las empresas crear reports y cuadros de mando a través de sus propias aplicaciones, portales o páginas web, integrando las capacidades analíticas de Power BI a APIs propias. 

Con Power BI Embedded podemos usar todas las funcionalidades de Power BI, pero no disponemos de un entorno para visualizar ni publicar los informes. Esta opción está pensada para aquellas compañías que necesitan usar las capacidades de Power BI y añadir informes a sus propias aplicaciones o portales. 

Power BI Embedded funciona por capacidad. Es decir, no requiere de una licencia para cada usuario. La licencia de Power BI Embedded más básica tiene un coste de 600 euros mensuales, si bien las empresas tienen la opción de ajustar el servicio a las horas de uso. En este caso, si ajustamos la capacidad al horario laboral —8 horas diarias—, la licencia Embedded nos puede costar alrededor de 200 euros al mes. 

Esta opción es evidentemente más económica que Power BI Premium y sale más rentable que contratar una licencia Power BI Pro para cada empleado a partir de las 24 licencias Pro.

Para explicarlo a través de un ejemplo, hablemos de cine. Una licencia Power BI Pro sería equivalente a adquirir una entrada que nos da acceso a la sala y nos permite ver la película. Una licencia Power BI Premium por usuario sería como comprar una entrada para ver una película en 3D. Nos ofrece el mismo servicio —acceso a la sala y visualizar la película—, pero mejorado. Power BI Premium por capacidad equivaldría adquirir los derechos de la película y poder verla y compartirla tantas veces como quisieras. Por último, Power BI Embedded sería como alquilar o comprar la sala de cine. 

¡Nuestro truco! Puedes disfrutar de todas las ventajas de Power BI Premium con una licencia Embedded

Sí, como lo oyes. En Bismart, como empresa partner Power BI de Microsoft, procuramos que nuestros clientes puedan disfrutar de todas las ventajas analíticas de esta plataforma de la manera más rentable. 

Por ello, hemos creado una solución única, Power BI Viewer, con la que las compañías que disponen de una licencia Power BI Embedded pueden disfrutar del entorno de visualización de informes Power BI y de todas las ventajas de Power BI Premium sin necesidad de adquirir licencias Power BI Pro. 

Power BI Viewer es un entorno de visualización de informes Power BI pensado para fomentar el data governance en el entorno Power BI. Se trata de una aplicación fácil de usar, flexible y segura con la que podrás visualizar y administrar todos los informes y cuadros de mando de tu organización desde un único entorno personalizable y configurable. Simplifica la gobernanza de datos e informes de Power BI y comparte un número ilimitado de informes con un número ilimitado de usuarios, sin límite de espacio, capacidad o tiempo.

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Además...

• Complementa las funcionalidades de Power BI Viewer con Power BI Analytics para monitorizar la actividad de los usuarios y todo lo que pasa en la plataforma Power BI. 

• Capacita a los usuarios de negocio de tu organización para que puedan crear sus propios informes sin ayuda técnica con Power BI Data Catalog, la herramienta que autodocumenta los datasets de Power BI y los complementa con descripciones funcionales y de negocio.