Las 8 grandes ventajas de usar Power BI Viewer

Son muchas las empresas que usan Power BI como la herramienta matriz de su estrategia de business intelligence. Sin embargo, el uso eficiente de Power BI se complica a medida que crecen el número de usuarios, informes y otros assets en la plataforma. Power BI Viewer resuelve los grandes retos de las empresas a la hora de trabajar con Power BI. 

Power BI es una de las herramientas de business intelligence y data analytics más usadas por las empresas. Se trata de una de las plataformas de BI más relevantes del mercado, en la medida en que ayuda a las compañías a entender su propia actividad, a transformar la información en insights y, en última instancia, a tomar data-driven decisions. Según Gartner, es la mejor plataforma de BI del mercado en 2022. 

El uso de Power BI tiene numerosas ventajas. No obstante, la plataforma requiere de una gestión adecuada para proporcionar resultados óptimos. A medida que el número de usuarios que trabajan en la plataforma y el número de Power BI reports aumenta, la gestión de los assets empresariales y de la actividad de la plataforma se puede volver compleja y difícil de administrar, lo que puede acabar dificultando el uso adecuado de la herramienta y provocar resultados adversos. 

El uso corporativo de Power BI plantea diversos desafíos. Según nuestra experiencia como empresa Partner Power BI de Microsoft, los más habituales son: 

• Administración de los espacios de trabajo y la publicación de informes.
• Gestión de permisos y de acceso por parte de los usuarios a los datos, reports y dashboards.
• Proporcionar autonomía a los usuarios clave sin comprometer la seguridad y la gobernanza del entorno. 
• Controlar la actividad de los users sobre los contenidos publicados.
• Compartir los informes con terceros sin comprometer la seguridad. 

Debido a nuestra experiencia colaborando con empresas en proyectos Power BI, Bismart ha creado una herramienta que soluciona las problemáticas más comunes de las organizaciones a la hora de trabajar en Power BI: Power BI Viewer. 

Descubre las 8 grandes ventajas de usar Power BI Viewer con ejemplos en nuestra guía: 

¿Qué es Power BI Viewer?

Power BI Viewer es un entorno de visualización y gestión de informes Power BI que permite a las compañías ver, administrar y gestionar todos sus reports y assets Power BI desde un único entorno. Además, se trata de un espacio personalizable y adaptable a necesidades de negocio específicas y favorece la aplicación de medidas de data governance en Power BI, así como la seguridad de los datos e informes. 

Además, es la solución ideal para optimizar costes, ya que permite disfrutar de las ventajas de las licencias Pro o Premium con una sola licencia Embedded. 

En definitiva, la solución satisface las necesidades de negocio de todos los usuarios empresariales:  tanto de los 'lectores' —que solo visualizan informes—, como de los usuarios estratégicos —que crean informes— y administradores. Su entorno Back Office permite configurar espacios de trabajo, así como conceder accesos y permisos de usuario.

• ¿Necesitas compartir informes de forma segura con usuarios internos y externos a la empresa?
• ¿Necesitas definir diferentes niveles de acceso y autonomía a los usuarios sin las restricciones propias de los espacios de trabajo?
• ¿Quieres asegurarte de que los datos, reports y cuadros de mando de tu organización están protegidos?

Si has respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas, sigue leyendo.

Las 8 grandes ventajas de usar Power BI Viewer

1. Favorece el data governance

El data governance o gobernanza de datos es sumamente importante en el entorno empresarial, ya que permite asegurar la integridad de los activos corporativos mediante procedimientos y políticas de gestión consistentes y previamente pactadas.

Power BI Viewer favorece la gobernanza de datos en la medida en que se trata de una herramienta fácil de usar, flexible y segura con la que podrás acceder y administrar todos los informes y cuadros de mando de tu compañía desde un único entorno.

La aplicación te permite organizar tus informes por temática y departamento, así como crear tus propias ‘Categorías de Informes’ para facilitar la navegación a los usuarios. Además, incorpora la barra de herramientas propia de Power BI con la que podrás restablecer filtros, refrescar los datos y mucho más.

• Configura los roles de los usuarios y códigos de acceso personalizados
• Configura y personaliza la presentación de la publicación de los informes
• Clasifica los informes a través de categorías temáticas

2. Refuerza la seguridad

Power BI Viewer permite definir diferentes niveles de acceso y grados de autonomía a los usuarios. Con las medidas de seguridad de Power BI Viewer te resultará más fácil proteger los datos e informes de tu organización aplicando restricciones de seguridad.

• Decide quién puede visualizar los informes y controla el acceso a los datos a través de códigos de acceso personalizados.

• Limita la exportación de datos estipulando si los datos de los informes se pueden exportar y qué usuarios tienen autorización para hacerlo.

• Multifactor Autentification (MFA): los usuarios locales de Power BI Viewer requerirán de doble autentificación para acceder a la aplicación.

• Single Sign On (SSO): los usuarios podrán acceder a la herramienta sin necesidad de tener que indicar nuevamente sus credenciales si ya se han autentificado en otras herramientas corporativas.

3. Disfruta de todas las ventajas de Power BI con una sola licencia Power BI Embedded

Power BI es un conjunto de servicios cuyas funcionalidades y posibilidades dependen del tipo de licencia o servicio que tenga contratado una empresa. Consultar todos los tipos de licencias y servicios Power BI. 

Sin duda, la ventaja más destacada de Power BI Viewer es que permite a las empresas disfrutar de todas las posibilidades de la licencia más completa de Power BI a partir de una sola licencia Power BI Embedded. Es decir, con Power BI Viewer solo necesitas una sola licencia Embedded para disponer de un entorno de visualización y administración de informes. 

Esto, además, te permitirá poner tus informes a disposición de un número ilimitado de usuarios, tengan o no una licencia Power BI. 

Report: Bismart Hotel Management Dashboards

4. Adapta las funcionalidades a las necesidades de cada usuario

Power BI Viewer permite al administrador de la plataforma definir las funcionalidades y posibilidades de uso de la plataforma a las necesidades de cada usuario mediante la estipulación de roles. Además, habilita un tercer tipo de rol de usuario que será el encargado de gestionar los permisos a los informes por departamento, categoría, etc.

Este proceso facilita la gobernanza del entorno Power BI y permite dotar de autonomía a los usuarios clave de negocio sin comprometer la seguridad. 

• Permisos a nivel de informe: Específica qué usuarios tienen acceso a un informe o cuadro de mando.
• Asignación de roles: Adjudica diferentes roles a los usuarios y decide qué usuarios pueden trabajar en los informes y qué usuarios pueden únicamente visualizarlos.
• Permisos a nivel de datos: Delimita a qué datos pueden acceder los usuarios dentro de un mismo informe.
• Permisos a nivel de grupo: Detalla, dentro de un grupo de usuarios, que informes puede ver cada usuario.
• Permisos a nivel de categoría: Asigna permisos por categorías de informes.

 5. Promueve la productividad a través de una usabilidad óptima

Power BI Viewer es un entorno pensado para facilitar el trabajo, tanto a los administradores de la plataforma como a los creadores de contenido Power BI.

El entorno está diseñado con los criterios de usabilidad óptimos para que trabajar en el entorno sea más sencillo y productivo. Además, permite a los gestores independizarse de los espacios de trabajo y tener total libertad a la hora de clasificar los informes por categorías.

La organización de los informes a través de temáticas, departamentos o categorías propias facilita la navegación a los usuarios y logra que encontrar lo que necesitan sea mucho más fácil y rápido.

6. Adapta el diseño a tu imagen corporativa

Power BI Viewer te permite personalizar la interfaz y adaptar el look & feel de la plataforma a tu imagen corporativa. Por ejemplo, puedes elegir los colores de a interfaz y añadir tu logo empresarial. 

Por otro lado, dispone de un entorno para configurar y adaptar la presentación de la publicación de tus informes Power BI.

7. Comparte informes sin límites 

Otra de las grandes ventajas de Power BI Viewer es que permite a las empresas compartir sus reports o cuadros de mando sin ningún tipo de restricción de número de usuarios, de espacio, o de capacidad. Es decir, con Power BI Viewer puedes compartir un número ilimitado de informes con un número ilimitado de usuarios, internos o externos a la empresa, y tengan o no una licencia Power BI.

Esto te permitirá enriquecer tus presentaciones comerciales o compartir información estratégica con stakeholders que no dispongan de una licencia Power BI. 

8. Monitoriza la actividad de los usuarios

Por último, Power BI Viewer se integra con un módulo de análisis único, Power BI Analytics, con el que podrás monitorizar y analizar toda la actividad registrada en Power BI sin límites de capacidad, de usuarios o de tiempo. 

El módulo Analytics registra toda la actividad de Power BI Service de forma automática y almacena todo el histórico de actividad en tu propio repositorio de datos, superando así las limitaciones de Power BI Service, que solo registra la actividad un mes. 

Power BI Analytics resulta ideal para optimizar tu linaje de datos consultando la relación entre los distintos assets, su dependencia e impacto. Además, consultando el histórico de endorsment, descubrirás cómo evolucionan tus informes según su certificación y promoción.

Todo esto te permitirá descubrir informes improductivos, liberar espacio de almacenaje y, por consiguiente, ahorrar dinero. 

Con Power BI Analytics puedes:

• Ver qué usuarios acceden a qué informes y para qué.
• Administrar la actividad de los usuarios a través de la API de administración de Power BI.
• Guardar toda la actividad registrada en un repositorio de datos exclusivo y propio.
• Enriquecer el análisis añadiendo datos de usuarios y grupos de tu directorio activo y utilizar estos datos como filtros nuevos en el informe.
• Consultar el histórico de endorsment y descubrir cómo evolucionan tus informes según su certificación y promoción.
• Optimizar el linaje de datos consultando la relación entre los distintos assets, su dependencia e impacto.
• Consultar la promoción y la certificación de los conjuntos de datos y contrastarlas con los permisos asignados.
• Evaluar la asignación de licencias: Power BI Analytics permite visualizar el número de licencias por tipo de licencia y como evolutivo temporal. 
• Controlar el estado de los refrescos de datos: Comprueba que se han actualizado correctamente, organízalos como quieras y revisa el histórico.

¿Cómo funciona Power BI Viewer?

Si necesitas más información sobre el funcionamiento y las capacidades de Power BI Viewer puedes ver el webinar de presentación de la solución en el que, Raúl Hernández, uno de los creadores de la plataforma, explica detalladamente cómo funciona. 

Además, puedes descargarte el datasheet y la infografía de la solución e incluso acceder a la demo para comprobar por ti mismo cómo funciona en la página de producto:

Por último, no olvides descargar nuestra guía con las grandes ventajas de Power BI Viewer: