¿En qué consiste la gestión del conocimiento y por qué tantas empresas están poniendo el foco en esta disciplina? Transforma tus datos en conocimiento.
La creciente implementación del trabajo híbrido ha acelerado la digitalización de las operaciones empresariales, así como la relevancia de la ejecución de procesos de gestión que incentivan la efectividad ante nuevos desafíos. En este contexto, el mundo empresarial pone el foco en la gestión del conocimiento.
El impacto manifiesto del Covid-19 en las rutinas de trabajo se ha materializado especialmente en la adopción de un modelo de trabajo híbrido que, a su vez, ha forzado a las organizaciones de todo el mundo a dar un paso hacia la digitalización de procesos, rutinas y tareas. La productividad, el trabajo colaborativo y la facilidad de acceso a la información se posicionan como los pilares del nuevo escenario.
Tras la pandemia, la tecnología ha irrumpido definitivamente en las empresas sin pasar por la sala de espera, saltándose todas las barreras y entrando por la ventana, obligando a las compañías a optimizar sus procesos a través de la integración y la automatización.
La digitalización y el trabajo híbrido también han acelerado el ritmo de la producción de datos empresariales, que ya están creciendo a un ritmo anual del 40%. El aumento de los datos empresariales no es lo único alarmante. Además de contar con más activos de datos, también se están produciendo en más formatos y siendo almacenados en más repositorios. Los datos son ahora transformados por más empleados y almacenados en múltiples data warehouse, además de en documentos como Excel, Word, PowerPoint, PDF, plataformas digitales, etc.
En la mayoría de los casos estos archivos están desestructurados, lo que dificulta su acceso y su reutilización, disminuyendo rápidamente su valor y calidad.
En un artículo de este blog reflexionábamos sobre la relación entre la calidad de los datos y la calidad de las decisiones empresariales, reafirmando la importancia de la gestión de datos. Sin embargo, la velocidad a la que avanza la digitalización empresarial nos sitúa en un escenario en el que el foco está evolucionando de la gestión de los datos a la gestión del conocimiento.
¿Qué es la gestión del conocimiento?
Si bien el nombre es bastante autoexplicativo, vamos a tomar la definición de IBM para profundizar un poco más sobre el papel de la gestión del conocimiento —Knowledge Management (KM) en inglés— en el ámbito empresarial: "La gestión del conocimiento es el proceso de identificación, organización, almacenamiento y difusión de la información dentro de una organización. Cuando el conocimiento no es fácilmente accesible, puede ser increíblemente costoso para una empresa, ya que se gasta un tiempo valioso en la búsqueda de información relevante en lugar de completar las tareas centradas en los resultados."
Tal y como expresa la definición, la gestión del conocimiento está vinculada a la rentabilidad y a la producción de beneficios. El conocimiento es la base de cualquier actividad y, en el ecosistema empresarial, la generación y aprovechamiento del conocimiento es crucial para el crecimiento. Sin conocimiento, los directivos no pueden tomar las decisiones adecuadas y, por tanto, difícilmente guiar el negocio hacia la expansión.
La gestión del conocimiento, pues, es una estrategia de aprovechamiento de la generación de inteligencia colectiva para la optimización de la eficiencia operativa de la empresa.
De la gestión de datos a la gestión del conocimiento
Si has llegado hasta aquí seguramente te estés preguntando qué diferencia hay entre la gestión del conocimiento y la gestión de los datos. Evidentemente, hoy en día, la información empresarial a través de la cual se genera el conocimiento, está mayormente fundada en datos. Sin embargo, los datos no son información y la información no es conocimiento.
Los datos son la materia prima a través de la cual se genera el conocimiento. Si los datos no van acompañados de procesos de gestión como el data management y la data governance, y de procesos de business intelligence como el análisis de datos o la creación de informes corporativos, jamás llegarán a ser conocimiento.
Si bien años atrás las compañías basaban su estrategia de datos en la recopilación de datos, ahora el foco se ha trasladado a la producción de inteligencia a través de los datos. ¿Por qué? La calidad de las decisiones de negocio ya no depende de la cantidad de datos, sino de la forma en que se aprovechan.
Precisamente por esto las compañías se están enfocando en la gestión del conocimiento, porque la gestión de los datos solo incluye eso: una correcta gestión de los datos. Los datos están bien gestionados, pero, ¿qué hacemos con ellos?
¿De qué sirve gestionar los datos si no estás gestionando su aprovechamiento? ¿De qué sirven los datos si no los transformamos en conocimiento?
Pensémoslo así. Nadie duda de que el éxito de la actividad empresarial depende del talento de los empleados, ¿verdad?. Las empresas requieren de talento para desarrollar su actividad. Pues bien, el talento de los empleados produce, entre otras cosas, conocimiento. Si este conocimiento, una vez generado, es tirado a la basura, evidentemente, no sirve para nada.
La gestión del conocimiento es la estrategia mediante la cual las empresas no tiran el conocimiento de sus empleados a la basura. Una buena estrategia de gestión del conocimiento conlleva mejores resultados empresariales, en la medida en que fomenta el aprendizaje continuo, la colaboración y la toma de decisiones informadas a todos los niveles de la organización. Asimismo, el aprovechamiento del conocimiento también es útil para optimizar los procesos, las operaciones y rutinas empresariales.
La gestión de los datos forma parte de la gestión del conocimiento, pero gestionar el conocimiento es ir un paso más allá.
La gestión del conocimiento no termina en las bases de datos, en la integración de datos o en un proceso ETL. La gestión del conocimiento es una estrategia global que empieza en la recopilación de datos y termina en la toma de data-driven decisions, pasando por los sistemas de información corporativa y herramientas de análisis de datos, de BI y de visualización de datos como Power BI.
¿Cómo transformar los datos en conocimiento?
La transformación de los datos en información y de la información en conocimiento requiere de un proceso que contempla múltiples disciplinas. En Bismart somos expertos en la puesta en marcha y desarrollo de todos los microprocesos, ciencias y operaciones necesarias para transformar los datos en valor empresarial.
La importancia de la gestión del conocimiento
En cuanto a la importancia de la gestión del conocimiento, los datos hablan por si solos. A pesar de que las empresas producen más datos que nunca, la mayoría de empresas siguen sin ser data-driven. Concretamente, y según una investigación reciente, el 62,2% de las compañías aún no han conseguido implementar una cultura data-driven.
Las empresas tienen datos. Tienen los datos que necesitan. Pero más de la mitad no los aprovecha.
Los analistas de datos dedican el 50-80% de su horario laboral a preparar los datos antes de poder transformarlos en conocimiento. Esto nos lleva a pensar que, en muchas corporaciones, ni siquiera la parte de gestionar los datos de la forma adecuada está cubierta y mucho menos la gestión del conocimiento.
Conclusión
En definitiva, la gestión de datos es el primer paso y la gestión del conocimiento es la estrategia que las empresas necesitan para aprovechar la inteligencia colectiva que producen y transformarla en eficiencia operativa, en mejores decisiones y en estrategias rentables a largo plazo.
