10 factores a tener en cuenta antes de implementar un cuadro de mando

El cuadro de mando o dashboard es una herramienta imprescindible para el buen funcionamiento de una empresa. Sin embargo, para que su implementación sea exitosa, debemos tener en cuenta una serie de factores y requisitos. 

Los cuadros de mando son herramientas vinculadas a la estrategia de negocio global de una compañía, así como a las estrategias concretas de los distintos departamentos y unidades de negocio. El cuadro de mando o dashboard es la tecnología que permite a las empresas hacer un seguimiento de su actividad empresarial y monitorizar los objetivos de negocio establecidos a través de indicadores de rendimiento. El análisis de datos juega un papel fundamental en las empresas y el cuadro de mando es, básicamente, el instrumento que permite a los encargados de tomar decisiones pilotar la organización. 

No obstante, la implantación de un cuadro de mando en una organización debe ser un proceso de mejora continuada. Las estrategias y la actividad empresarial están en constante evolución y, por tanto, los cuadros de mando deben revisarse periódicamente y aplicar los cambios necesarios para adaptarlos a los nuevos objetivos empresariales y a las circunstancias del momento. 

Por otro lado, es importante tener en cuenta que la adopción y puesta en marcha de un dashboard no es inmediata y requiere de un periodo de adaptación para asegurar que su funcionamiento, análisis, diseño y usabilidad están alineados con las necesidades de la compañía y que los usuarios de negocio que usarán el cuadro de mando saben cómo usarlo debidamente. 

La acogida de cualquier nueva solución tecnológica plantea ciertos retos y requiere de una serie de requisitos para que su implementación sea adecuada y el proyecto sea exitoso. 

Los 10 factores a tener en cuenta antes de implementar un cuadro de mando

1. La calidad de nuestros datos

En primer lugar, antes de implementar un cuadro de mando debemos tener en cuenta que un dashboard no es una herramienta mágica. Es decir, el cuadro de mando depende de nuestros datos y de la data quality de los mismos. Para que el cuadro de mando cumpla con los objetivos que se han establecido a su implementación, es fundamental que los datos que ejecuta sean de calidad. 

Al fin y al cabo, la calidad de nuestras decisiones depende de la calidad de nuestros datos. En este sentido, la calidad de los resultados de nuestro cuadro de mando también depende de la calidad de nuestros datos. 

2. La correcta definición de los indicadores

Una vez hemos asegurado la disponibilidad y calidad de nuestros datos, es de vital importancia hacer una correcta definición de los indicadores de rendimiento que construirán el storytelling y el análisis de nuestro cuadro de mando. 

La definición y establecimiento de indicadores de rendimiento y KPIs es, sin duda, uno de los pasos más complejos y a la vez más decisivos de nuestra estrategia de business intelligence y de la monitorización de nuestra actividad empresarial. Los indicadores de rendimiento están vinculados a los objetivos de negocio de nuestra compañía y, por tanto, su correcta definición determinará el correcto seguimiento de los mismos. 

3. Cantidad de indicadores de rendimiento

Más allá del contenido de los indicadores, también es importante tener cuidado con la cantidad de indicadores. Un cuadro de mando con demasiados indicadores puede dificultar la correcta lectura y entendimiento del progreso de nuestra actividad. Por el contrario, un dashboard con pocos indicadores nos ofrecerá una visión sesgada del cumplimiento de nuestros objetivos. 

En este sentido, es crucial prestar atención a lo que queremos monitorizar y plasmarlo a través del número de indicadores adecuado según nuestras necesidades. 

4. Lectura del cuadro de mando: aproximación top-down

En relación con el punto anterior, es fundamental que nuestro cuadro de mando sea construido mediante una aproximación top-down, que nos mostrará en primera línea de visión los indicadores de rendimiento más importantes y en segundo lugar los indicadores más específicos. 

La aproximación top-down construye un retrato de la actividad partiendo de los aspectos más estratégicos y habilita la exploración en profundidad para que los usuarios de negocio puedan profundizar y llegar hasta el punto de partida del dato. 

5. El tipo de cuadro de mando

Como ya hemos avanzado, las organizaciones suelen disponer de varios cuadros de mando y es que, no todos los cuadros de mando sirven para lo mismo. 

Existen diferentes tipos de cuadros de mando y su diseño y contenido depende de lo que monitorean y de su propósito. 

En términos generales, diferenciamos entre 4 tipos de cuadros de mando: 

• Cuadro de mando integral (CMI)
• Cuadro de mando para ejecutivos
• Cuadro de mando analítico
• Cuadro de mando operativo (CMO)

6. La implicación de los altos cargos

La implicación del equipo de dirección y los altos cargos estratégicos de la empresa en las fases iniciales y las fases finales del proyecto de implementación del dashboard es fundamental. 

El cuadro de mando refleja la estrategia empresarial y, por tanto, el equipo de dirección de la empresa debe revisar y validar el establecimiento de los objetivos de negocio, la definición de los indicadores y la aproximación general del cuadro de mando. Por otro lado, en las etapas finales del proyecto, los altos cargos serán los encargados de corroborar que el dashboard cumple los objetivos establecidos, que está bien construido, que ofrece la lectura adecuada y que su diseño y usabilidad son los adecuados. 

7. Formación del equipo y usuarios finales

Un cuadro de mando es una herramienta interactiva cuyo funcionamiento está vinculado a la interacción por parte del usuario. Es decir, los usuarios finales deben tener la capacidad de poder interaccionar con el cuadro de mando, además de poder entender los datos y el retrato que ofrece. 

Existen muchas tecnologías a través de las cuales crear e implementar dashboards. En este sentido, para que la inversión dedicada al cuadro de mando sea productiva, es recomendable que vaya acompañada de una formación específica a los usuarios finales del mismo. Es importante que la formación no solo contemple los aspectos puramente técnicos del cuadro de mando, sino que también debemos capacitar a los empleados para que puedan entender los datos, los indicadores de rendimiento y sacar conclusiones a partir de la herramienta. 

8. Usabilidad del cuadro de mando

La usabilidad juega un papel fundamental en la capacitación de los usuarios a la hora de trabajar con una herramienta. Los usuarios finales de un cuadro de mando suelen ser usuarios de negocio con pocos conocimientos técnicos. Por tanto, es imprescindible que nuestro cuadro de mando disponga de los criterios de usabilidad adecuados según el nivel de conocimiento técnico de los usuarios que van a usarlo. 

9. Interoperabilidad de las plataformas corporativas

Un dashboard forma parte de un flujo de datos que va desde la recopilación de los datos hasta la toma de data-driven decisions. En este flujo intervienen un gran número de sistemas, softwares y tecnologías que deben estar conectadas entre ellas para que el flujo no se interrumpa. 

La interoperabilidad de nuestro cuadro de mando con el resto de plataformas y sistemas corporativos es esencial para que el proyecto funcione adecuadamente. 

10. Real-time data y actualización del cuadro de mando

Como ya hemos avanzado, un cuadro de mando no debe ser un ente estático, ya que está vinculado a la actividad y estrategia empresarial, que cambian constantemente. 

En este sentido, es de vital importancia que apostemos por un dashboard que contemple y facilite la actualización de los datos, indicadores de rendimiento e incluso el diseño del mismo cuando sea necesario. 

Evidentemente, los datos del cuadro de mando deben actualizarse automáticamente y, además, es recomendable que nuestro dashboard tenga la capacidad de establecer alertas que nos avisen cuando se detecte alguna anomalía en nuestra actividad. 

Conclusión

En términos generales, la correcta implementación de un cuadro de mando o dashboard depende de varios factores que debemos considerar antes de hacer una inversión. 

Más allá de los puntos mencionados en este artículo, es fundamental que las compañías se informen sobre las distintas tecnologías de creación y puesta en marcha de cuadros de mando y se cercioren de que la solución por la que van a apostar tiene las capacidades que necesitamos para cumplir con los objetivos establecidos. 

En Bismart, empresa partner Power BI de Microsoft, desarrollamos nuestros cuadros de mando con Power BI, la tecnología líder del Cuadrante Mágico de Gartner y la que ofrece mejores capacidades para el desarrollo de cuadros de mando óptimos y adaptables a las necesidades concretas de cada organización.