Power BI Data Governance: Gestió, control i seguretat en Power BI

A mesura que una organització creix en nombre d'empleats i d'activitat, la gestió dels seus actius es complica. Moltes empreses disposen d'un gran nombre d'usuaris que fan servir Power BI, així com d'una gran quantitat d'informes, datasets i altres continguts essencials per a l'ús del servei. 

Quan la quantitat d'actius en l'entorn Power BI augmenta, la seva gestió es pot tornar extremadament complexa. En aquests casos, instaurar un marc de polítiques de data governance a Power BI és clau i pot evitar grans problemàtiques.

Power BI està entre les eines de BI i analítica empresarial més utilitzades per les empreses. A Bismart, com a empresa partner Power BI de Microsoft, portem des dels nostres inicis treballant amb aquest conjunt de serveis i ajudant altres corporacions a prendre data-driven decisions mitjançant el desplegament de sistemes d'informació corporatius basats en Power BI.

En la nostra experiència treballant amb organitzacions que volen aprofitar els avantatges de Power BI, ens solem trobar amb una sèrie de reptes relacionats amb la gestió dels continguts, els usuaris, els permisos i els actius dins de l'entorn Power BI. Bàsicament, a mesura que la informació i el nombre d'usuaris augmenten, administrar de manera eficaç tot el que passa a Power BI es pot tornar extremadament complex.

Per tot això, les empreses grans solen requerir la implementació de polítiques de data governance a Power BI per a poder governar de forma adequada l'entorn i evitar que el desordre i el descontrol acabin afectant la productivitat dels usuaris a Power BI.

És fonamental tenir en compte que la falta de mesures de data governance a Power BI pot:

• Provocar confusió
• Dificultar el control i l'administració de l'activitat per part dels managers o càrrecs directius
• Entorpir els fluxos de treball
• Interceptar l'intercanvi d'informació entre usuaris
• Alentir processos i operacions
• Comprometre la seguretat dels informes i les dades corporatives
• Disminuir la productivitat
• Comportar costos innecessaris

Power BI Data Governance: Reptes i problemàtiques

Desplegar un marc de data governance a Power BI no és fàcil, especialment perquè Power BI ens ofereix múltiples opcions d'administració dels actius: configuració de funcionalitats dins del tenant de la nostra organització, configuració de permisos administratius dins de cada àrea de treball o per cadascun dels assets que conté una àrea de treball, etc. La quantitat de diferents formes d'administrar el contingut pot arribar a ser aclaparadora i crear incongruències pel que fa a l'aplicació de mesures de governança i seguretat.

A més, l'entorn Power BI planteja una sèrie de reptes que dificulten la governança de l'entorn:

• En moltes ocasions, la publicació dels continguts en les àrees de treball o workspaces de Power BI no respon a les necessitats de l'organització, ja que les àrees de treball són bastant rígides pel que fa a la distribució de continguts.
• El portal de Power BI és bastant limitat en quant a opcions de personalització.
• La gestió de la seguretat a Power BI no està centralitzada i conté diferents nivells, cosa que ens obliga a acudir a diferents llocs per a configurar-la. Això pot arribar a alentir o paralitzar els desplegaments a Power BI.
• Power BI no ens proporciona informació relativa al model de dades: quines són les mètriques de l'informe, quines taules conté, etc. Per a accedir a aquesta informació hem de revisar cadascun dels nostres datasets. Això limita moltíssim la part de documentació tècnica dels actius.
• No existeix un encreuament entre els actius disponibles i les funcionalitats de negoci. És a dir, no podem segmentar o filtrar els continguts per unitats de negoci, àrees temàtiques, departaments, etc.

En aquest sentit, quan una organització vol aplicar mesures de data governance a Power BI se sol trobar amb una sèrie de desafiaments que, en massa ocasions, acaben comprometent la posada en marxa de les polítiques de governança.

Les principals àrees problemàtiques per a l'aplicació de polítiques de data governance a Power BI són:

• Dificultat per a gestionar la publicació dels continguts.
• Falta de convivència entre les necessitats globals de l'organització i les necessitats dels usuaris self-service BI.
• Dificultats per a garantir la seguretat dels continguts sense dificultar l'accés als mateixos i dotar d'autonomia als usuaris de negoci sense afectar la seguretat i la governança dels actius.
• Dificultat per a monitorar l'ús que els usuaris fan dels continguts publicats.
• Els usuaris de negoci són incapaços d'entendre els models de dades que han d'utilitzar per a desenvolupar informes.
• Complexitat per a relacionar objectivament la informació tècnica amb la informació funcional de negoci.

Com reforçar la governança a Power BI? El nostre approach: Power BI Data Governance

A Bismart hem desenvolupat la nostra pròpia proposta de data governance per a Power BI amb la intenció d'ajudar les organitzacions a solucionar les problemàtiques més habituals amb les quals es troben i construir un marc en el qual gestionar els actius Power BI, capacitar als usuaris, compartir informació i controlar l'activitat en l'entorn no només sigui fàcil, sinó també segur i productiu.

Es tracta d'un entorn de data governance que inclou múltiples serveis i solucions que resolen les necessitats dels 5 tipus de rols d'usuaris a Power BI:

• Administradors de seguretat
• Administradors d'accessos i continguts
• Autors
• Visualitzadors d'informes
• Usuaris Power BI i visualitzadors externs

En aquest sentit, les nostres solucions cobreixen les necessitats específiques dels múltiples escenaris i rols que conviuen a Power BI:

• Security Management permet als administradors de seguretat gestionar la seguretat de l'entorn de forma centralitzada i des d'un únic espai.
• Power BI Viewer habilita la visualització de tots els informes Power BI des d'un únic espai personalitzable, permet compartir un nombre il·limitat d'informes amb usuaris sense llicència Power BI i reforça la seguretat dels informes empresarials gràcies al seu sistema de concessió d'accessos.
• Power BI Analytics permet analitzar tota l'activitat registrada al Power BI Service de la teva organització sense límits de temps, d'usuaris, de capacitat o d'espais de treball. A través d'un mecanisme simple, flexible i segur podràs visualitzar i examinar l'activitat de tots els usuaris i espais de treball.
• Power BI Data Catalog autodocumenta els datasets de Power BI i els complementa amb descripcions funcionals i de negoci, promovent l'ús correcte dels mateixos i capacitant als usuaris de negoci, amb perfils poc tècnics, perquè puguin crear els seus propis informes sense ajuda tècnica.

A més...

• Oferim múltiples serveis de capacitació i adopció de Power BI per part d'usuaris self-service: webinars, formacions ad hoc, gamificació, servei de suport, etc.

Autodocumenta els datasets Power BI amb Power BI Data Catalog

Recentment, hem optimitzat el nostre hub de data governance per a Power BI amb una nova solució: Power BI Data Catalog. 

Amb aquesta eina podràs gestionar tota la documentació de Power BI de manera àgil, beneficiant tant als autors de models de dades de Power BI, com als usuaris de negoci que sempre tindran a mà la documentació necessària per a dur a terme informes i quadres de comandament sense ajuda tècnica. 

Comprova com funciona visualitzant el webinar de presentació de la solució!

Power BI Data Catalog documenta el contingut dels datasets de manera automàtica perquè els usuaris puguin veure i quantificar les mètriques, la quantitat de taules, columnes, tipus de dades... que contenen els datasets. Això capacita als usuaris self-service BI a l'hora de crear contingut i evita que es perdin en un model de dades que conté, per exemple, moltes mètriques. A més, ofereix informació als usuaris sobre les descripcions funcionals que poden utilitzar i que, en moltes ocasions, no es tenen en compte.

Amb Power BI Data Catalog podràs:

• Documentar el contingut dels datasets de manera automàtica.
• Identificar fàcilment els càlculs realitzats en el dataset, verificant la correcta nomenclatura i la informació funcional.
• Revisar els orígens de dades de cada taula per a tenir clar que estàs utilitzant les fonts apropiades per als teus informes.
• Revisar en un mateix espai tots els datasets d'interès, agrupar-los per temàtiques i tenir accés a tot un catàleg de documentació que inclou tant informació tècnica com funcional.

Els avantatges més destacats de Power BI Data Catalog són:

• Permet incloure descripcions i informació funcional a tots els elements d'interès -taules, columnes i mesures- de manera àgil, sense haver d'incloure cada descripció una per una.
• Habilita el monitoratge de bones pràctiques de modelatges de dades a Power BI.
• Permet inventariar tots els elements del model i destacar els elements clau per als usuaris de negoci perquè puguin desenvolupar nous continguts a partir de models de dades que ja han estat creats i certificats.

Conclusió

L'aplicació de mesures de data governance a Power BI és cada vegada més significativa, especialment per a aquelles companyies que tenen un nombre elevat d'informes, datasets i usuaris que treballen amb Power BI.

A Bismart hem desenvolupat el que creiem que és l'entorn corporatiu de data governance aplicable a Power BI més eficaç i fàcil de desplegar i mantenir. 

Vols més informació sobre alguna de les nostres solucions de data governance per a Power BI o tens algun dubte? Pots sol·licitar més informació, preguntar-nos qualsevol cosa o sol·licitar accés a la demo de les solucions a continuació:

Parlem?