Com enfocar i planificar projectes Power BI?

Moltes empreses es plantegen invertir en tecnologies per a millorar els seus processos de negoci sense tenir en compte que la implementació de noves eines corporatives de business intelligence requereixen de projectes de desplegament ben plantejats. En aquest article expliquem com plantejar i planificar projectes Power BI per a obtenir resultats òptims.

Power BI és una de les eines de business intelligence més utilitzades per les empreses i, segons l'últim Quadrant Màgic de Gartner, la millor plataforma analítica i de BI del mercat.

Power BI permet a les organitzacions transformar les dades en insights a través de l'anàlisi de dades i la visualització de dades. Un dels usos més habituals de Power BI en el món empresarial és la creació de quadres de comandament i reports corporatius que permeten als usuaris de negoci fer un seguiment del seu rendiment empresarial, treure conclusions sobre l'evolució de la seva activitat i, en última instància, prendre data-driven decisions.

En definitiva, Power BI és l'instrument que ens permet que les dades es converteixin en coneixement comprensible i preparat per a ser analitzat per qualsevol tipus d'usuari d'una empresa, tingui o no coneixements de data analytics o intel·ligència de negoci. En aquest sentit, Power BI fomenta la democratització de la informació en l'entorn corporatiu.

A Bismart, com a empresa partner Power BI de Microsoft, desenvolupem les nostres solucions de business intelligence amb aquesta eina i comptem amb un equip d'experts en analítica amb Power BI.

Com ja hem avançat, Power BI és una eina de business intelligence. Si bé es tracta d'una tecnologia, el seu adequat funcionament està vinculat a l'estratègia de negoci d'una empresa, als objectius empresarials establerts i a la informació disponible. Per tant, quan una companyia decideix començar a fer servir aquesta eina o bé hem de dur a terme un projecte específic amb Power BI, és important que tinguem clar que la posada en marxa de la tecnologia implica un projecte de desplegament i que, perquè el seu funcionament sigui l'adequat, és fonamental que el projecte sigui dut a terme amb l'enfocament correcte.

És essencial partir de la perspectiva adequada. Power BI és una tecnologia que ens ajuda a aconseguir alguna cosa. És a dir, és el mitjà, no la fi. El propòsit de qualsevol projecte Power BI no és que la tecnologia funcioni, és resoldre les necessitats empresarials latents i aconseguir que l'organització compleixi els objectius establerts una vegada la tecnologia s'ha habilitat.

A continuació, explorem els passos que hem de seguir i els requisits que hem de complir per a dur a terme un projecte Power BI.

Com enfocar i planificar projectes Power BI? Factors, requisits i passos a seguir

1. Definició de necessitats i objectius

El primer pas de qualsevol projecte Power BI és la reflexió sobre què volem aconseguir. És a dir, analitzar les nostres necessitats informatives i transformar-les en objectius de negoci i indicadors de rendiment que estructuraran el nostre projecte Power BI. 

A Bismart som experts en l'anàlisi de les necessitats informatives empresarials i en la definició d'aquesta mena de projectes. Trobaràs tota la informació que necessites sobre la relació entre els informes i quadres de comandament corporatius, els objectius de negoci i els indicadors de rendiment en la nostra guia 'Guia per a l'avaluació del rendiment i el pla estratègic d'una empresa'.

Descarrega la guia

La correcta definició dels objectius del projecte és crucial perquè els resultats siguin els desitjats. Si no definim bé les nostres necessitats i objectius de negoci en les primeres etapes, el projecte no funcionarà.

2. Plantejament del projecte: Objectius, abast i full de ruta

Una vegada tenim clar què volem aconseguir, hem de dur a terme el plantejament del projecte. En aquesta etapa, a més de les nostres necessitats, hem de considerar els altres factors que condicionen el projecte: els tempos  —quan necessitem que la solució estigui llesta— i el nostre pressupost.

• Necessitats informatives
• Objectius
• Abast del projecte
• Terminis
• Full de ruta: Etapes del projecte
• Pressupost

La concreció del plantejament i enfocament del projecte en relació amb les necessitats i objectius de la nostra estratègia és, segurament, el pas més important de qualsevol projecte Power BI. També és la part més complexa de qualsevol projecte i les empreses solen requerir de l'ajuda de consultories especialitzades.

3. Localització, preparació, definició i transformació de les dades

Evidentment, Power BI funciona mitjançant la ingesta de dades. Les dades són la matèria primera de l'eina i la seva preparació prèvia és fonamental.

Una vegada tenim clar què volem aconseguir amb el projecte, és necessari localitzar i avaluar les dades que necessitem, tenint en compte el seu format, qualitat, fiabilitat, accessibilitat i les possibilitats d'integració de les fonts de dades.

Per tal que les dades estiguin llestes per a ser emprades, és probable que hagin de ser transformades: divides en taules, en vistes, normalitzar-les, etc. Aquest pas és crucial perquè el software, en aquest cas Power BI, pugui processar les dades. 

És molt important tenir clar que la qualitat de les nostres decisions depèn de la qualitat de les nostres dades. Per tant, l'etapa de preparació de les dades condicionarà significativament l'èxit del projecte Power BI.

4. Convertir les dades en coneixament

Una vegada les dades estan llestes per a ser utilitzades ja es poden transformar en informació:

• Contextualitzar-les: d'on surten, quan es van generar i per què són importants.
• Categoritzar-les: Definir paràmetres i mesures per a poder classificar-les i mesurar-les.
• Processar-les i condensar-les amb pautes d'agregació.
• Corregir-les: eliminar imprecisions, possibles duplicacions, errors, etc.

Aquestes operacions es poden dur a terme a través de diferents processos i tecnologies segons l'abast del projecte, la quantitat i el format de les dades i el nombre de transformacions requerides. Triar bé les operacions que es duran a terme, els processos i les eines que es faràn servir tenint en compte els objectius establerts i el pressupost de la companyia és un pas clau.

Una vegada les dades passen a ser informació, els analistes i científics de dades podran transformar aquesta informació en coneixement a través de càlculs, comparacions entre dades, buscant relacions i patrons entre els conjunts de dades, etc.

La transformació de les dades en coneixement inclou molts micro-processos de gestió de les dades i definició de les seves dimensions, les relacions entre elles i els indicadors de rendiment i KPIs.

Quan una companyia duu a terme un projecte Power BI, sol comptar amb l'ajuda i l'acompanyament de consultors que faciliten aquestes tasques. No obstant això, quan el projecte ja està en marxa, és molt habitual que amb el temps algunes de les definicions, mètriques i indicadors dels conjunts de dades hagin de ser modificats i/o actualitzats. Per això, a Bismart comptem amb dues solucions úniques que automatitzen aquest procés:

• Indicators & Dimensions Definition Tool: Entorn on els usuaris poden consultar de quins indicadors i dimensions disposen, així com de les seves metadades i saber per què dimensions poden analitzar cadascun dels indicadors.
• Power BI Data Catalog: Eina que autodocumenta els datasets de Power BI i els complementa amb descripcions funcionals i de negoci, promovent el seu ús adequat i capacitant als usuaris de negoci perquè puguin crear els seus propis informes sense ajuda tècnica.

5. Implementació tècnica

Una vegada hem definit el full de ruta del projecte i les dades estan preparades, podem dur a terme la implementació tècnica del projecte, que contempla activitats de disseny tècnic, construcció, control de qualitat i posada en marxa dels resultats de la fase en qüestió.

Aquesta és l'etapa en la qual Power BI adquireix més protagonisme i tots els passos fets anteriorment comencen a cobrar sentit dins l'entorn Power BI.

6. Avaluació de resultats

Després de la posada en marxa del projecte és fonamental comprovar que s'han aconseguit els objectius establerts i que la implementació de la solució satisfà les nostres necessitats. Avaluar els resultats és imprescindible per a evitar decepcions al llarg del temps i poder corregir el que sigui necessari abans que sigui massa tarda.

7. Training i capacitació dels usuaris

Com ja hem esmentat, Power BI compleix un paper important quant a la democratització de les dades en els entorns corporatius. Permet que usuaris que no tenen expertise en analítica o en tecnologies d'anàlisis de dades i BI, puguin treballar amb les dades, aprofitar-les i aplicar la intel·ligència de negoci.

No obstant això, si ens enfrontem a un projecte Power BI en el qual participaran usuaris que mai han fet servir l'eina, és molt probable que hàgim de reforçar el projecte amb una o dues sessions de formació en la solució en la qual, no només ensenyarem als professionals a fer servir l'eina, sinó que també podem aprofitar el nostre coneixement per a capacitar-los, donant-los consells ensenyant-los les millors pràctiques d'ús.

• No et pots perdre: Les 21 millors pràctiques per a la creació d'informes a Power BI

8. Manteniment i gestió del canvi 

A l'inici d'aquest article ja hem avançat que un projecte Power BI està estretament vinculat als objectius de negoci d'una empresa. Evidentment, amb el temps, l'estratègia de negoci de les empreses evoluciona i, per tant, també ho fan les necessitats informatives, els objectius de negoci i els indicadors de rendiment.

En conseqüència, la gran majoria de projectes Power BI requereixen de manteniment —correctiu i/o evolutiu— i d'una estratègia de gestió del canvi. La preparació d'activitats transversals per a la supervisió del correcte grau d'avanç del projecte, tant en temps com en qualitat, i la realització dels canvis que siguin necessaris marquen la diferència entre un projecte de Power BI de llarg recorregut i un projecte que deixarà de ser útil després d'un any de la seva posada en funcionament.

Estàs preparat per a encarar el teu pròxim projecte Power BI?

En aquest article hem explicat els factors de risc i d'èxit més significatius a l'hora de plantejar i planificar projectes Power BI. No obstant això, aquest tipus de projectes són complexos i les consideracions a tenir en compte poden variar. 

A Bismart som experts en el desenvolupament i posada en marxa de projectes Power BI, oferint la cobertura completa de totes i cadascuna de les etapes del projecte.

Volem ajudar-te! Si tens qualsevol dubte, necessites més informació sobre aquesta mena de projectes o simplement t'agradaria comentar-nos alguna cosa, no dubtis en contactar-nos.

Parlem?