L'èxit o fracàs d'un projecte d'implementació d'un quadre de comandament depèn d'una sèrie de requisits i factors. Descobreix-los aquí!
El quadre de comandament o dashboard és una eina imprescindible per al bon funcionament d'una empresa. No obstant això, perquè la seva implementació sigui adequada, hem de tenir en compte una sèrie de factors i requisits.
Els quadres de comandament són eines vinculades a l'estratègia de negoci global d'una companyia, així com a les estratègies concretes dels diferents departaments i unitats de negoci. El quadre de comandament o dashboard és la tecnologia que permet a les empreses fer un seguiment de la seva activitat empresarial i monitorar els objectius de negoci establerts a través d'indicadors de rendiment. L'anàlisi de dades juga un paper fonamental en les empreses i el quadre de comandament és, bàsicament, l'instrument que permet als encarregats de prendre decisions pilotar l'organització.
No obstant això, la implantació d'un quadre de comandament en una organització ha de ser un procés de millora continuada. Les estratègies i l'activitat empresarial estan en constant evolució i, per tant, els quadres de comandament han de ser revisats periòdicament i aplicar els canvis necessaris per a adaptar-los als nous objectius empresarials i a les circumstàncies del moment.
Per altra banda, és important tenir en compte que l'adopció i posada en marxa d'un dashboard no és immediata i requereix d'un període d'adaptació per a assegurar que el seu funcionament, anàlisi, disseny i usabilitat estan alineats amb les necessitats de la companyia i que els usuaris de negoci que faràn servir el quadre de comandament saben com utilitzar-lo degudament.
L'acolliment de qualsevol nova solució tecnològica planteja uns certs reptes i requereix d'una sèrie de requisits perquè la seva implementació sigui adequada i el projecte sigui reeixit.
Els 10 factors a considerar abans d'implementar un quadre de comandament
1. La qualitat de les nostres dades
En primer lloc, abans d'implementar un quadre de comandament hem de tenir en compte que un dashboard no és una eina màgica. És a dir, el quadre de comandament depèn de les nostres dades i de la data quality d'aquestes. Perquè el quadre de comandament compleixi amb els objectius que s'han establert a la seva implementació, és fonamental que les dades que executa siguin de qualitat.
Al cap i a la fi, la qualitat de les nostres decisions depèn de la qualitat de les nostres dades. En aquest sentit, la qualitat dels resultats del nostre quadre de comandament també depèn de la qualitat de les nostres dades.
2. La correcta definició dels indicadors
Una vegada hem assegurat la disponibilitat i qualitat de les nostres dades, és de vital importància fer una correcta definició dels indicadors de rendiment que construiran el storytelling i l'anàlisi del nostre quadre de comandament.
La definició i establiment d'indicadors de rendiment i KPIs és, sens dubte, un dels passos més complexos i alhora més decisius de la nostra estratègia de business intelligence i del monitoratge de la nostra activitat empresarial. Els indicadors de rendiment estan vinculats als objectius de negoci de la nostra companyia i, per tant, la seva correcta definició determinarà el correcte seguiment de l'activitat.
3. Quantitat d'indicadors de rendiment
Més enllà del contingut dels indicadors, també és important anar amb compte amb la quantitat d'indicadors. Un quadre de comandament amb massa indicadors pot dificultar la correcta lectura i enteniment del progrés de la nostra activitat. Per contra, un dashboard amb pocs indicadors ens oferirà una visió esbiaixada del compliment dels nostres objectius.
En aquest sentit, és crucial parar atenció al que volem monitorar i plasmar-ho a través del nombre d'indicadors adequat segons les nostres necessitats.
4. Lectura del quadre de comandament: aproximació top-down
En relació amb el punt anterior, és fonamental que el nostre quadre de comandament sigui construït mitjançant una aproximació top-down, que ens mostrarà en primera línia de visió els indicadors de rendiment més importants i en segon lloc els indicadors més específics.
L'aproximació top-down construeix un retrat de l'activitat partint dels aspectes més estratègics i habilita l'exploració en profunditat perquè els usuaris de negoci puguin aprofundir i arribar fins al punt de partida de la dada.
5. El tipus de quadre de comandament
Com ja hem avançat, les organitzacions solen disposar de diversos quadres de comandament, ja que no tots els quadres de comandament serveixen per al mateix.
Existeixen diferents tipus de quadres de comandament i el seu disseny i contingut depèn del que analitzen i del seu propòsit.
En termes generals, diferenciem entre 4 tipus de quadres de comandament:
- Quadre de Comandament Integral
- Quadre de comandament executiu
- Quadre de comandament analític
- Quadre de comandament operatiu
6. Implicació dels alts càrrecs
La implicació de l'equip de direcció i dels alts càrrecs estratègics de l'empresa en les fases inicials i les fases finals del projecte d'implementació del dashboard és fonamental.
El quadre de comandament reflecteix l'estratègia empresarial i, per tant, l'equip de direcció de l'empresa ha de revisar i validar l'establiment dels objectius de negoci, la definició dels indicadors i l'aproximació general del quadre de comandament. D'altra banda, en les etapes finals del projecte, els alts càrrecs seran els encarregats de corroborar que el dashboard compleix els objectius establerts, que està ben construït, que ofereix la lectura adequada i que el seu disseny i usabilitat són els adequats.
7. Formació de l'equip i els usuaris finals
Un quadre de comandament és una eina interactiva i el seu funcionament està vinculat a la interacció per part de l'usuari. És a dir, els usuaris finals han de tenir la capacitat de poder interaccionar amb el quadre de comandament, a més de poder entendre les dades i el retrat que ofereix.
Existeixen moltes tecnologies a través de les quals crear i implementar dashboards. En aquest sentit, perquè la inversió dedicada al quadre de comandament sigui productiva, és recomanable que vagi acompanyada d'una formació específica als usuaris finals. És important que la formació no només contempli els aspectes purament tècnics del quadre de comandament, sinó que també hem de capacitar als empleats perquè puguin entendre les dades, els indicadors de rendiment i treure conclusions a partir de l'eina.
8. Usabilitat del quadre de comandament
La usabilitat juga un paper fonamental en la capacitació dels usuaris a l'hora de treballar amb una eina. Els usuaris finals d'un quadre de comandament solen ser usuaris de negoci amb pocs coneixements tècnics. Per tant, és imprescindible que el nostre quadre de comandament disposi dels criteris d'usabilitat adequats segons el nivell de coneixement tècnic dels usuaris que el faràn servir.
9. Interoperabilitat de les plataformes corporatives
Un dashboard forma part d'un flux de dades que va des de la recopilació de les dades fins a la presa de data-driven decisions. En aquest flux intervenen un gran nombre de sistemes, softwares i tecnologies que han d'estar connectades entre elles perquè el flux no es vegi interromput.
La interoperabilitat del nostre quadre de comandament amb la resta de plataformes i sistemes corporatius és essencial perquè el projecte funcioni adequadament.
10. Real-time data i actualització del dashboard
Com ja hem avançat, un quadre de comandament no ha de ser estàtic, ja que està vinculat a l'activitat i estratègia empresarial, que canvien constantment.
En aquest sentit, és de vital importància que apostem per un dashboard que contempli i faciliti l'actualització de les dades, els indicadors de rendiment i fins i tot el disseny quan sigui necessari.
Evidentment, les dades del quadre de comandament s'han d'actualitzar automàticament i, a més, és recomanable que el nostre dashboard tingui la capacitat d'establir alertes que ens avisin quan es detecti alguna anomalia en la nostra activitat.
Conclusió
En termes generals, la correcta implementació d'un quadre de comandament o dashboard depèn de diversos factors que hem de considerar abans de fer una inversió.
Més enllà dels punts esmentats en aquest article, és fonamental que les companyies s'informin sobre les diferents tecnologies de creació i posada en marxa de quadres de comandament i s'assegurin que la solució per la qual apostaran té les capacitats necessàries per a complir amb els objectius establerts.
A Bismart, empresa partner Power BI de Microsoft, desenvolupem els nostres quadres de comandament amb Power BI, la tecnologia líder del Quadrant Màgic de Gartner i la que ofereix millors capacitats per al desenvolupament de quadres de comandament òptims i adaptables a les necessitats concretes de cada organització.
