Què és un KPI, com pot ajudar-te a optimitzar el teu rendiment empresarial i com es calcula? Accedeix a exemples de KPI i a la nostra guia descarregable.
Els KPI o indicadors clau de rendiment s'han convertit en un element imprescindible per l'activitat empresarial. La gran majoria d'empreses ja basen els seus objectius estratègics, plans estratègics i plans d'acció en KPI. No obstant això, no emprar els KPI adequats, malentendre el plantejament dels indicadors o no saber com utilitzar-los, pot resultar contraproduent pels negocis.
La rellevància dels KPI en el món empresarial va començar a proliferar a partir del descobriment del Quadre de Comandament Integral (QCI) de Kaplan i Norton a la dècada dels 90. El QCI va suposar un canvi de paradigma en l'avaluació del rendiment empresarial. Prèviament a la seva aparició, les empreses avaluaven el seu rendiment des d'una perspectiva únicament financera.
Quadre de Comandament Integral (QCI)
El Quadre de Comandament Integral (QCI) o Balanced Scorecard (BSC) en anglès, és una eina d'anàlisi de rendiment que pondera l'activitat empresarial en relació amb els objectius i estratègies de negoci i permet entreveure l'evolució del negoci a llarg termini. En el pròleg de The Balanced Scorecard: Translating Strategy in Action, Kaplan i Norton explicaven el propòsit del seu model: "Movilitzar a la gent cap al ple compliment de la missió, a través de canalitzar les energies, habilitats i coneixements específics a l'organització cap a l'assoliment de metes estratègiques de llarg termini. Permet tant guiar el rendiment actual com apuntar al rendiment futur. [...] El QCI és un robust sistema d'aprenentatge per provar, obtenir realimentació i actualitzar l'estratègia de l'organització. És el sistema de gestió perquè les companyies inverteixin a llarg termini en clients, empleats, desenvolupament de nous productes i sistemes. [...] Canvia la manera en què es mesura i gestiona un negoci."
Avui en dia existeixen múltiples tipus de KPI per qualsevol àmbit de l'activitat empresarial. Tot i això, la diversitat d'indicadors no sempre és productiva. De fet, i tal com ja recomanaven Kaplan i Norton, utilitzar masses KPIs pot comportar resultats adversos, ja que fixar-se en els KPIs inapropiats implica la generació de soroll que dificulta la comprensió de la informació realment rellevant.
Per tot això, és fonamental que les companyies comencin a reflexionar sobre els indicadors de rendiment que utilitzen. I és que, definir KPIs va molt més enllà de la selecció d'uns quants indicadors. Els KPI han d'estar integrats dins del pla estratègic i el pla d'acció d'una companyia i estar estretament relacionats amb els objectius empresarials.
Bismart ha elaborat una 'Guia per a l'avaluació del rendiment i el pla estratègic d'una empresa' on expliquem tot el que necessites saber sobre el QCI, KPIs, objectius estratègics, plans d'acció i indicadors de rendiment. Descarrega-la a continuació:
Què és un KPI?
Un KPI (Key Performance Indicator) o indicador clau de rendiment és una mesura utilitzada per ponderar el rendiment de l'activitat empresarial. Sorgeix de l'anàlisi de dades i està relacionada amb els objectius i estratègies de negoci definides, en la mesura en què s'empra per calcular el grau de compliment dels objectius establerts i comparar la situació actual amb la desitjada.
KPI: Exemples i tipus de KPIs i indicadors de rendiment
Com ja s'ha mencionat, existeixen una gran quantitat de KPI i cada un pondera un aspecte concret de l'activitat empresarial. Els KPIs més utilitzats en vendes, per exemple, no tenen res a veure amb els aplicats pel departament financer. De fet, els KPI financers són els més distintius, rígids i fàcils d'interpretar. En altres àrees de negoci, en canvi, l'aplicació de KPI i la seva posterior interpretació pot variar segons l'enfocament. Precisament per això és tan important establir preceptes comuns i compartits en tota la companyia sobre la manera de calcular i analitzar els KPI.
Els indicadors de rendiment poden ser operatius, tàctics o estratègics:
- Indicadors operatius: Vinculats a l'operativitat de l'empresa. Mesuren l'eficiència de les operacions i activitats diàries de l'empresa en relació amb els paràmetres d'eficiència operacional establerts per la companyia. Són els que es mesuren a més curt termini.
- Indicadors tàctics: Fan un seguiment dels requeriments, problemes i oportunitats de millora del negoci amb l'objectiu de controlar els processos establerts per millorar el rendiment del negoci. Solen ser de curt-mig termini.
- Indicadors estratègics: Ponderen el compliment dels objectius estratègics definits i, per tant, solen ser de llarg termini.
Una altra forma de classificar els tipus d'indicadors de rendiment —no excloent— és segons si són de benefici, de cost o de precisió:
- De benefici: Mesuren l'aportació de benefici d'una activitat, acció o estratègia empresarial. Com més alt sigui el valor de l'indicador, millor.
- De cost: Mesuren el cost que suposa a la companyia una activitat, acció o estratègia empresarial. Com més baix sigui el valor de l'indicador, millor.
- De precisió: Mesuren la precisió amb la qual s'ha dut a terme una activitat, acció o estratègia empresarial. Per exemple, el nivell d'incidències d'una operació concreta. En aquest cas, com més pròxim a 0 sigui el resultat, millor.
Si vols veure exemples de KPI i saber com es calculen, descarrega la 'Guia per a l'avaluació del rendiment i el pla estratègic d'una empresa'.
KPI en l'era de les dades i la tecnologia
La tecnologia ha contribuït a la divulgació i simplificació de l'ús de KPI. Les noves eines tecnològiques faciliten l'avaluació del rendiment empresarial i el càlcul de KPIs i altres indicadors de rendiment. Els sistemes d'automatització i computació de dades, el data warehousing i les eines d'anàlisi i visualització de dades com Power BI, simplifiquen aquesta tasca a la vegada que produeixen resultats molt més fiables. En aquest sentit, l'avaluació del rendiment empresarial està vinculada a la cultura data-driven de les organitzacions. Com més habituades estan les empreses a treballar amb dades i a dur a terme bones pràctiques de dades, més funcionals i fidedignes seran els seus KPI. Per altra banda, la forma de calcular KPI també ha permutat, sent ara els càlculs pràcticament automàtics gràcies a l'ús de quadres de comandament.
Vols optimitzar els teus quadres de comandament? Llegeix el post: 'Quadres de comandament: 12 Tips que no pots obviar en crear un dashboard'
Per altra banda, l'expansió i evolució de les dades i del machine learning i la seva penetració en les esferes empresarials estan transformant la funció dels indicadors de rendiment en aquests entorns. Els conjunts de dades referenciats en els KPI poden emprar-se per preveure tendències futures de rendiment a través del machine learning. Michael Schrage i David Kiron, expressen, en l'informe Leading With Next-Generation Key Performance Indicators que el machine learning està "preparat per influir radicalment en la forma en què els executius utilitzen els KPI, supervisant i estimulant el creixement."
La relació entre KPI i data-driven decisions
Els KPI són essencials per adquirir una comprensió exhaustiva del rendiment i estat del negoci i, en conseqüència, poder prendre les decisions empresarials oportunes basant-nos en dades fidedignes sobre el rendiment de la nostra organització (data-driven decisions).
Són, bàsicament, una font de coneixement que permet als empresaris obtenir una visió global de la situació del negoci, identificar punts de millora, descobrir estratègies o accions més eficients, etc. Tanmateix, els KPI poden arribar a manifestar bones i males pràctiques o elements clau de l'activitat empresarial que no s'estaven tenint en compte. L'objectiu dels KPI és, en última instància, impulsar el canvi i la millora dins de l'ecosistema empresarial. Si no analitzem el que fem, és impossible saber què estem fent bé o malament i, en conseqüència, transformar la nostra conducta cap a accions més convenients.
En definitiva, els indicadors de rendiment són una part essencial de l'anàlisi del rendiment empresarial, així com de la definició d'estratègies i objectius de negoci. Pràcticament totes les empreses ja empren indicadors de rendiment i KPIs. No obstant això, moltes companyies seleccionen els KPI que creuen més adequats sense parar atenció a la concepció de l'estratègia i activitat empresarial que, en efecte, haurien de ser la matèria primera dels indicadors.
