Descobreix com utilitzar Power BI per a la gestió de projectes i com aprofitar el BI i el reporting avançat per a un millor control dels projectes.
La gestió de projectes és una tasca complexa que implica coordinar diversos elements com el pressupost, el cronograma, l'abast i els riscos del projecte. Per a dur a terme aquesta tasca de manera eficient, es requereix d'eines que permetin controlar l'estat dels projectes. Parlem de Power BI per a la gestió de projectes.
En aquests moments, moltes corporacions treballen per projectes, la correcta administració dels quals és de gran importància per al compliment dels objectius establerts.
Per a poder dur a terme una gestió adequada dels projectes, comptar amb una capacitat d'anàlisi eficient resulta crucial.
Tot i que existeixen moltes empreses les operacions de les quals depenen de projectes, la majoria no acaben d'estar plenament satisfetes amb la seva capacitat d'anàlisi de dades i és que, la gestió d'operativa dels projectes planteja desafiaments.
Per a una gestió adequada dels projectes, és necessari abordar els següents reptes a nivell d'analítica i d'informació:
- Visió general: categoritzar els projectes i agrupar-los en diferents dimensions (per exemple, línia de negoci, producte, zona geogràfica, sector, criticitat, etc.).
- Anàlisi de les diferents dimensions: analitzar aspectes com les empreses dins del mateix grup, línies de negoci, productes, clients, diferents sucursals, venedors, partners, etc. És clau saber qui és el responsable de la categorització, establir objectius clars i monitorar els resultats.
- Control individual dels projectes: portar un control de les finances, terminis, riscos i rendibilitat de cada projecte. Aquesta tasca sol recaure en el Project Manager.
La majoria de les aplicacions de control de projectes se centren en la tercera variable, el control individual del projecte, i posen poc èmfasi en el reporting d'alt nivell que resulta crucial per als directors d'operacions, CFOs o altres perfils d'alta responsabilitat.
Per a aconseguir una anàlisi integral d'un projecte i la seva gestió, les eines de reporting i de business intelligence resulten de gran ajuda.
L'ús d'eines de BI està molt estès en tots els sectors empresarials pel fet que resulten de gran ajuda per a la presa de decisions basades en dades (data-driven decisions). No obstant això, el seu aprofitament per a la gestió de projectes no està del tot explotat.
Les oportunitats d'utilitzar eines de Business Intelligence (BI) són il·limitades, depenent de les necessitats i objectius de cada empresa. D'altra banda, en aquests moments, existeix una gran oferta d'eines de BI en el mercat. No obstant això, segons Gartner, Power BI és la plataforma líder en analítica i BI. En Bismart, com partner de Microsoft en Power BI, utilitzem aquesta eina per a la gestió de projectes.
Com gestionar projectes amb Power BI?
La gestió de projectes amb Power BI ofereix una sèrie d'avantatges que faciliten la tasca del Project manager. Una dels principals avantatges és l'alta personalització que permet adaptar els informes a les necessitats de cada projecte i de cada usuari final.
Power BI és una de les eines més avançades a nivell de visualització de dades, oferint una gran varietat de visuals especialitzats com a diagrames de Gantt, línies de temps i matrius de riscos.
No obstant això, en aquells projectes amb moltes persones implicades o en els quals múltiples persones han de fer un seguiment d'aquest, la gestió del projecte es pot complicar si no s'estableixen les polítiques de governança adequades en Power BI.
Power BI té limitacions importants a nivell de gestió i de data governance que, segons les característiques del projecte i l'organització involucrada, poden impedir la correcta gestió dels accessos a les dades i als informes relatius al projecte, així com comprometre la seguretat de les dades i dificultar l'administració dels continguts i l'activitat dels usuaris.
En aquests casos, en Bismart recomanem l'ús de Power BI Viewer i Power BI Analytics.
- Power BI Viewer és una solució per a Power BI que amplia les funcionalitats de seguretat i data governance en l'entorn Power BI. A més, la solució permet que un nombre il·limitat d'usuaris puguin visualitzar els informes mitjançant una sola llicència Power BI Pro —sense la solució, els usuaris requeriran d'una llicència Pro per usuari—. Per a organitzacions amb múltiples usuaris que han de consultar els informes, aquesta capacitat suposa un enorme estalvi de costos.
- Power BI Analytics és un entorn d'anàlisi exclusiva per a Power BI que ofereix la possibilitat d'analitzar tot el registre d'activitat en el servei de Power BI d'una organització, sense restriccions de temps, usuaris o espais de treball. L'eina registra automàticament i emmagatzema tot l'historial d'activitat en un repositori de dades privat de l'organització.
Power BI - Gestió de projectes: Passos previs
Abans de passar a l'àmbit de la creació d'informes i quadres de comandament a Power BI per a poder controlar el projecte, és necessari que les dades estiguin integrades, estructurats, consolidats i que, evidentment, siguin accessibles.
És a dir, prèviament a la creació d'informes per a la gestió de projectes amb Power BI, es necessita dur a terme tot un flux de processament de les dades que pot incloure diverses o tots els següents passos, en funció dels actius de dades de l'empresa i el seu nivell de profunditat:
- Integració de les dades
- Neteja de les dades
- Transformació de les dades
- Validació de les dades
- Polítiques de data quality
- Polítiques de data governance
Creació d'informes per a la gestió de projectes amb Power BI
Després del processament de les dades, es pot començar a treballar en el reporting, començant pel modelatge de dades, que inclou l'establiment de les mètriques i indicadors a analitzar, sempre vinculats als objectius del projecte.
A la vegada, s'han d'establir les dimensions dels indicadors de rendiment o KPIs.
Per a afrontar aquesta tasca, Bismart compta amb l'eina Indicators & Dimensions Definition Tool, que facilita el procés i permet als usuaris consultar sobre quines dimensions estan basats els indicadors de rendiment.
Per a empreses que disposen de molts datasets, és fonamental que aquests estiguin ben documentats i etiquetats. A més, és important que comptin amb descripcions perquè els usuaris sàpiguen amb quines dades estan treballant, on estan emmagatzemats, d'on provenen, quines modificacions s'han fet en el dataset, etc.
Bismart recomanem l'ús de Power BI Data Catalog per a facilitar la gestió de tot aquest procés que, en cas de disposar de molts datasets, es pot complicar enormement.
Power BI Data Catalog automatitza el procés de documentació dels datatsets vinculats a Power BI, complementant-los amb descripcions funcionals i de negoci perquè els usuaris de negoci puguin treballar en Power BI sense ajuda tècnica o del departament de IT.
Beneficis d'utilitzar Power BI per a la gestió de projectes
En l'àmbit de la gestió de projectes, les eines de BI com Power BI ens permeten monitorar els aspectes crítics dels nostres projectes, podent analitzar la salut general del nostre projecte d'un simple cop d'ull.
En primer lloc, Power BI ens ajuda a obtenir respostes a les preguntes bàsiques sobre l'acompliment d'un projecte empresarial: S'estan complint les previsions de cost, termini i abast? Quants riscos actius hi ha en aquest moment?
Mitjançant un únic dashboard, podem visualitzar diferents indicadors globals relacionats amb l'estat dels nostres projectes (costos, abast, cronograma, riscos, incidències, etc.). Si es detecten problemes o desviacions respecte a les previsions, podrem aprofundir en nivells de major detall en només un clic.
Per exemple, si el panell mostra alguna variació en el termini d'un projecte, podem seleccionar aquest projecte en particular i veure on s'està produint aquest retard, la qual cosa ens permet prendre mesures correctives.
Algunes dels avantatges més destacables d'utilitzar Power BI per a la gestió de projectes són:
- Permite monitorizar de forma rápida el estado del porfolio de proyectos, a la vez que se puede interactuar para acceder al nivel de detalle que se requiera.
- Permet monitorar de manera ràpida l'estat del porfolio de projectes, alhora que es pot interactuar per a accedir al nivell de detall que es requereixi.
- Ofereix una alta personalització per a adaptar-se a totes les necessitats, des dels gràfics i taules fins a les mètriques clau i els indicadors de rendiment.
- En un sol lloc es poden integrar la informació de diversos orígens i connectar-la entre si (programació, costos, anàlisis de riscos..) per a obtenir una visió completa del projecte.
- Permet crear i compartir informes i quadres de comandament interactius, facilitant la comunicació i col·laboració entre els membres de l'equip.
- Permet generar alertes en temps real perquè els usuaris puguin actuar immediatament davant qualsevol problema o desviació.
- Permet la identificació avançada de riscos i la presa de decisions informades gràcies a la visualització de dades històriques i actuals en una mateixa plataforma.
- Proporciona una visió general del projecte, permetent detectar tendències, patrons i relacions entre els diferents projectes i àrees de l'empresa.
Conclusió
En resum, Power BI és una eina molt útil per a la gestió de projectes, ja que permet integrar en un únic lloc tota la informació rellevant per a l'estat del projecte, oferint una visió general i la possibilitat d'aprofundir en anàlisis més exhaustives de manera interactiva.
D'altra banda, permet als responsables dels projectes un nivell de gestió i control superior que va més enllà del control individual dels projectes mitjançant capacitats de reporting d'alt nivell.
