A medida que un negocio crece, es importante evaluar sus procesos para confirmar que están generando los resultados esperados. Muchas empresas todavía utilizan formas de trabajar anticuadas, lo que les hace perder mucho tiempo y recursos. Que una tarea se haya hecho siempre de una forma determinada no significa que no pueda cambiarse por un proceso más eficiente.
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En el lugar de trabajo actual, la automatización es una de las mejores maneras de hacer más eficientes estos procesos de negocio anticuados. Con la tecnología podemos gestionar tareas repetitivas automáticamente, de forma que el tiempo de los miembros del equipo pueda utilizarse para tareas de más valor.
La tecnología permite, también, integrar los varios software que se utilizan en una empresa. De esta forma, la compañía puede contar con un solo lugar en el que llevar a cabo procesos de negocio, así como generar y almacenar datos que pueden consultarse y analizarse de forma transversal.
Antes de implementar la automatización de procesos y la integración como formas de optimización, debemos analizar los procesos actuales. Para ello debemos contar con datos de calidad a partir de los cuales crear informes y dashboards informativos y que nos permitan conseguir insights. A partir de estos insights podremos tomar decisiones informadas acerca de cuál de los procesos es más urgente optimizar y qué resultados se quieren obtener, entre otros. Una vez se han tomado estas decisiones deben realizarse los cambios necesarios. En este punto se implementan la automatización y la integración. Finalmente, se analizan los resultados. Esta etapa consiste en comprobar si el nuevo proceso es funcional y si cumple con los objetivos establecidos al realizar el análisis.
Dada la importancia de la optimización de los procesos y el hecho de que la mejora continua es un hecho en la actualidad, muchas organizaciones se decantan por el uso de automatizaciones e integraciones. El uso de la automatización y la integración como práctica puede ser la base y el impulsor del éxito que garantice que una organización establezca la optimización de procesos como cultura empresarial.
Por sobre de todo, es innegable que la optimización de cualquier proceso pasa por la utilización efectiva de los datos que genera la empresa. Disponer de datos de buena calidad, recopilados con unos objetivos y unos estándares definidos es la clave para que cualquier intento de mejorar los procesos empresariales sea un éxito.