Power BI: Incremento de Precios, Nuevas Licencias y Cómo Ahorrar

La subida de precios de Power BI en abril de 2025 ha generado un impacto significativo en los presupuestos de TI de las empresas.

El aumento en las tarifas obliga a los responsables de negocio y managers a replantear su modelo de licenciamiento y buscar alternativas para ahorrar en licencias de Power BI sin renunciar a la analítica de datos.

En este artículo te contamos cómo este cambio impacta a las organizaciones y cómo Power BI Viewer puede ayudarte a reducir costes, ampliar el uso de Power BI y sacar el máximo partido a tu inversión en Business Intelligence.

Subida de Precios de Power BI: ¿Cuánto Aumentan Las Licencias en 2025?

Desde el 1 de abril de 2025, Microsoft ha incrementado el precio de las licencias de Power BI:

• Power BI Pro: de 10 USD a 14 USD por usuario/mes (+40%).
• Power BI Premium por Usuario (PPU): de 20 USD a 24 USD por usuario/mes (+20%).

Este ajuste, el más alto en casi una década, puede representar miles de euros adicionales al mes para organizaciones con un gran número de usuarios. Una empresa con 100 usuarios Pro, por ejemplo, pasa de pagar 1.000 USD/mes a 1.400 USD/mes.

Además, la introducción de Microsoft Fabric ha modificado el modelo de licenciamiento, fusionando funcionalidades y sustituyendo licencias tradicionales de Power BI por capacidades Fabric. Esto añade complejidad y costes que las empresas deben afrontar.

Cambios en los Precios de Power BI: ¿Cómo Afectan a tu Empresa y Qué Puedes Hacer?

Ante esta nueva casuística, muchas compañías deben justificar mejor el uso de Power BI, revisar quién realmente necesita una licencia completa y buscar modelos más rentables que mantengan el acceso a la información sin comprometer el presupuesto.

Una de las soluciones emergentes más eficaces es Power BI Viewer, una plataforma que permite a las empresas mantener la experiencia analítica de Power BI sin necesidad de adquirir licencias individuales para cada usuario.

¿Qué es Power BI Viewer y Cómo Funciona?

Power BI Viewer es una plataforma web de visualización de informes Power BI, basada en Power BI Embedded, que permite acceder a cuadros de mando y reports sin necesidad de licencias individuales.

La solución ha sido específicamente diseñada para que las empresas puedan ahorrar costos en Power BI a la vez que optimizan la gestión de la plataforma.

Su arquitectura se basa en dos tipos de usuario:

• Usuarios lectores: acceden a un portal unificado donde pueden consultar informes organizados por área, departamento o categoría, sin necesidad de licencia Power BI.
• Usuarios administradores: disponen de un área de Back Office para gestionar espacios de trabajo, permisos, exportaciones, categorización de informes y más.

En resumen, Power BI Viewer convierte una única licencia Power BI Embedded en una solución escalable y personalizada para toda la organización.

Beneficios de Power BI Viewer Para Empresas Que Buscan Reducir Costes en Power BI

1. Ahorro significativo en licencias de Power BI

Uno de los principales valores de Power BI Viewer es su capacidad para reducir drásticamente los costes asociados a las licencias de Power BI. En lugar de requerir una licencia Power BI Pro para cada usuario lector, Power BI Viewer permite centralizar el consumo de informes mediante una única licencia de Power BI Embedded, con un modelo de coste basado en capacidad (horas de uso) y no en número de usuarios.

Por ejemplo:

• Una licencia Embedded básica (~600 €/mes) puede configurarse para operar únicamente en horario laboral (8 h/día, 5 días a la semana), lo que reduce el coste efectivo a ~200 €/mes.
• Comparado con 50 usuarios con licencia Pro (14 USD/mes por usuario), el ahorro mensual puede superar fácilmente los 400 €, aumentando exponencialmente a medida que crece el número de usuarios lectores.

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2. Compartición ilimitada de informes sin necesidad de licencias adicionales

Power BI Viewer permite compartir dashboards e informes con un número ilimitado de usuarios, tanto internos como externos (clientes, proveedores, socios…), sin que estos necesiten disponer de una licencia Power BI.

Esto resulta especialmente útil para:

• Clientes o colaboradores externos que requieren acceso puntual o recurrente a informes.
• Departamentos de negocio que solo consumen información, sin necesidad de editar ni crear reportes.
• Grandes equipos corporativos donde solo unos pocos usuarios son generadores de contenido y la mayoría son consumidores de datos.

Todo ello dentro de un entorno seguro, controlado y personalizable, compatible tanto en la nube como en entornos on-premise.

3. Seguridad empresarial y gobernanza avanzada

Power BI Viewer incluye capacidades robustas de gestión y data governance para Power BI, ofreciendo a las organizaciones un control total sobre quién accede, qué ve y qué puede hacer cada usuario. Las funcionalidades incluyen:

• Control granular de permisos por usuario, informe, espacio de trabajo, categoría y datos.
• Restricciones de exportación para proteger la información sensible.
• Autenticación multifactor (MFA) e integración con Single Sign-On (SSO), reforzando la seguridad sin comprometer la usabilidad.
• Listas de acceso personalizadas para mostrar solo los informes relevantes por rol, departamento o grupo.

Estas capacidades garantizan el cumplimiento de las políticas internas de seguridad y privacidad, incluso cuando se comparte información con usuarios ajenos a la organización.

4. Experiencia de usuario y entorno centralizado

Power BI Viewer transforma la experiencia de consumo de informes, ofreciendo un portal web centralizado y personalizable que facilita la organización, navegación y consulta de los reportes.

Entre sus funcionalidades destacadas:

• Interfaz personalizada con logotipo y colores corporativos.
• Clasificación temática o departamental de informes y dashboards.
• Marcado de favoritos y acceso ágil desde cualquier dispositivo.
• Navegación unificada desde un solo entorno, eliminando la dependencia de múltiples espacios de trabajo.

Además, se integra con otras soluciones de gobernanza como Bismart Governance for Power BI, permitiendo monitorizar la actividad de los usuarios sin límites y documentar automáticamente los datasets de Power BI.

Comparativa: Licenciamiento tradicional vs Power BI Viewer

Power BI Viewer: Casos de uso 

Power BI Viewer aborda las diferentes necesidades empresariales relacionadas con la publicación y acceso a informes en Power BI, ofreciendo una solución que se adapta a múltiples casos de uso.

1. Empresas con múltiples usuarios de solo lectura

Para organizaciones que cuentan con varios usuarios que únicamente necesitan visualizar informes, Power BI Viewer representa una solución rentable.

Al permitir compartir informes sin requerir licencias individuales de Power BI para cada usuario, se optimizan los costos y se simplifica la gestión de accesos.

2. Pymes con presupuestos ajustados

Las pequeñas y medianas empresas que buscan maximizar su inversión en herramientas de análisis pueden beneficiarse de Power BI Viewer.

Al limitar el uso de recursos a horarios laborales específicos, es posible reducir significativamente los costos asociados al consumo de informes, adaptándose a las necesidades y capacidades de la empresa.

3. Organizaciones que comparten informes con usuarios externos

Para entidades que necesitan compartir información con clientes, proveedores o stakeholders externos, Power BI Viewer ofrece una plataforma segura y controlada.

Permite otorgar acceso a informes específicos sin comprometer la seguridad de los datos ni incurrir en costos adicionales por licencias externas.

4. Empresas que necesitan centralizar y gobernar sus informes Power BI

Power BI Viewer es ideal para organizaciones con múltiples espacios de trabajo, equipos o unidades de negocio que requieren una visión unificada de todos sus informes.

La solución permite agrupar los recursos (informes, usuarios, etc.) por categorías temáticas o departamentos, personalizar la experiencia de usuario y establecer políticas avanzadas de gobernanza, todo desde un único portal.

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Conclusión: cómo ahorrar en licencias Power BI en 2025

La subida de precios de Power BI y los cambios introducidos por Microsoft Fabric han cambiado el panorama del Business Intelligence. Ahora más que nunca, innovar en la estrategia de licenciamiento es clave para maximizar el ROI.

Power BI Viewer representa una alternativa escalable, segura y económica que permite extender el acceso a los informes a toda la organización, sin aumentar los costes por usuario.