Els KPI o indicadors clau de rendiment s'han convertit en un element imprescindible per l'activitat empresarial. La gran majoria d'empreses ja basen els seus objectius estratègics, plans estratègics i plans d'acció en KPI. No obstant això, no emprar els KPI adequats, malentendre el plantejament dels indicadors o no saber com utilitzar-los, pot resultar contraproduent pels negocis.
La rellevància dels KPI en el món empresarial va començar a proliferar a partir del descobriment del Quadre de Comandament Integral (QCI) de Kaplan i Norton a la dècada dels 90. El QCI va suposar un canvi de paradigma en l'avaluació del rendiment empresarial. Prèviament a la seva aparició, les empreses avaluaven el seu rendiment des d'una perspectiva únicament financera.
El Quadre de Comandament Integral (QCI) o Balanced Scorecard (BSC) en anglès, és una eina d'anàlisi de rendiment que pondera l'activitat empresarial en relació amb els objectius i estratègies de negoci i permet entreveure l'evolució del negoci a llarg termini. En el pròleg de The Balanced Scorecard: Translating Strategy in Action, Kaplan i Norton explicaven el propòsit del seu model: "Movilitzar a la gent cap al ple compliment de la missió, a través de canalitzar les energies, habilitats i coneixements específics a l'organització cap a l'assoliment de metes estratègiques de llarg termini. Permet tant guiar el rendiment actual com apuntar al rendiment futur. [...] El QCI és un robust sistema d'aprenentatge per provar, obtenir realimentació i actualitzar l'estratègia de l'organització. És el sistema de gestió perquè les companyies inverteixin a llarg termini en clients, empleats, desenvolupament de nous productes i sistemes. [...] Canvia la manera en què es mesura i gestiona un negoci."
Avui en dia existeixen múltiples tipus de KPI per qualsevol àmbit de l'activitat empresarial. Tot i això, la diversitat d'indicadors no sempre és productiva. De fet, i tal com ja recomanaven Kaplan i Norton, utilitzar masses KPIs pot comportar resultats adversos, ja que fixar-se en els KPIs inapropiats implica la generació de soroll que dificulta la comprensió de la informació realment rellevant.
Per tot això, és fonamental que les companyies comencin a reflexionar sobre els indicadors de rendiment que utilitzen. I és que, definir KPIs va molt més enllà de la selecció d'uns quants indicadors. Els KPI han d'estar integrats dins del pla estratègic i el pla d'acció d'una companyia i estar estretament relacionats amb els objectius empresarials.
Bismart ha elaborat una 'Guia per a l'avaluació del rendiment i el pla estratègic d'una empresa' on expliquem tot el que necessites saber sobre el QCI, KPIs, objectius estratègics, plans d'acció i indicadors de rendiment. Descarrega-la a continuació:
Un KPI (Key Performance Indicator) o indicador clau de rendiment és una mesura utilitzada per ponderar el rendiment de l'activitat empresarial. Sorgeix de l'anàlisi de dades i està relacionada amb els objectius i estratègies de negoci definides, en la mesura en què s'empra per calcular el grau de compliment dels objectius establerts i comparar la situació actual amb la desitjada.
Com ja s'ha mencionat, existeixen una gran quantitat de KPI i cada un pondera un aspecte concret de l'activitat empresarial. Els KPIs més utilitzats en vendes, per exemple, no tenen res a veure amb els aplicats pel departament financer. De fet, els KPI financers són els més distintius, rígids i fàcils d'interpretar. En altres àrees de negoci, en canvi, l'aplicació de KPI i la seva posterior interpretació pot variar segons l'enfocament. Precisament per això és tan important establir preceptes comuns i compartits en tota la companyia sobre la manera de calcular i analitzar els KPI.
Els indicadors de rendiment poden ser operatius, tàctics o estratègics:
Una altra forma de classificar els tipus d'indicadors de rendiment —no excloent— és segons si són de benefici, de cost o de precisió:
Si vols veure exemples de KPI i saber com es calculen, descarrega la 'Guia per a l'avaluació del rendiment i el pla estratègic d'una empresa'.
La tecnologia ha contribuït a la divulgació i simplificació de l'ús de KPI. Les noves eines tecnològiques faciliten l'avaluació del rendiment empresarial i el càlcul de KPIs i altres indicadors de rendiment. Els sistemes d'automatització i computació de dades, el data warehousing i les eines d'anàlisi i visualització de dades com Power BI, simplifiquen aquesta tasca a la vegada que produeixen resultats molt més fiables. En aquest sentit, l'avaluació del rendiment empresarial està vinculada a la cultura data-driven de les organitzacions. Com més habituades estan les empreses a treballar amb dades i a dur a terme bones pràctiques de dades, més funcionals i fidedignes seran els seus KPI. Per altra banda, la forma de calcular KPI també ha permutat, sent ara els càlculs pràcticament automàtics gràcies a l'ús de quadres de comandament.
Vols optimitzar els teus quadres de comandament? Llegeix el post: 'Quadres de comandament: 12 Tips que no pots obviar en crear un dashboard'
Per altra banda, l'expansió i evolució de les dades i del machine learning i la seva penetració en les esferes empresarials estan transformant la funció dels indicadors de rendiment en aquests entorns. Els conjunts de dades referenciats en els KPI poden emprar-se per preveure tendències futures de rendiment a través del machine learning. Michael Schrage i David Kiron, expressen, en l'informe Leading With Next-Generation Key Performance Indicators que el machine learning està "preparat per influir radicalment en la forma en què els executius utilitzen els KPI, supervisant i estimulant el creixement."
Els KPI són essencials per adquirir una comprensió exhaustiva del rendiment i estat del negoci i, en conseqüència, poder prendre les decisions empresarials oportunes basant-nos en dades fidedignes sobre el rendiment de la nostra organització (data-driven decisions).
Són, bàsicament, una font de coneixement que permet als empresaris obtenir una visió global de la situació del negoci, identificar punts de millora, descobrir estratègies o accions més eficients, etc. Tanmateix, els KPI poden arribar a manifestar bones i males pràctiques o elements clau de l'activitat empresarial que no s'estaven tenint en compte. L'objectiu dels KPI és, en última instància, impulsar el canvi i la millora dins de l'ecosistema empresarial. Si no analitzem el que fem, és impossible saber què estem fent bé o malament i, en conseqüència, transformar la nostra conducta cap a accions més convenients.
En definitiva, els indicadors de rendiment són una part essencial de l'anàlisi del rendiment empresarial, així com de la definició d'estratègies i objectius de negoci. Pràcticament totes les empreses ja empren indicadors de rendiment i KPIs. No obstant això, moltes companyies seleccionen els KPI que creuen més adequats sense parar atenció a la concepció de l'estratègia i activitat empresarial que, en efecte, haurien de ser la matèria primera dels indicadors.