¿Qué es la integración de sistemas y por qué la necesitas?

A medida que las demandas de IT de las empresas se amplían y complican, la integración de sistemas adquiere trascendencia y se posiciona como un requisito clave para la evolución y el progreso empresarial. La inversión en integración de sistemas no deja de crecer y las organizaciones ya se han dado cuenta de que contar con una red centralizada de sistemas contribuye al incremento de la productividad, mejora la eficiencia y aporta valor a los clientes.

Las compañías requieren de sistemas tecnológicos cada vez más complejos y la demanda de soluciones tecnológicas que optimicen las operaciones y, en consecuencia, el retorno de la inversión, no deja de aumentar. En este sentido, la integración de sistemas es la clave para que las organizaciones puedan actualizar sus sistemas y tecnologías de producción cuando sea necesario, aumentar su productividad y responder a sus necesidades de IT a largo plazo.

Precisamente por esto, la inversión en integración de sistemas o system integration (SI) ha crecido tanto en la última década. La consultora de investigación de mercado Grand View Research hizo publicó en 2019 un estudio que apuntaba que el mercado de integración de sistemas llegará a los 530 mil millones de dólares en 2025, doblando así la cifra de 2015 —234 mil millones— en 10 años.

¿Qué es la integración de sistemas?

La integración de sistemas es el proceso de anexión de todos los sistemas informáticos, tecnologías, aplicaciones y softwares de una compañía para que funcionen como un solo sistema. Se emplea tanto en sistemas internos como en sistemas externos y conecta toda la infraestructura empresarial, posibilitando la interoperabilidad entre las distintas herramientas.

Los negocios emplean una gran cantidad de sistemas dispares que operan de forma independiente, están programados con codificaciones distintas y cuentan con lenguajes y códigos de programación divergentes. La integración de sistemas, por tanto, ejerce de intérprete entre los distintos lenguajes, programaciones, softwares y hardwares para que los datos puedan fluir ininterrumpidamente y sin obstáculos. 

A la práctica, no deja de ser un procedimiento de  integración de datos que posibilita la convergencia de información entre todos los sistemas empresariales de forma automática. Sin la integración, las compañías operarían en una atmósfera desarticulada y la información debería ser introducida manualmente en cada sistema, cosa que incrementaría el riesgo de fallos técnicos, retrasaría enormemente los procedimientos y rutinas de trabajo y obstaculizaría el flow orgánico de intercambio de información. Así, la integración de sistemas es la clave que encaja todas las piezas del puzle para que las herramientas funcionen como una red centralizada y operen según una arquitectura consistente.

Por otro lado, el papel de la integración de sistemas es cada vez más relevante a medida que la transformación de las infraestructuras, protocolos, formatos y tecnologías avanza a ritmo frenético, ya que permite que los negocios puedan actualizar sus herramientas sin tener que prescindir o cambiar todas las demás ni romper la cadena de conexión. Es decir, la integración de sistemas permite a las empresas seguir operando con su infraestructura heredada a la vez que incorporan nuevas tecnologías, softwares y aplicaciones.

Las ventajas de la integración de sistemas: el por qué de su relevancia

Como ya se ha mencionado, los negocios no solo trabajan cada vez con más sistemas, sino que además los sustituyen con más frecuencia. En este sentido, la integración de sistemas responde a las paulatinas demandas de IT de las compañías, facilitando que los nuevos sistemas se integren fácilmente  con el resto de la infraestructura empresarial. De hecho, hoy en día, las herramientas y aplicaciones ya se diseñan pensando en su futura conexión con otros sistemas.

Sin embargo, el gran valor y la razón principal de la efervescente inversión en SI es la optimización de las operaciones empresariales. Disponer de una red centralizada de sistemas acelera y aumenta la eficiencia del intercambio de información y de los flujos de trabajo y, en última instancia, mejora la productividad. Además, reduce los costos operativos, mejora el tiempo de respuesta de las herramientas y asegura que la información estará disponible en cuanto sea necesaria.

Por otro lado, supone un aumento de valor para los clientes, ya que mejora el rendimiento y la calidad de los productos y servicios que conforman la oferta empresarial. Por lo tanto, no solo contribuye a una mayor productividad, sino que también repercute en la mejora de los productos y servicios ofrecidos a los clientes.

Asimismo, optimiza las prácticas empresariales relacionadas con los datos y puede conllevar otras ventajas como:

• Ampliación de la vida útil de los sistemas y simplificación del proceso de implementación de nuevas tecnologías.
• Fomento de la integración y seguridad de datos.
• Consolidación y normalización de los datos, estimulando su calidad y facilitando la administración de los datos estratégicos.
• Evita interrupciones y fallos en los procesos operativos y de negocio.
• Favorece el intercambio de información con clientes, proveedores y otros miembros externos.
• Simplifica los procesos de data governance y data management.
  

Problemas relacionados con la integración de sistemas

Existen diferentes métodos para integrar sistemas (integración de APIs, webhooks, ISC, etc.) y múltiples maneras de llevar a cabo el proceso que varían según las necesidades  y la cantidad de sistemas de cada compañía. Sin embargo, no es un procedimiento sencillo y puede ocasionar problemas. Algunos de los más recurrentes son:

• Escalabilidad a largo plazo: Un proceso de integración de sistemas debe llevarse a cabo pensando en el futuro y en la evolución y ampliación de la infraestructura. Por lo tanto, es importante que la integración de sistemas sea compatible con la escalabilidad requerida por los negocios. Por el contrario, con el tiempo, la integración podría involucrar contratiempos y dificultar la adquisición de más sistemas y el mantenimiento y funcionamiento de los existentes. 
• Elección de herramientas inadecuadas: Si optamos por una herramienta poco adecuada para las necesidades de IT de nuestro negocio, podemos experimentar inconvenientes como una implementación extremadamente lenta, ineficacia en la funcionalidad o costes —tanto de adquisición como de mantenimiento— muy elevados.
• Diferentes necesidades según el departamento: Dentro de una organización, cada unidad de negocio usa sistemas, aplicaciones y softwares distintos. La integración de sistemas debe disponer de una arquitectura útil para todos los departamentos y estandarizar los datos para facilitar su acceso a todos los miembros del equipo.

Hasta hace poco, las organizaciones que requerían integrar pocos sistemas usaban plataformas EAI (Enterprise Application Integration). Estas plataformas, sin embargo, conllevaban costes de adquisición muy elevados y acababan siendo poco rentables. Otras compañías optan por procesos ETL que funcionan con eficacia, pero que, cuando la cantidad de sistemas aumenta, su mantenimiento y evolución se complican.

Sin embargo, los beneficios de la integración de sistemas superan las posibles adversidades que, además, recurriendo a la herramienta oportuna no tienen por qué ocurrir. En Bismart llevamos años trabajando en integración de sistemas y hemos ayudado a numerosas compañías de distintos sectores a implementar este tipo de procesos solucionando con éxito los retos que plantea. La clave, además de disponer de la tecnología adecuada y emplear metodologías eficaces, está en adaptar el proceso a las necesidades y características de cada negocio.

Nuestra solución, Enterprise Information Integration & Master Data Management es una plataforma única desarrollada con Microsoft SQL Server y basada en Power BI que se caracteriza por su orientación hacía la información, su flexibilidad —se adapta a las particularidades de cada sistema— y escalabilidad a largo plazo. Habilita el intercambio de información empresarial entre sistemas desde un solo punto de referencia, centraliza la gestión de los datos maestros y agiliza el proceso minimizando los esfuerzos requeridos y reduciendo el número de integraciones necesarias. Soporta grandes volúmenes de datos e interfaces de integración y tiene capacidad de trabajar prácticamente a tiempo real.

Sin duda, la gran particularidad de esta solución es que está especialmente diseñada para propiciar medidas de data governance, data quality y data management. EII/MDM incluye servicios de auditoría de los procesos de adquisición y entrega o publicación de datos, una visión 360º del ciclo de vida de la información, notificaciones de incidencias y resultados anómalos, historificación de la información y un entorno de cuadro de mando para facilitar la gestión a los administradores. Además, normaliza y consolida los datos afianzando así su calidad y garantiza su fiabilidad y seguridad, protocolos cada vez más sustanciales para el cumplimiento de las vigentes normas de protección de datos como el GDPR. 

La integración de sistemas, pues, es ahora una exigencia en favor de la competitividad, el progreso, la productividad y la rentabilidad de las empresas a largo plazo. Además, no debe entenderse como un proceso independiente, sino como un proceso vinculado a la gobernanza, calidad, seguridad y control de los datos. Solo así, la integración de sistemas será realmente fructífera, supondrá los resultados esperados y propiciará una cultura empresarial data-driven.

Si tienes cualquier duda o te gustaría conversar sobre tu caso concreto, no dudes en preguntarnos.