¿Cómo extraer datos de uso de Power BI sin acceder a la API Power BI?

Las empresas confían su análisis de datos y reporting a Power BI necesitan, cada vez más, poder medir el uso de la plataforma y de los informes generados por parte de sus trabajadores.  Esto es posible accediendo a la API REST de Power BI, lo que requiere de conocimientos de programación y código. Sin embargo, existe otra posibilidad.

Descubre cómo acceder a datos de uso de Power BI sin la API Power BI y sin necesidad de programación o código.

La API de Power BI permite acceder a métricas de uso, facilitando la gestión de Power BI y la supervisión del acceso y el uso que los usuarios hacen de la plataforma.

El problema es que interactuar con la API REST de Power BI requiere de conocimientos técnicos y de programación avanzados. Esto acaba suponiendo que las empresas rara vez monitoreen o analicen el uso que los usuarios hacen de Power BI.

Por otro lado, los datos de uso de Power BI tienen limitaciones importantes: solo permiten consultar las métricas de uso de los últimos 30 días, lo que puede restringir el análisis y la gestión de Power BI a largo plazo.

Ahora bien... imagina poder acceder a información detallada sobre el uso de Power BI sin necesidad de programar ni recurrir a expertos técnicos.

¿Te interesa? ¡Sigue leyendo! A continuación, te explicamos cómo acceder y analizar datos de uso de Power BI sin acceder a la API Rest de Power BI y sin código.

¿Qué es la API de Power BI?

La API REST de Power BI es un protocolo desarrollado por Microsoft que permite a los desarrolladores acceder a la plataforma Power BI y trabajar en ella a través de programación.

En términos generales, una Interfaz de Programación de Aplicaciones (API) es el estándar utilizado para el intercambio de datos entre diferentes aplicaciones de software.

¿Qué se puede hacer con la API REST de Power BI?

La API REST de Power BI ofrece acceso a una variedad de puntos finales que permiten a los programadores realizar múltiples tareas en la plataforma Power BI.

Por ejemplo, la Power BI API permite la integración de Power BI con otros sistemas, la personalización de informes y la automatización de tareas repetitivas. 

Con la API Power BI también es posible optimizar los flujos de trabajo mediante la automatización de procesos específicos, como la creación, actualización o eliminación de informes y conjuntos de datos. 

También es posible usar la Power BI API para desarrollar aplicaciones personalizadas que interactúen con la plataforma, brindando a los usuarios la capacidad de acceder, modificar o eliminar conjuntos de datos, informes y otros elementos clave.

Por último, los programadores pueden extraer datos de uso de Power BI de la API. 

Sin embargo, para realizar este tipo de acciones en la API de Power BI, es necesario tener un alto conocimiento en programación.

La API de Power BI sirve para:

• Gestionar el contenido: A través de la Power BI API, las empresas pueden agregar, modificar o eliminar informes, conjuntos de datos y cuadros de mando, maximizando la eficiencia en la gestión de contenido.
• Operaciones de administración: La API Power BI permite a los programadores algunas funcionalidades para la gestión de usuarios, roles y permisos dentro de la plataforma, asegurando que solo el personal autorizado acceda a los informes. No obstante, este tipo de funcionalidades tienen sus limitaciones.
• Incrustación de contenido: Con la Power BI API, es posible integrar visualizaciones en aplicaciones personalizadas, proporcionando informes dinámicos y en tiempo real.

¿Qué métricas de uso ofrece la API de Power BI?

Aunque la API Power BI ofrece acceso a valiosas métricas de uso que pueden transformar la manera en que las empresas gestionan y optimizan sus informes, acceder a estas métricas no es una tarea sencilla, ya que requiere de conocimientos técnicos avanzados y habilidades de programación.

A menudo, las empresas que quieren analizar el uso de sus informes Power BI recurren a programadores o desarrolladores capaces de interactuar con la API REST de Power BI.

A través de la Power BI API, podemos obtener datos de uso como:

• Visuals más consultadas: Identificar los gráficos y Power BI visuals más vistos requiere programar consultas específicas a la API. Esto permite determinar qué información es más relevante, pero no es accesible de manera directa sin una configuración previa.
• Frecuencia de acceso: Acceder a la frecuencia con la que los usuarios entran a los informes o Power BI dashboards implica trabajar con las métricas de uso de Power BI mediante código personalizado, algo que no está disponible de forma estándar en el portal.
• Usuarios activos: En la API REST de Power BI podemos encontrar datos sobre el número de usuarios que interactúan con los informes a lo largo del tiempo.
• Tiempos de visualización: Medir cuánto tiempo pasan los usuarios en un informe requiere programar interacciones específicas con la API Power BI, y luego interpretar los resultados, lo que puede ser complejo para quienes no dominan REST y la manipulación de datos en JSON.
• Interacciones de los usuarios: Rastreo de acciones como la aplicación de filtros, la selección de elementos o la exportación de datos. 
• Dispositivos y plataformas: También se se puede obtener información sobre desde qué dispositivos o plataformas se accede a los informes.
• Regiones geográficas: La API REST almacena datos sobre las ubicaciones geográficas acceden los usuarios.
• Errores y problemas de rendimiento: Monitorizar errores y problemas de rendimiento, como tiempos de carga lentos, también es posible, pero requiere configurar alertas a través de la API, lo que añade un nivel adicional de complejidad técnica.

API Power BI: Extraer datos de uso de Power BI

Como ya se ha explicado, acceder y extraer datos de uso en Power BI es un proceso complejo que requiere de conocimientos avanzados en programación, debido a que requiere la interacción con la Power BI API.

Si bien la interfaz de programación de Power BI permite consultar las métricas de uso de Power BI, no es un proceso directo ni fácil para usuarios sin experiencia técnica.

La API Power BI ofrece una forma de extraer datos valiosos sobre el uso de Power BI reports y Power BI dashboards, pero la configuración adecuada y las llamadas a la API requieren habilidades especializadas.

Requisitos para extraer datos de uso de la API Power BI

Para poder consultar las métricas de uso Power BI y extraer datos de uso mediante la API Power BI, es necesario cumplir con ciertos requisitos:

1. Licencia Power BI Pro o Premium: Aunque la información que se puede consultar incluye a todos los usuarios, independientemente de si cuentan con licencia o no, solo aquellos con licencias Power BI Pro o Premium por usuario pueden acceder a estos datos.

2. Permisos de edición: Es esencial contar con permisos de edición sobre el informe o cuadro de mando del que se desea extraer los datos de uso. Sin estos permisos, no se podrá interactuar con la API Power BI para consultar las métricas.

3. Activación de métricas de uso: Si ya cumples con los requisitos anteriores y aún no puedes acceder a las métricas, puede ser necesario que el administrador de Power BI habilite la opción de métricas de uso para los creadores de contenido.

Límites de la API Power BI

Aunque la API Power BI permite consultar un amplio rango de métricas y realizar múltiples operaciones dentro de la plataforma, existen ciertas limitaciones en cuanto a la cantidad de tiempo y el espacio cubierto por estas consultas.

La API Power BI solo permite consultar los datos de uso de Power BI de los últimos 30 días, lo que restringe el análisis a corto plazo y puede no ser suficiente para empresas que necesiten análisis históricos o más amplios.

¿Cómo extraer datos de uso de Power BI sin acceder a la API Power BI?

Como ya hemos explicado, consultar métricas de uso en Power BI mediante la API REST de Power BI implica hacer peticiones específicas a los puntos finales de la API. Este proceso requiere conocimientos avanzados en programación y el manejo adecuado de las solicitudes HTTP.

Sin embargo, existe otra posibilidad.

Existe una plataforma diseñada para que las empresas puedan acceder, monitorear y analizar datos de uso de Power BI sin programar código en la API de Power BI.

La plataforma, llamada Power BI Analytics facilita el acceso directo a las métricas de uso de Power BI mediante un entorno interactivo y sin complicaciones técnicas.

¡Con Power BI Analytics no necesitas tener conocimientos de programación ni depender de desarrolladores para acceder a datos de uso de Power BI!

Accede a métricas de uso de Power BI sin programar con Power BI Analytics

Power BI Analytics es un entorno de análisis para Power BI que permite a las organizaciones consultar datos de uso de Power BI de forma automática e interactiva, sin tener que interactuar con la API y sin necesidad de recurrir a profesionales expertos.

Con Power BI Analytics, cualquier usuario puede acceder y analizasr a las métricas de uso de sus informes en Power BI, además de información adicional como:

• qué usuarios acceden a qué informes y con qué propósito
• un historial de certificaciones (endorsement) de los informes
• analizar la asignación de licencias, visualizando la distribución por tipo y su evolución a lo largo del tiempo
• optimizar el linaje de los datos visualizando las relaciones entre los diferentes activos 

Supera los límites de la API Power BI

Aunque Power BI Service proporciona algunas capacidades de monitorización de informes, está limitado a un mes de datos de uso y a ciertos espacios de trabajo.

Power BI Analytics rompe con estas limitaciones, ofreciendo un repositorio histórico para los datos de uso de Power BI sin restricciones de tiempo. A través de esta solución, las empresas pueden analizar la actividad de los usuarios en Power BI en cualquier período, acceder a métricas detalladas y realizar comparaciones a lo largo del tiempo para obtener insights más profundos sobre el uso y rendimiento de Power BI.

Además, Power BI Analytics almacena todos los datos en un repositorio exclusivo para cada organización, lo que garantiza la seguridad y privacidad de la información.

Power BI Analytics capacita a las empresas para analizar el rendimiento y optimizar el ROI de Power BI

Con Power BI Analytics, las compañías son capaces de descubrir de forma inmediata en qué informes están trabajando sus empleados, con qué frecuencia los utilizan y cuáles son los Power BI reports más consultados.

• Identifica los informes que nadie usa y que podrían considerarse improductivos para liberar espacio.
• Mantén un control exhaustivo sobre los informes, cuadros de mando, datos y perfiles de usuario, centralizando la gestión de Power BI.
• Simplifica el flujo de datos, optimizando su linaje para crear un sistema más eficiente y fácil de gestionar.
• Ahorra tiempo y evita errores mediante el seguimiento del estado de los refrescos de datos.
• Analiza el uso de los recursos financieros asignados a las licencias, asegurando que se aprovechen al máximo.
• Reduce costos al eliminar elementos innecesarios que no se están utilizando, liberando capacidad.

En definitiva, Power BI Analytics es una solución de análisis de uso de Power BI diseñada para empoderar a las empresas para que puedan monitorear la actividad en Power BI y maximizar la productividad en el uso de Power BI.