A medida que una empresa experimenta un crecimiento significativo tanto en su fuerza laboral como en sus operaciones, la gestión de activos se convierte en una tarea cada vez más desafiante.
En Power BI, el aumento de informes, de conjuntos de datos y la creciente cantidad de usuarios contribuye a un incremento en los costos asociados con las licencias y la administración en Power BI.
Cuando las compañías llegan a cierto nivel de activos, necesitan implementar un marco de data governance a Power BI que les permita gestionar el entorno de forma adecuada y administrar los recursos disponibles para aumentar la productividad y mejorar el retorno de la inversión.
Cuando una empresa llega a un nivel considerable de expansión, inevitablemente surgen nuevas necesidades, especialmente en términos de gestión de recursos.
En el marco de Power BI, las empresas se enfrentan a una serie de desafíos relacionados con la gestión de contenidos, usuarios, licencias y permisos dentro del entorno de Power BI. Con el aumento, tanto en la cantidad de contenidos como en el número de usuarios, la administración eficaz de todo lo que ocurre en Power BI se vuelve un proceso cada vez más complejo y económicamente costoso. Este escenario no solo implica un desafío logístico, sino que también puede impactar negativamente en la productividad de los usuarios en la plataforma.
La necesidad de una estrategia integral para la gestión de activos en Power BI se vuelve evidente en este contexto. Implementar prácticas eficientes que aborden la expansión de contenidos y usuarios se convierte en una prioridad para optimizar recursos y garantizar que la plataforma de analítica y business intelligence siga siendo una herramienta efectiva en medio del crecimiento organizacional.
Todo esto tiene un nombre: data governance.
La data governance o gobernanza de datos se refiere a un conjunto de procesos, políticas, estándares y controles que aseguran la calidad, integridad, seguridad y disponibilidad de los datos en una organización. El objetivo principal de la gobernanza de datos es garantizar que los datos sean gestionados de manera efectiva y que se utilicen de manera consistente y confiable en toda la empresa.
Algunos de los elementos clave de la gobernanza de datos incluyen:
Definición de Responsabilidades: Establecer roles y responsabilidades claros para aquellos que manejan y utilizan los datos, asegurando que haya propietarios designados para conjuntos de datos específicos.
Establecimiento de Normas y Estándares: Desarrollar y hacer cumplir normas y estándares para la calidad de los datos, la seguridad, la privacidad y otros aspectos relevantes.
Gestión de Metadatos: Documentar y gestionar metadatos para proporcionar información sobre la procedencia, significado y calidad de los datos.
Seguridad y Privacidad: Implementar medidas de seguridad para proteger los datos contra accesos no autorizados y garantizar el cumplimiento de regulaciones de privacidad.
Aseguramiento de la Calidad de los Datos: Establecer procesos para monitorear y mejorar la calidad de los datos, abordando problemas como la redundancia, la inconsistencia y la falta de integridad.
Cumplimiento Normativo: Asegurar que la organización cumple con las regulaciones y normativas pertinentes en relación con el manejo y la utilización de datos, como leyes de privacidad y regulaciones sectoriales.
Gestión del Ciclo de Vida de los Datos: Definir políticas y procesos para la creación, modificación, almacenamiento, uso y eliminación de datos a lo largo de su ciclo de vida.
Las siguientes estadísticas ilustran la problemática de la no gobernanza de datos en las organizaciones:
La data governance es esencial para garantizar que los datos sean un activo valioso y confiable para la toma de decisiones en una organización. Además, facilita el cumplimiento de regulaciones, promueve la transparencia y reduce los riesgos asociados con la gestión inadecuada de los datos.
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En líneas generales, la implementación de medidas de gobernanza de datos en Power BI es imperativa para salvaguardar la calidad y confiabilidad de los datos, mantener una interpretación consistente, garantizar la seguridad y privacidad, cumplir con normativas, documentar metadatos, gestionar versiones y seguir pautas que faciliten la colaboración efectiva.
Sin embargo, para aquellas empresas que manejan un número considerable de usuarios e informes en Power BI, la gobernanza de datos adquiere una importancia aún mayor. En este contexto, la gobernanza de datos se convierte en la clave para abordar problemáticas que impactan directamente en la productividad y el retorno de inversión (ROI) de Power BI.
Los desafíos principales en la gestión y gobernanza de Power BI se manifiestan en diversos aspectos:
Incremento en el número de usuarios: Este factor resulta en costos adicionales, ya que Power BI opera mediante licencias. A medida que la cantidad de usuarios crece, la inversión necesaria aumenta de manera exponencial, lo que puede impactar negativamente en el retorno de la inversión.
Compartición de informes con usuarios externos: Se vuelve una tarea poco rentable, ya que las organizaciones enfrentan la dificultad de no poder compartir informes con partes interesadas fuera de la empresa debido a la necesidad de licencias Power BI para cada usuario externo. Adquirir licencias individuales para compartir informes resulta en sobrecostos prohibitivos.
Falta de información detallada sobre los datos en Power BI: La plataforma no proporciona detalles sobre las métricas, dimensiones y estructura de los informes, lo que obliga a los usuarios a revisar manualmente cada dataset. Esta carencia no solo dificulta la documentación técnica, sino que también ralentiza los procesos y afecta la productividad de los usuarios de negocio, quienes encuentran complicado entender los modelos de datos que deben utilizar.
Dificultad para monitorizar el uso de los contenidos publicados: A medida que aumenta el número de usuarios, informes y datasets, la gestión se vuelve más compleja y costosa. La falta de información sobre el uso de contenidos dificulta la identificación de activos improductivos que podrían eliminarse para ahorrar costos.
Ausencia de alineación entre los activos y las necesidades de negocio: Power BI no permite segmentar o filtrar los contenidos según unidades de negocio, áreas temáticas o departamentos, lo que impacta negativamente en la productividad y la generación de valor.
Rigidez de los espacios de trabajo: Dificulta la adaptación del entorno a las necesidades internas. La limitada personalización de las áreas de trabajo puede no satisfacer las necesidades específicas de la organización, ya que estas son inflexibles en cuanto a la distribución de contenidos.
Gestión de permisos limitada: La falta de centralización y los diferentes niveles en la gestión de permisos pueden ralentizar o paralizar los despliegues en Power BI, ya que los administradores deben acudir a varios lugares para configurar permisos.
Falta de convergencia entre las necesidades de la empresa y los requisitos de los usuarios de self-service BI: Aunque las organizaciones buscan estrategias de self-service BI para permitir a los usuarios de negocio generar sus propios informes, Power BI dificulta la implementación de una administración que garantice seguridad y gobernanza sin obstaculizar el acceso y la autonomía de los usuarios.
Las implicaciones derivadas de esta problemática, basadas en nuestra experiencia colaborando con grandes empresas que utilizan Power BI, demandan soluciones para abordar una serie de consecuencias significativas:
Power BI se convierte un entorno de trabajo confuso y poco productivo: La complejidad en la gestión de usuarios y contenidos transforma Power BI en un entorno confuso y poco propicio para la generación eficiente de valor.
Obstáculo para desarrollar una estrategia self-service BI: La problemática obstaculiza la implementación de estrategias de self-service BI, lo cual resulta en un incremento de los costos asociados al departamento de IT.
Dificultad en la administración y control: Los managers y cargos directivos enfrentan dificultades para administrar, gestionar y controlar eficazmente la actividad dentro del entorno de Power BI.
Entorpecimiento de los flujos de trabajo: La complejidad en la gestión afecta negativamente los flujos de trabajo, generando obstáculos que impactan directamente en la eficiencia operativa.
Interrupción en el intercambio de información: La problemática interfiere con el intercambio fluido de información entre usuarios, afectando la colaboración y la comunicación efectiva.
Sobrecostos asociados a licencias e impresión de informes: La proliferación de usuarios, tanto internos como externos, resulta en sobrecostos derivados de las licencias y la necesidad de imprimir informes para compartir con numerosos usuarios.
Ralentización de procesos y operaciones: La falta de eficiencia en la gestión de Power BI se traduce en una ralentización general de procesos y operaciones empresariales.
Compromiso de la seguridad de los informes y los datos Corporativos: La complejidad en la administración puede comprometer la seguridad de los informes y datos corporativos, aumentando los riesgos asociados a la integridad de la información.
Disminución de la productividad: La problemática contribuye a una disminución general de la productividad, ya que los usuarios se ven afectados por la complejidad en la gestión de datos y contenidos.
Generación de sobrecostos innecesarios: La falta de eficacia en la administración de Power BI conduce a la generación de sobrecostos innecesarios, impactando negativamente en la eficiencia financiera de la empresa.
Según nuestra experiencia como empresa partner Power BI preferente de Microsoft, el despliegue de un marco de data governance en Power BI contribuye a mejorar la productividad general de la compañía dentro del conjunto de servicios por varias razones:
Calidad de datos: Garantizar la calidad de los datos implica establecer estándares para la precisión, consistencia y fiabilidad de la información. Esto conlleva la implementación de procesos para la limpieza, validación y mejora continua de los datos.
Integridad de datos: La integridad se refiere a la precisión y la fiabilidad de los datos. El gobierno del dato establece controles y procedimientos para prevenir la corrupción de datos, asegurando que la información sea precisa y confiable.
Confidencialidad y seguridad: Abordar la protección de la información sensible es crucial. El gobierno del dato implementa medidas de seguridad, como la encriptación y la gestión de accesos, para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a determinados datos.
Cumplimiento normativo: Las organizaciones deben cumplir con diversas regulaciones y normativas sobre privacidad y gestión de datos. El gobierno del dato establece políticas y procesos para asegurar el cumplimiento de estas normativas, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea.
Responsabilidades y roles: Define roles y responsabilidades para los actores involucrados en la gestión de datos, como los propietarios de datos, los responsables de calidad de datos y los administradores de bases de datos.
Documentación y metadatos: La documentación y el mantenimiento de metadatos son componentes esenciales del gobierno del dato. Proporcionan información sobre la procedencia, significado y calidad de los datos, facilitando su comprensión y uso efectivo.
Gestión del ciclo de vida de los datos: Aborda el ciclo completo de los datos, desde su creación hasta su eliminación. Esto incluye la definición de políticas para la retención y eliminación de datos.
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En Bismart, hemos ideado nuestra propia propuesta de gobernanza de datos para Power BI, con el objetivo de abordar las problemáticas comunes que enfrentan las organizaciones. Buscamos establecer un marco que facilite la gestión de los activos en Power BI, capacite a los usuarios, fomente el intercambio de información y asegure que la actividad en el entorno sea no solo sencilla, sino también segura y productiva.
Power BI Viewer constituye un entorno web que habilita la visualización de todos los informes Power BI de una empresa desde una ubicación única y personalizable. Permite compartir informes ilimitados con usuarios que no poseen licencias de Power BI, fortaleciendo la seguridad de los datos e informes empresariales mediante un sistema de concesión de accesos.
¿Necesitas compartir informes de manera segura con usuarios internos y externos a la organización? ¿Buscas establecer diferentes permisos de acceso sin las restricciones típicas de las áreas de trabajo? ¿Te preocupa la seguridad de los informes, cuadros de mando y datos de tu organización?
Si trabajas en una organización donde la gestión y control de datos son esenciales, y muchos de tus empleados utilizan Power BI con regularidad, Power BI Viewer es la solución ideal para ti.
Power BI Viewer permite:
Governance for Power BI es una solución integral de gobernanza diseñada para ofrecer a las organizaciones un control absoluto sobre su ecosistema Power BI. Mucho más que una herramienta de documentación, esta plataforma establece una capa centralizada de gobierno que automatiza la catalogación de datasets, dataflows y contenidos, los enriquece con información funcional y de negocio, y crea una visión única y coherente del estado real de tu entorno analítico.
El corazón de la solución es un motor automatizado que explora continuamente el entorno Power BI y extrae metadatos de todos los activos. Documenta datasets y dataflows, identifica dependencias, relaciones, orígenes y destinos, e incorpora contexto de negocio para que cada elemento tenga un significado claro y compartido. Esta base de conocimiento unificada elimina silos, reduce la ambigüedad y garantiza que analistas, desarrolladores y responsables de negocio trabajen con información alineada y fiable.
Governance for Power BI incluye además una capa de monitorización centralizada que permite seguir en detalle toda la actividad del entorno: refrescos de datasets, ejecuciones de dataflows, utilización de informes, comportamiento por workspace y patrones de consumo. Esta visibilidad completa es esencial para detectar ineficiencias, identificar riesgos de gobernanza, corregir desviaciones y asegurar la aplicación consistente de estándares en toda la organización.
Con esta claridad, las organizaciones pueden reforzar su seguridad y cumplimiento normativo. La plataforma facilita verificar que se siguen las buenas prácticas, que la información sensible se gestiona correctamente y que los permisos están alineados con las responsabilidades reales de cada usuario. Governance for Power BI convierte el gobierno del dato —a menudo disperso, manual y difícil de mantener— en un modelo estructurado, automatizado y preparado para auditorías.
Más allá del control, la solución ayuda a optimizar la inversión en Power BI. Al disponer de una visión completa del uso real, es posible identificar informes que no aportan valor, datasets duplicados, procesos redundantes o elementos que requieren mantenimiento innecesario. Esto permite priorizar mejoras, depurar el entorno, acelerar los desarrollos y aumentar la calidad global de los contenidos analíticos.
Para directores de datos, responsables de BI y líderes de negocio, Governance for Power BI es una herramienta estratégica. Proporciona un punto único para evaluar la madurez del entorno, entender cómo la organización consume información y garantizar que Power BI evoluciona de forma sostenible, escalable y coherente con las necesidades del negocio. Ya sea para cumplir normativas, mejorar la eficiencia operativa o fortalecer la confianza en los datos, esta solución transforma Power BI en un entorno donde la gobernanza es continua, automática y sólida.
En definitiva, Governance for Power BI permite pasar de un entorno disperso y difícil de controlar a un ecosistema Power BI gobernado, transparente y alineado con el negocio, maximizando la fiabilidad del dato y el valor de cada informe, dataset y workspace.
En conclusión, la implementación efectiva de la gobernanza de datos en Power BI es fundamental para garantizar la integridad, la calidad y la seguridad de la información utilizada en el análisis empresarial. La adopción de políticas claras, la definición de roles y responsabilidades, así como la implementación de procesos sólidos de gestión de datos, contribuyen no solo a mejorar la toma de decisiones, sino también a fortalecer la confianza en los informes generados. En un entorno donde la información es un activo valioso, la gobernanza de datos en Power BI emerge como un pilar esencial para optimizar el rendimiento y asegurar que la inteligencia empresarial se construya sobre cimientos sólidos y confiables.