Metadades: Significat, tipus de metadades i gestió de metadades

L'era digital actual es caracteritza per un constant flux d'informació la gestió de la qual és cada vegada més complexa. En aquest context, les metadades adquireixen una importància abismal, en la mesura en què actuen com a arquitectes invisibles que confereixen estructura i significat a la creixent marea de dades que ens envolta.

Les metadades, els eternes desconeguides del món de les dades, exerceixen un paper crucial en l'organització, cerca i comprensió d'informació. Més enllà de l'univers web, les metadades són summament rellevants a l'hora de treballar amb dades de qualsevol forma i compleixen un paper fonamental en la gestió de dades corporatives i en el compliment de polítiques de data governance i data quality.

En els temps del Big Data, el IoT i la computació en el núvol, les metadades han adquirit una rellevància sense precedents. Enmig del creixement exponencial de la informació, la gestió efectiva de les metadades emergeix com un recurs valuós per a millorar l'eficiència operativa i facilitar la presa de decisions estratègiques, contribuint així a l'obtenció d'avantatges competitius.

Què són les metadades?

Les metadades són, bàsicament, dades que proporcionen informació sobre altres dades. És a dir, són dades sobre altres dades. El seu paper és descriure, contextualitzar, organitzar i proporcionar detalls sobre altres dades perquè aquestes siguin fàcils de localitzar, utilitzar, comprendre i gestionar. En termes periodístics, les metadades són el "quin, on, quan, com i qui" de les dades.

Les metadades poden contenir una ampla varietat d'informació, com l'origen, l'estructura, el format, el context i la qualitat de les dades. A causa de la varietat d'aspectes que poden tractar les metadades, podem classificar entre diferents tipus de metadades segons la informació que proporcionen, una classificació que explorem a continuació.

Etimològicament, "metadata" prové del terme grec "μετα" que significa "més enllà de" i de la paraula en llatí "data" que es tradueix com a "dades". És a dir, literalment, metadades significa "més enllà de les dades". En aquest sentit, el propi terme ens indica que les metadades no són entitats aïllades, sinó informació que descriu i va més enllà d'altres conjunts de dades. En l'àmbit de la informàtica, aquesta idea es manifesta tant en l'anàlisi individual de metadades com en situacions en les quals un grup de metadades caracteritza a un conjunt de dades o recursos.

Per tot això, les metadades resulten essencials en entorns on es gestionen grans quantitats d'informació, ja que faciliten la seva administració i promouen el seu ús efectiu.

Tipus de metadades

Com ja hem vist, existeixen diferents tipus de metadades que es classifiquen segons el tipus d'informació que contenen sobre altres dades.

Com que en el món de la informació poques coses són blanques o negres, no existeix una classificació única de les metadades. No obstant això, en aquesta ocasió ens centrarem en els 8 tipus de metadades entre els quals solen distingir els experts en dades.

Metadades Descriptives

Les metadades descriptives són una categoria de metadades que proporcionen informació sobre el contingut i les característiques de les dades. Aquestes metadades es centren en descriure el que són les dades, facilitant la comprensió, cerca i gestió de la informació.

Les metadades descriptives solen contenir informació del tipus:

• Títol: El nom o títol del recurs, que proporciona una breu descripció del contingut.
• Autor: El creador o responsable de les dades.
• Data de creació: La data en la qual es van crear les dades.
• Paraules clau: Termes o frases que resumeixen els temes o conceptes clau abordats en les dades.
• Resum o descripció: Un text que ofereix una visió general del contingut, resumint la informació principal.
• Idioma: L'idioma en el qual estan escrits o presentats les dades.
• Format d'arxiu: El tipus de format d'arxiu en el qual s'emmagatzemen les dades (per exemple, PDF, JPEG, MP3, etc.).
• Tipus de contingut: La naturalesa del contingut, com a text, imatge, àudio, vídeo, etc.
• Categories o temes: Etiquetes que indiquen la categoria o el tema al qual pertanyen les dades.

Les metadades descriptives són fonamentals per a organitzar i recuperar dades de manera eficient, especialment en grans conjunts d'informació. Faciliten la indexació, la cerca i la comprensió del contingut, permetent als usuaris trobar ràpidament la informació rellevant que estan buscant.

Metadades Administratives

Les metadades administratives proporcionen informació sobre la gestió i administració de les dades. Aquestes metadades són essencials per a assegurar la integritat, accessibilitat i ús adequat de la informació. Dins d'aquest grup de metadades, generalment es distingeix entre:

• Metadades administratives tècniques: Detalls tècnics sobre les dades, com ara format d'arxiu, pes, resolució, etc.
• Metadades administratives de drets: Informació sobre els drets d'autor i restriccions legals associades a les dades.

Per altra banda, les metadades administratives solen aportar informació com:

• Format d'Arxiu: Indica el tipus de format en el qual es troba emmagatzemada la informació, com PDF, JPEG, DOCX, etc.
• Grandària de l'Arxiu: Mostra la grandària en bytes o kilobytes de l'arxiu.
• Tipus de Mitjà: Especifica el tipus de mitjà en el qual es troba la informació, com ara digital, analògic, imprès, etc.
• Data de Creació: Indica quan es van crear les dades.
• Data de Modificació: Mostra l'última data en què es van fer canvis en les dades.
• Drets d'Autor i Llicències: Informa sobre els drets d'autor associats amb les dades i les condicions sota les quals es poden utilitzar.
• Restriccions d'Accés: Detalla les limitacions o requisits per a accedir a les dades, incloses les restriccions de seguretat.
• Identificadors Únics: Proporciona codis o números únics que identifiquen de manera única les dades, com DOI (Digital Object Identifier) o ISBN (International Standard Book Number).
• Versions: Indica la versió específica de les dades, especialment rellevant en situacions on les dades poden canviar amb el temps.
• Historial de Revisions: Registra els canvis realitzats en les dades al llarg del temps, incloent qui va fer els canvis i quan.
• Metadades Tècniques: Proporciona detalls tècnics sobre les dades, com a resolució d'imatge, taxa de bits d'àudio, etc.

Les metadades administratives són crucials per a la gestió eficient dels recursos d'informació i per a garantir que les dades siguin utilitzades i compartides de manera adequada i conforme a les polítiques establertes.

Metadades Estructurals

Les metadades estructurals són una categoria de metadades que descriuen l'organització interna i les relacions entre les diferents parts d'un conjunt de dades. És a dir, les metadades d'un llibre proporcionarien informació sobre els capítols del llibre.

Aquestes metadades faciliten la comprensió i navegació per les dades i solen contenir informació d'aquest tipus:

Metadades de Procés

Les metadades de procés són un tipus de metadades que contenen informació detallada sobre com es van crear, van modificar o van processar les dades al llarg del seu cicle de vida. Les metadades de procés resulten essencials per a entendre el context i la història de les dades, així com per a garantir la reproducibilidad i la qualitat dels resultats.

Alguns exemples de metadades de procés inclouen:

• Historial de versions: Registra l'evolució de les dades al llarg del temps, indicant les diferents versions, canvis i revisions que han ocorregut.
• Procés de creació: Descriu els passos i mètodes utilitzats per a generar les dades, des de la recol·lecció inicial fins a la creació final.
• Transformacions: Indica qualsevol procés de transformació o manipulació aplicat a les dades, com a filtres, conversions de format o agregacions.
• Software i eines: Enumera els programes i eines utilitzats durant la creació, manipulació o anàlisi de les dades.
• Paràmetres de configuració: Inclou els valors i ajustos de configuració utilitzats en els processos relacionats amb les dades.
• Fonts de dades: Identifica les fonts originals de les dades i qualsevol transformació aplicada a elles.
• Responsables del procés: Indica qui van ser els responsables de realitzar cada pas del procés, proporcionant informació sobre l'autoria i la contribució.
• Dates de processament: Registra les dates i marques de temps associades amb cada etapa del processament de dades.

Aquestes metadades són crucials per a garantir la transparència i la reproducibilidad en la recerca, l'anàlisi de dades i altres activitats relacionades amb el processament d'informació. A més, faciliten la validació i la verificació dels resultats, així com la identificació de possibles problemes o errors en el procés.

Metadades d'Ús

Les metadades d'ús inclouen informació sobre com es pot utilitzar un conjunt de dades. Aquestes metadades són útils per a comprendre les condicions i restriccions associades amb la utilització de les dades.

Les metadades d'ús solen contenir la següent informació:

• Llicència d'ús: Especifica els termes i condicions sota els quals es permet utilitzar les dades. Pot incloure informació sobre la redistribució, modificació i restriccions legals.
• Restriccions d'accés: Indica qualsevol limitació o requisit per a accedir a les dades, com la necessitat de permisos especials, autenticació o restriccions geogràfiques.
• Data de venciment: En alguns casos, especialment en conjunts de dades que tenen una vigència limitada, es proporciona informació sobre la data de venciment o caducitat de les dades.
• Ús educatiu: Indica si les dades estan destinades específicament per a fins educatius i com poden ser utilitzats en entorns acadèmics.
• Ús comercial: Proporciona detalls sobre les restriccions o condicions relacionades amb l'ús de les dades amb finalitats comercials.
• Atribució: Indica si és necessari donar crèdit a l'autor original o proporcionar una atribució específica en utilitzar les dades.
• Ús no comercial: Pot especificar si les dades estan destinades exclusivament per a ús no comercial.
• Requisits de citació: Proporciona instruccions sobre com citar correctament les dades en utilitzar-los en informes, publicacions o altres formes de comunicació.

Aquest tipus de metadades són imprescindibles perquè els usuaris comprenguin les limitacions i els permisos associats amb un conjunt de dades. Les metadades d'ús faciliten el compliment de les condicions d'ús establertes pels propietaris o creadors de les dades i ajuden a evitar l'ús inadequat o no autoritzat. A més, les metadades d'ús contribueixen a la transparència i l'ètica en la utilització de la informació.

Metadatos de Localización

Los metadatos de localización son un tipo de metadatos que brindan informació sobre la ubicación de otros datos. 

Los metadatos de localización se dividen comúnmente en dos categorías principales: los metadatos geográficos, que describen la ubicación espacial de los datos, y los metadatos temporales, que se centran en la información relacionada con el tiempo. 

Metadatos Geográficos:

• Coordenadas Geográficas: Especifican la posición exacta en la superficie de la Tierra mediante coordenadas, como latitud y longitud.
• Sistema de Coordenadas: Indica el sistema de referencia espacial utilizado para definir las coordenadas, como el Sistema de Coordenadas Geográficas (WGS84) o un sistema de proyección específico.
• Altitud o Elevación: Informa sobre la altura o elevación de un punto en relación con un nivel de referencia, como el nivel del mar.
• Ubicación Administrativa: Describe la ubicación en términos de divisiones políticas o administrativas, como país, estado, provincia, ciudad, etc.
• Precisión de la Localización: Indica la precisión o margen de error asociado con las coordenadas geográficas proporcionadas.
• Fecha y Hora de la Observación: Registra la fecha y hora exactas en las que se realizó la observación o la captura de datos geoespaciales.
• Información Topográfica: Puede incluir detalles sobre la topografía del área representada en los datos, como relieve, cuerpos de agua y otros elementos geográficos.
• Rutas o Trayectorias: En casos de datos de seguimiento o movimientos, se pueden proporcionar metadatos que describan las rutas o trayectorias seguidas.

Metadatos Temporales:

• Fecha y Hora de Creación: Indica cuándo se crearon los datos.
• Fecha y Hora de Modificación: Muestra la última fecha en que se realizaron cambios en los datos.
• Fechas de Validez: Especifica el período durante el cual los datos son válidos o relevantes.
• Fechas de Publicación: Indica cuándo se publicaron por primera vez los datos.
• Intervalos de Tiempo: En algunos casos, los metadatos temporales pueden especificar intervalos de tiempo relevantes para la interpretación de los datos.
• Frecuencia de Actualización: Informa sobre la frecuencia con la que los datos geográficos o temporales se actualizan.

Estos metadatos son cruciales para la interpretación y el análisis de la información en función de su contexto geográfico y temporal. Además, son fundamentales para la interoperabilidad y el intercambio de datos entre diferentes sistemas y aplicaciones.

Metadatos Sociales:

Los metadatos sociales capturan información sobre las interacciones sociales y relaciones asociadas con un conjunto de datos o contenido. Estos metadatos proporcionan contexto social y pueden incluir detalles sobre la participación, la retroalimentación y la influencia social.

Algunos ejemplos de metadatos sociales incluyen:

• Comentarios y Anotaciones: Información sobre los comentarios o anotaciones realizados por usuarios en relación con el contenido.
• Número de Me gusta o Favoritos: La cantidad de veces que el contenido ha sido marcado como "Me gusta" o marcado como favorito por usuarios.
• Compartir en Redes Sociales: Indica cuántas veces el contenido ha sido compartido en plataformas de redes sociales y proporciona enlaces a esos compartidos.
• Seguidores o Suscriptores: Cantidad de usuarios que siguen o están suscritos al creador del contenido.
• Calificaciones y Valoraciones: Evaluaciones numéricas o comentarios que los usuarios proporcionan para expresar su opinión sobre el contenido.
• Historial de Visualizaciones: Información sobre cuántas veces el contenido ha sido visto o accedido por otros usuarios.
• Etiquetas Sociales: Palabras clave o etiquetas que los usuarios asignan al contenido para describirlo o categorizarlo socialmente.
• Participación en Discusiones: Indica la participación de usuarios en discusiones o debates relacionados con el contenido.

Este tipo de madatos son especialmente relevantes en plataformas en línea, redes sociales y comunidades en línea donde la interacción social es fundamental. Proporcionan información valiosa sobre la popularidad, la recepción y la influencia del contenido dentro de una comunidad en línea, lo que puede ser útil para comprender tendencias, evaluar la calidad del contenido y fomentar la participación.

Metadatos de Seguridad:

Los metadatos de seguridad son un tipo de metadatos que contienen detalles sobre aspectos relacionados con la seguridad y la protección de los datos. Estos metadatos son cruciales para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Algunos ejemplos de metadatos de seguridad incluyen:

• Niveles de Acceso: Indica quién tiene permiso para acceder a los datos y qué tipo de acceso se les permite (lectura, escritura, eliminación, etc.).
• Roles y Responsabilidades: Describe los roles específicos de los usuarios y sus responsabilidades en relación con la seguridad de los datos.
• Restricciones de Acceso Geográfico: Especifica restricciones sobre desde dónde se pueden acceder los datos, por ejemplo, limitaciones geográficas o restricciones de red.
• Firmas Digitales: Proporciona información sobre firmas digitales utilizadas para verificar la autenticidad e integridad de los datos.
• Registro de Auditoría: Detalla la información sobre eventos de seguridad, incluyendo quién accedió a los datos, cuándo y qué acciones realizaron.
• Cifrado: Indica si los datos están cifrados y, en caso afirmativo, qué algoritmos y claves se utilizan.
• Tiempo de Retención: Especifica la duración durante la cual los datos deben ser retenidos antes de ser eliminados o archivados.
• Políticas de Contraseñas: Informa sobre las políticas establecidas para la creación y gestión de contraseñas, incluyendo complejidad, caducidad, etc.
• Niveles de Sensibilidad: Clasifica los datos según su nivel de sensibilidad, ayudando a determinar los controles de seguridad necesarios.
• Controles de Acceso: Describe los mecanismos y controles utilizados para regular el acceso a los datos, como autenticación multifactor, control de acceso basado en roles, etc.

Estos metadatos son fundamentales para garantizar que los datos se manejen de manera segura y cumplan con los requisitos de privacidad y seguridad. Facilitan la implementación y el monitoreo de políticas de seguridad, así como la identificación y respuesta a posibles amenazas o violaciones de seguridad.

El papel de los metadatos en la gestión de datos 

Los metadatos desempeñan un rol crítico en la gestión de los datos o data management de una organización. Facilitan la búsqueda eficiente, permiten la interpretación y comprensión de los datos, ayudan en la gestión de versiones y el control de cambios, y juegan un papel crucial en la seguridad y el cumplimiento normativo.

Los metadatos también son esenciales para las políticas de data governance dentro de una organización, ya que actúan como etiquetas informativas que resultan vitales para que los data owners puedan entender, gestionar y utilizar eficazmente los datos. 

Al proporcionar contexto detallado sobre los datos, los metadatos mejoran la eficacia en la toma de data-driven decisions, garantizan la calidad y permiten un manejo más efectivo de la información a lo largo de su ciclo de vida.

Descubrimiento y Búsqueda Eficientes: Los metadatos permiten a los usuarios identificar y localizar rápidamente conjuntos de datos específicos. Al proporcionar detalles sobre el contenido, la estructura y la ubicación de los datos, facilitan un proceso de búsqueda eficiente, mejorando la accesibilidad y la utilidad de la información.

Interpretación y Comprensión: Proporcionan contexto sobre la naturaleza de los datos, su origen y significado. Esto es esencial para que los usuarios comprendan la calidad de los datos, su relevancia para un propósito particular y cómo deben interpretarse adecuadamente.

Gestión de Versiones y Control de Cambios: Los metadatos de versión y cambio ofrecen un historial detallado de las modificaciones realizadas a los datos. Esto es crítico para la gestión de versiones, garantizando la integridad de los datos y permitiendo un seguimiento preciso de las alteraciones realizadas a lo largo del tiempo.

Seguridad y Cumplimiento Normativo: Los metadatos de seguridad proporcionan información vital sobre quién tiene acceso a los datos, los controles de seguridad implementados y las restricciones asociadas. Esto es esencial para garantizar la seguridad de los datos y cumplir con los requisitos normativos y legales.

Optimización del Rendimiento: Al incluir información técnica, como el formato de archivo, la estructura de la base de datos y otros detalles técnicos, los metadatos contribuyen a la optimización del rendimiento al facilitar la selección de las herramientas y procesos adecuados para manipular y procesar los datos de manera eficiente.

En definitiva, los metadatos enriquecen la gestión de datos al mejorar la visibilidad, la interpretación y la confiabilidad de la información. Facilitan la toma de decisiones informadas, garantizan la integridad de los datos y contribuyen a un manejo más efectivo de la información en el entorno organizacional.

Conclusión

Los metadatos desempeñan un papel fundamental en la gestión de datos de una organización. Proporcionan contexto, facilitan la búsqueda eficiente, mejoran la interpretación y comprensión de los datos, y garantizan la seguridad y el cumplimiento normativo. Además, los metadatos permiten la gestión de versiones y el control de cambios, optimizan el rendimiento y contribuyen a un manejo más efectivo de la información. Es importante reconocer la importancia de los metadatos en la toma de decisiones basadas en datos y en la mejora de la eficiencia en el entorno organizacional.