¿Qué es MDM? Te lo contamos con un caso de éxito

En la actualidad, disponer de datos no es suficiente para aumentar la competitividad de una organización, sino que es necesario que los datos se encuentren integrados en único lugar para poder sacarles todo el provecho. Para lograrlo la organización debe llevar a cabo un proceso de ETL.

En Bismart realizamos proyectos con procesos ETL en muchos ámbitos distintos.

Uno de los proyectos que hemos desarrollado es para una empresa líder en su sector que dispone de una serie compleja de sistemas y tecnologías para dar respuesta a las necesidades de negocio, como diferentes ERP, CRM, DWH… En esta organización, la heterogeneidad creaba una tendencia hacia los silos de datos. Entre otras consecuencias, los datos podían llegar a estar duplicados y a veces ser inconsistentes, incompletos o inexactos. Además, la integración de datos entre estos sistemas era realmente compleja y costosa por parte de los departamentos de IT.

Los problemas para hacer gestiones en el gobierno de los datos con los que se encontraban eran:

• Datos dispersos: dado que los datos están en distintos sistemas es muy probable que no compartan una comprensión común de los datos y estén fragmentados en toda la organización.
• Datos inconsistentes: debido a que la organización no puede poner en práctica sus sistemas al mismo tiempo y a que los datos se crean en diferentes departamentos y usuarios no es fácil hacer que los datos se integren con el resto de sistemas, lo cual puede causar inconsistencias. Debido a la falta de identificación común es difícil de analizar el comportamiento del cliente almacenado en varios sistemas y aprovechar la oportunidad de venta cruzada o de aumentar las ventas.
• Estado de datos inexactos: no es fácil capturar el estado de los datos en el tiempo o en un estado determinado si estos no son comunes entre los sistemas.
• Propiedad centrada en los datos: la mayoría de las aplicaciones empresariales no proporcionan una forma de permitir a las empresas imponer las reglas de propiedad en los datos a través de aplicaciones, identificación de dominios de negocio como producto, cliente, etc. Cualquier persona con acceso a la aplicación puede modificar cualquier dato. Esto dificulta las auditorías y seguimientos.
• No hay proceso de negocio: la mayoría de los sistemas no permiten que las empresas puedan cumplir con sus ciclos de vida y procesos para el gobierno de datos. Esto significa para la empresa, por estándares de la industria, marco regulatorio o por otras exigencias, que los cambios en los datos requieran un proceso de aprobación posterior o de control de calidad. Esto no se puede hacer debido a la rigidez del sistema.
• Lenta respuesta a las necesidades cambiantes del negocio: es difícil reaccionar rápidamente a las necesidades cambiantes del negocio de las empresas cuando ello afecta a varios sistemas. Esto no solo es propenso a errores, sino que además es costoso en esfuerzos y tiempo. Entre otros, porque no hay un mecanismo definido para la distribución automática de los datos modificados entre todos los sistemas afectados.
• Múltiples formatos de datos: las empresas gestionan grandes volúmenes de datos, en distintos formatos y de varias fuentes. Dado que no hay un estándar único centralizado para la integración de datos, las empresas tienen que dedicar una gran cantidad de recursos en la conversión y tratamiento de los datos para luego distribuir estos datos a todos los sistemas que lo requieran.
• Fusiones y adquisiciones: las fusiones y adquisiciones ocurren con frecuencia, y eso significa que las empresas, con todos sus sistemas, tienen que fusionarse en una sola entidad lógica. En estas transiciones se añade más incoherencia de datos y existen sistemas más dispares.
• Cumplimiento de la normativa: cuando en una empresa tiene que realizarse una auditoría externa, esto puede ser una operación muy costosa. Sin un sistema centralizado es difícil recoger y combinar informes de varios sistemas para fines de auditoría y cumplimiento de normativas.

La solución realizada por Bismart

El proyecto que Bismart desarrolló para esta organización fue una solución que facilitara una visión única de datos maestros en toda la organización y la interoperabilidad entre los sistemas implicados gracias una adecuada gestión de los datos maestros.

La Gestión de Datos Maestros (MDM) es un proceso de recogida de datos empresariales a partir de múltiples fuentes o sistemas, de aplicación de reglas estándares y procesos de negocio, de la construcción de una sola vista de los datos, y finalmente de la distribución de esta versión 'de oro' de los datos a los diversos sistemas empresariales y, por lo tanto, ponerla a disposición de todos los consumidores de forma segura.

Una plataforma MDM es diferente a una plataforma DataWarehouse. Ésta última tiene el propósito de facilitar el análisis de la información a partir de datos históricos, datos de los sistemas de gestión transaccionales, aplicaciones departamentales, fuentes externas… así como de un sistema MDM. Una plataforma MDM reconcilia datos de varios sistemas para ofrecer una visión única de los datos maestros y principalmente para procesos operacionales.

La información contenida de los Datos Maestros en un MDM es por definición mucho más amplia que en un DWH, dado que en el DWH solo se almacenan los datos requeridos para su posterior analítica.

Con esta solución, la compañía pudo resolver la dispersión de los datos, al disponer de todos ellos en un mismo lugar. Además, la implantación de la solución facilitó la mejora de la eficiencia, pues la posibilidad de poder acceder a los datos de todas las fuentes y la compatibilidad de los varios sistemas hizo que las gestiones como los ciclos de vida para el gobierno de datos o las auditorías fueran más rápidos. 

Además, ahora el usuario puede introducir o manipular los datos, ya que tiene una interface directa de acción sobre los datos del MDS. Los indicadores de negocio que introduce MDS permiten generar un sistema de notificaciones de procesos y de negocio. Por tanto, la solución ofrece más control y monitorización y más transparencia. 

Otra ventaja de la solución de MDM fue la reducción de la cantidad de errores en los datos. Gracias a la reconciliación de los datos de varios sistemas y a esta reducción, la compañía pudo aumentar su velocidad de respuesta a las necesidades del negocio. Además, frente a la posibilidad de fusiones y adquisiciones la empresa está mucho mejor preparada y puede garantizar que estas acciones no generarán más incoherencia de datos.