En la era de la transformación digital, los líderes empresariales están expuestos a una gran cantidad de información y "ruido" que puede dificultar la toma de decisiones empresariales. Afortunadamente, la digitalización también ha traído consigo nuevas tecnologías que permiten la creación de cuadros de mando personalizados en tiempo real, lo que puede transformar la forma en que se toman las decisiones.
Hoy en día, la información más importante relativa a la actividad empresarial puede encontrarse en un cuadro de mando, especialmente en un cuadro de mando para ejecutivos o en el Cuadro de Mando Integral corporativo.
Los cuadros de mando o dashboards son herramientas centralizadas que recopilan los datos más importantes de toda la empresa, proporcionando una instantánea actualizada de lo que está sucediendo, dónde e incluso por qué. Además, pueden alertar sobre las áreas que necesitan atención inmediata y ofrecer acceso rápido a detalles específicos del proyecto para corregir el rumbo en caso necesario. Estos cuadros de mando no solo son beneficiosos para la alta dirección, sino que resultan de gran ayuda a todos los niveles empresariales. Evidentemente, existen diferentes tipos de cuadros de mando y su formato y funcionalidad deben estar adaptados a la información que incluyen.
Según una investigación de 2022, las empresas que utilizan cuadros de mando analíticos en tiempo real están más avanzadas en su transformación, ofrecen una mejor experiencia a sus empleados, tienen más éxito en la innovación y aumentan sus ingresos más rápidamente que aquellas que no los utilizan.
En resumen, los cuadros de mando son una herramienta esencial para aprovechar al máximo la transformación digital y lograr el éxito empresarial.
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Las consecuencias del ruido
Hace una década, investigadores de la Universidad de Princeton llevaron a cabo un estudio con cuatro voluntarios y 19 ratas de laboratorio para analizar el efecto de la calidad de la información en la toma de decisiones. Los resultados indicaron que los participantes no tuvieron problemas para procesar información lógica y tomar decisiones óptimas. Sin embargo, cuando se introdujo "ruido" externo, como clics, los encuestados cometieron errores y se desviaron del camino.
Este mismo fenómeno puede ocurrir en cualquier ámbito y demuestra que los líderes empresariales deben estar siempre alerta a lo que sucede en sus equipos en todos los niveles de una organización. También deben estar al tanto de lo que ocurre en el mundo exterior. Es decir, el acceso a la información o datos de calidad es imprescindible para que un ejecutivo pueda hacer su trabajo con las mejores garantías. Sin embargo, el exceso de información puede provocar ruido y dificultar la toma de data-driven decisions.
Para tomar decisiones adecuadas, las compañías —especialmente los altos niveles de una empresa— necesitan contar con información precisa, relevante y contextualizada. Los líderes deben tener la capacidad y acceso a tecnologías que les permitan filtrar el "ruido" y enfocarse en la información relevante para alcanzar los objetivos definidos. En este sentido, los cuadros de mando son una herramienta esencial para obtener información clara y precisa y tomar decisiones más informadas y efectivas.
Implantar un cuadro de mando es un proceso de mejora continua que requiere adaptarse a las circunstancias cambiantes y ajustar los indicadores a los objetivos de la organización. El proceso de implementación de un dashboard requiere de una serie de factores para asegurar que la herramienta proporcionará los resultados esperados.
En primer lugar, es importante definir correctamente los indicadores de rendimiento y KPIs que se mostrarán en el dashboard para asegurar una única lectura, lo que implica considerar aspectos como finalidad, método de cálculo y origen de los datos. El número de indicadores debe ser adecuado, ya que tanto un defecto como un exceso de información pueden ser problemáticos.
La disponibilidad y calidad de los datos necesarios para el cálculo de los indicadores es clave para asegurar que la información esté siempre disponible, minimizar los esfuerzos para su obtención y asegurar que los datos son veraces.
Por otro lado, los criterios de visualización de datos y el cuidado por la experiencia de usuario son esenciales para facilitar el uso y comprensión de la información.
Existen diversas estrategias que pueden contribuir al éxito de la implementación de un cuadro de mando.
Aproximación top-down: Desde la definición de los objetivos estratégicos hasta la concreción de los datos que permitirán obtener los indicadores necesarios para medir el grado de cumplimiento de dichos objetivos.
Implicación del equipo directivo en las fases iniciales y finales del proyecto, para asegurar una definición adecuada y revisión/validación de los resultados obtenidos.
Definición adecuada de los indicadores, lo que implica especificar la finalidad, método de cálculo, origen de los datos y otros metadatos relevantes para garantizar una única interpretación de los resultados.
Selección del número adecuado de indicadores, ya que tanto la falta como el exceso de información pueden generar problemas.
Disponibilidad y calidad de los datos necesarios para el cálculo de los indicadores, con el fin de garantizar que la información esté siempre disponible, minimizar los esfuerzos para su obtención y asegurar la veracidad de los datos.
Herramientas orientadas al usuario para facilitar el uso y la correcta interpretación de los resultados de forma visual e interactiva. Destacando los resultados más relevantes en informes predefinidos y permitiendo la realización de informes ad-hoc para un mejor análisis y diagnóstico de los resultados.
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Por último, es fundamental estar preparados para las sorpresas, ya que los cuadros de mando pueden ayudar a descubrir nuevos datos que pueden ser críticos para la toma de decisiones.
En conclusión, la implantación de un cuadro de mando es un proceso continuo que requiere esfuerzos constantes para asegurar su correcto funcionamiento y adaptarse a las necesidades de la organización.