Capacidad de planificación, análisis, gestión de operaciones, resolución de problemas... Exploramos los hábitos más comunes de los directores de operaciones de éxito y su vínculo con la tecnología. ¿Cómo aprovechan la tecnología los COO?
Ser el director de operaciones o COO de una empresa no es un trabajo fácil. De hecho, el de director de operaciones es uno de los perfiles profesionales más complejos de encontrar debido a la variedad de competencias que requiere y a la complejidad de su trabajo que, entre otras cosas, exige de una gran capacidad de organización, análisis, gestión de proyectos, resolución de problemas, visión estratégica, desarrollo de procesos, etc.
La capacidad de planificación es, sin duda, un must-have para cualquier COO. Sin embargo, la planificación es tan importante como el establecimiento de objetivos de negocio claros y su seguimiento continuado. Los COO de éxito son aquellos que piensan en clave estratégica y que, desde el primer momento en que planifican o diseñan cualquier proceso, lo hacen en clave de negocio, pensando en los resultados empresariales que se quieren lograr y cómo se van a medir.
Poner el foco en cómo crear valor para la empresa a través de la gestión de los empleados, los stakeholders y los clientes es una de las características más habituales de los directores de operaciones de alto rendimiento.
En todo esto, la tecnología cumple un papel fundamental. Por suerte, los avances tecnológicos nos han conducido hasta un momento histórico en el que el análisis de datos y la tecnología agilizan los procesos propios de un COO y, cuando bien aprovechados, facilitan mucho su trabajo y aumentan su rendimiento.
En la actualidad, hacer un seguimiento constante de la actividad empresarial es fundamental en cualquier departamento. En el caso de los directores de operaciones, esta necesidad se multiplica debido a la importancia de la planificación y el diseño de procesos de este perfil profesional.
En este sentido, el uso de software de gestión integrada como el Enterprise Resource Planning (ERP) es esencial para un director de operaciones. Sistemas como el ERP integran múltiples funciones de gestión en un único sistema, permitiendo al COO administrar todos los procesos operativos de una compañía.
Entre otras cosas, la ventaja de un ERP es que trabaja con múltiples APIS que funcionan como módulos independientes, pero son perfectamente compatibles entre ellas y cuentan con una única base de datos integrada. Además, facilitan el establecimiento de workflows a través de un motor de flujos de trabajo que permite al COO establecer las distintas tareas de un proceso u operación y gestionarlas desde cualquier módulo del sistema.
Para los directores de operaciones, una mentalidad basada en los datos es esencial para abordar la toma de decisiones diarias y estratégicas.
Los directores de operaciones de éxito se basan en los datos y las métricas como elementos críticos a la hora de tomar decisiones, hacer recomendaciones y establecer requisitos. Cada vez más, consolidar un entorno de trabajo basado en una cultura data-driven y en la toma de decisiones inteligentes basadas en datos es la clave del éxito para cualquier director y especialmente para el COO, que tiene un perfil multifuncional dentro de la compañía.
En relación con esto, herramientas como Excel o Power BI resultan son esenciales para cualquier COO.
Nuestro consejo
En relación con el punto anterior, un director de operaciones eficaz no puede prescindir de los reports y cuadros de mando.
El cuadro de mando operativo es un recurso indispensable para cualquier director de operaciones, en la medida en que le permite hacer un seguimiento de las operaciones en curso y analizarlas desde un punto de vista tanto práctico como estratégico.
Nuestro consejo
1. No te olvides del cuadro de mando integral
A pesar de que el cuadro de mando operativo o de operaciones es la herramienta de reporting básica para un COO, un director de operaciones eficaz no puede ignorar el cuadro de mando integral (CMI), que incluye las estrategias generales de una organización. Hacer un uso conjunto y alineado de ambos permite al director de operaciones subordinar la gestión de las operaciones y procesos en curso con los objetivos empresariales globales de la organización.
2. Simplifica las métricas e indicadores de rendimiento
Los mejores directores de operaciones deben tener la capacidad de identificar los indicadores de rendimiento y dimensiones más relevantes para el análisis del rendimiento de la actividad y las operaciones en curso. A pesar de tener que comunicar procesos complejos, destilarlos en conceptos fáciles de seguir y entender aumentará la eficiencia del trabajo.
No te compliques. Usa métricas simples. Los mejores directores de operaciones miden el rendimiento sintetizando los datos, los indicadores de rendimiento y los KPI. Debido a la dificultad de su actividad, es fácil que el COO caiga en el error de complicar en exceso los dashboards y KPI, cosa que puede conllevar el mal rendimiento de la cuenta de resultados.
Un COO debe tener la capacidad de simplificar los indicadores clave de rendimiento o KPI en pequeños indicadores semanales e incluso diarios. Esto, a su vez, les permite reconocer cualquier desvío del objetivo marcado de forma inmediata e identificar errores y corregirlos rápidamente.
Además de muchas otras competencias, los directores de operaciones son los encargados de gestionar y preocuparse de qué hace cada miembro del equipo, cuándo y por qué. El COO es el responsable de traducir la visión y los objetivos empresariales en iniciativas fácilmente comprensibles y procesables. Por tanto, deben tener capacidad de intervención donde sea necesario y de mantener el rumbo de la actividad.
Para no perder de vista la visión estrategia, las plataformas de Electronic Data Interchange (EDI), que permiten la transferencia e intercambio de datos entre organizaciones según estándares mundiales, pueden ayudar al COO a no tener que ocuparse de tareas de gestión y administrativas de intervención manual para ocuparse de procesos más importantes estratégicamente.
Los COO de alto rendimiento nunca pierden de vista la estrategia empresarial y se alinean con el propósito, los valores y la cultura de la empresa. El enfoque estratégico del director de operaciones es tan valioso como las competencias relacionadas con la planificación, la organización y la gestión.
Nuestro consejo
A un director de operaciones nunca le sobran tareas a realizar. En consecuencia, es fácil que la actividad diaria te haga descuidar la estrategia de alto nivel. Dedica un tiempo a la semana a pensar en los mayores obstáculos que impiden a la empresa alcanzar sus objetivos. A pesar de que seguramente será imposible abordar todos los problemas o áreas de mejora de inmediato, asegúrate de que estás progresando mes a mes, cada trimestre y que puedes demostrar mejoras significativas tras el transcurso de un año.
Para un director de operaciones, generar una relación de confianza con el director general de la empresa es imprescindible para que el CEO pueda delegar las tareas necesarias al COO y centrarse en la estrategia empresarial.
Como en cualquier relación significativa, la confianza, la empatía y la comunicación son vitales. Construir y mantener un vínculo de transparencia total con el CEO es esencial para que el director de operaciones pueda realizar su trabajo de la mejor forma posible.
No hay mejor forma de generar confianza que a través de cuadros de mando que muestren al CEO la actividad desempeñada y los resultados de la misma. Las herramientas de reporting y visualización de datos como Power BI cumplen un papel elemental a la hora de plasmar hechos reales y demostrables —basados en datos— en un formato que fomenta la comunicación, la transparencia, la llegada a conclusiones y la toma de decisiones.
Conclusión
Los directores de operaciones o COO cumplen un papel fundamental dentro de la empresa. La multifuncionalidad de su perfil y la complejidad de los procesos que manejan hacen que encontrar un buen director de operaciones no sea una tarea fácil. En este artículo hemos explorado algunos de los hábitos o características más habituales de los directores de operaciones de éxito y qué tecnologías necesitan para poder llevar a cabo su trabajo con la máxima eficiencia.
Sin embargo, no todo es tarea del COO. En muchas empresas, algunos de los hábitos incluidos en esta lista son imposibles de realizar para el director de operaciones debido a un exceso de trabajo que suele deberse a una gran cantidad de tareas manuales poco productivas. En este sentido, apostar por la integración y la automatización es clave para que el COO pueda desarrollar su potencial como es debido.
En Bismart somos expertos en la automatización de procesos y operaciones y la integración de datos. Podemos ayudarte.