Descobreix com les subscripcions dinàmiques per destinatari en Power BI simplifiquen la distribució personalitzada d'informes. Aprèn a configurar-les.
Simplificant la distribució d'informes amb subscripcions dinàmiques a Power BI
En el món de l'anàlisi de dades, la capacitat de distribuir informació de manera eficient i personalitzada és crucial. Per això, l'últim llançament de Power BI representa una gran notícia per als usuaris de la plataforma.
Les subscripcions dinàmiques per destinatari arriben per fi a Power BI!
Seguint la línia de les subscripcions dinàmiques per a informes paginats, ara és possible distribuir la versió personalitzada d'un informe Power BI a cada destinatari d'una subscripció per correu electrònic.
És important destacar que les subscripcions dinàmiques es troben actualment en fase de preview. Això significa que el producte encara està en una fase preliminar i que és possible que sofreixi modificacions substancials abans del seu llançament oficial.
En aquest article, explorarem detalladament què són les subscripcions dinàmiques i com poden simplificar el lliurament d'informes a través d'email. A més, us ensenyarem a configurar la nova funcionalitat i a usar-les pas a pas.
Què són les subscripcions dinàmiques per destinatari?
Les subscripcions dinàmiques per destinatari estan dissenyades per a simplificar la distribució d'una còpia personalitzada d'un Power BI report via correu electrònic a cada destinatari d'un grup d'usuaris que estan subscrits a un informe.
Les subscripcions dinàmiques per destinatari representen una forma innovadora de personalitzar el lliurament d'informes a Power BI. En lloc d'enviar una versió estàtica de l'informe a tots els destinataris, aquesta opció permet oferir una experiència més individualitzada en definir quina vista de l'informe rep cada persona, aplicant filtres específics a la seva versió.
Aquesta funcionalitat no només està disponible per a informes de Power BI, sinó també per a informes paginats, la qual cosa amplia les possibilitats de personalització i distribució d'informació.
Gràcies a aquesta nova funcionalitat, les organitzacions poden assegurar-se que cada membre de l'equip rebi la informació que necessita, la qual cosa contribueix a una presa de decisions més informades i a una major col·laboració i productivitat en tota l'empresa.
La majoria d'empreses s'enfronten a desafiaments relacionats amb la gestió de continguts, usuaris, llicències i permisos dins del seu entorn de Power BI, Això, a la vegada, dificulta compartir la informació i insights generats a Power BI amb usuaris externs.
Per això, cada vegada és més important implementar un marc de data governance a Power BI.
Descobreix els secrets per a potenciar el control i la qualitat de les teves dades a Power BI amb el nostre e-book exclusiu en el qual aprendràs a implementar un sòlid marc de govern de dades.
Subscripcions dinàmiques: per a què serveixen i com funcionen?
Els filtres de les subscripcions dinàmiques es troben emmagatzemats en un model semàntic independent de Power BI, el qual estableix la connexió entre els destinataris i els filtres corresponents. Per exemple, en considerar un escenari on es comparteix un informe de vendes amb dades de tot l'equip, és possible personalitzar les subscripcions per a enviar únicament la informació rellevant a cada membre de l'equip.
Imaginem que desitgem enviar un informe de vendes a cada responsable de vendes de manera setmanal, però volem que cadascun només visualitzi els seus propis resultats. Mitjançant les subscripcions dinàmiques, podem vincular el nostre informe a un model semàntic que defineix aquesta assignació entre destinataris i filtres. D'aquesta manera, al moment d'enviar l'informe, el model semàntic identificarà automàticament qui ha de rebre'l i amb quins filtres aplicats.
Aquesta nova característica de Power BI marca una fita important en la manera en què es personalitzen i distribueixen els informes, brindant a cada usuari una experiència única.
Amb les subscripcions dinàmiques per destinatari, les organitzacions poden optimitzar l'ús de les dades, assegurant que cada membre d'un equip rebi informació pertinent de manera personalitzada i puntual. Aquesta nova funcionalitat també contribueix a protegir la seguretat i data governance a Power BI, ja que els responsables s'asseguren que els usuaris només veuen la part de l'informe que ells han especificat.
Finalment, les subscripcions dinàmiques per destinatari fomenten la col·laboració i la sinergia entre els diferents equips d'una empresa, així com amb els stakeholders.
Com configurar subscripcions dinàmiques en Power BI
Com configurar una subscripció dinàmica per destinatari: pas a pas
Crear subscripcions dinàmiques a Power BI ara és més fàcil que mai. Necessites enviar vistes personalitzades d'un informe als teus subscriptors basades en filtres específics? Potser és un director regional que necessita enviar informes a múltiples gerents, cadascun interessat en les vendes del seu propi equip?
Ara, gràcies a les subscripcions dinàmiques, pots fer-ho amb facilitat. Només necessites assegurar-te de dues coses.
Requisits per a les subscripcions dinàmiques per destinatari
- Informe de Power BI i espai de treball amb capacitat: Per a garantir l'adequada funcionalitat d'un informe de Power BI, és essencial tenir-lo allotjat en un espai de treball recolzat per una capacitat. Pot ser una capacitat de Power BI Premium, una instància de prova de Microsoft Fabric (Preview), o una capacitat de Microsoft Fabric.
- Permisos i model semàntic: A més, és important establir permisos i configurar el model semàntic de manera adequada. Això implica crear permisos que defineixin qui poden accedir al model semàntic i quins filtres s'han d'aplicar a cada usuari o grup. És útil incloure les adreces de correu electrònic dels destinataris i els valors de filtre específics que s'aplicaran a cadascun d'ells. D'aquesta manera, es garanteix que cada usuari tingui accés a les dades pertinents i que s'apliquin els filtres correctes segons les seves necessitats o rols en l'organització.
Com ja hem mencionat, la funcionalitat segueix en preview, però ja podem configurar-la seguint aquests simples passos:
1. Subscriu-te a l'informe Power BI
Subscriure's a l'informe > Crear una subscripció > Dinàmica per destinatari
Font: Microsoft
2. Selecciona un model semàntic adequat
Tria un model semàntic que contingui les dades dels destinataris, incloses les adreces de correu electrònic i els valors de filtre per a cadascun.
3. Configura les columnes del model semàntic
Selecciona les columnes del model semàntic que han de variar per a cada destinatari, com les adreces de correu electrònic i els noms. Pots aplicar filtres i modificar el format dels arxius adjunts segons sigui necessari.
4. Agrega filtres dinàmics
Utilitza la finestra "Mapejar les teves dades" per a establir filtres dinàmics. Pots escollir entre utilitzar l'estat actual de l'informe com a punt de partida o seleccionar l'estat predeterminat.
Font: Microsoft
5. Introdueix les dades del correu electrònic
Assigna la columna del model semàntic que conté les adreces de correu electrònic al camp "Destinataris". Aquí també pots establir el nom de la subscripció, l'assumpte, el missatge de correu electrònic i el format de l'arxiu adjunt.
L'assumpte del correu electrònic i el format de l'arxiu adjunt poden assignar-se opcionalment a una columna del model semàntic.
Font: Microsoft
6. Programa l'enviament
7. Revisa i guarda els canvis
Revisa tots els detalls de la subscripció dinàmica que acabes de configurar a la pàgina final i fes qualsevol ajustament necessari. Una vegada que estiguis satisfet, selecciona "Guardar i tancar" per a finalitzar la subscripció.
8. Envia la subscripció
En el panell de subscripció, trobaràs la teva nova subscripció dinàmica acabada de crear. Pots enviar-la a tots els destinataris de manera asíncrona seleccionant "Enviar ara".
Amb aquests passos simples, estaràs llest per a aprofitar al màxim les subscripcions dinàmiques per destinatari a Power BI, facilitant així la distribució personalitzada d'informes a través del correu electrònic.
Recorda que pots editar, eliminar, activar i desactivar les teves subscripcions segons sigui necessari des del panell de subscripcions.
Subscripcions dinàmiques per destinatari a Power BI: Límits i consideracions
A l'hora d'endinsar-nos en qualsevol nova funcionalitat de Power BI, és essencial comprendre tant les seves capacitats com les seves restriccions.
Aquí tenim algunes consideracions importants que has de tenir en compte a l'hora d'utilitzar les subscripcions dinàmiques per destinatari:
- Capacitat de Renderitzat i Activitat Interactiva: Renderitzar l'informe consumeix part de la capacitat disponible i es classifica com una activitat interactiva. És essencial tenir en compte aquest aspecte a l'hora de dissenyar i distribuir els teus informes.
- Límit de Files de Destinataris: El model semàntic de destinataris té un límit de 1000 files. Si la teva llista de destinataris supera aquest límit, només els primers 1000 rebran el correu electrònic de subscripció. El creador de la subscripció serà notificat per correu electrònic en cas de superar aquest límit.
- Accés a l'Informe: La recepció del correu electrònic de subscripció no garanteix automàticament l'accés a l'informe. L'accés a l'informe s'ha de configurar per separat segons els permisos necessaris.
- Limitacions de Filtres: Aquesta funció de vista prèvia admet filtres d'un sol valor i no és compatible amb filtres que continguin opcions de múltiples valors. És fonamental tenir això en compte en definir els filtres.
- Canvis en el Model Semàntic: Si es fan canvis en els noms de les columnes o taules en el model semàntic durant el processament de la subscripció, és possible que els filtres dinàmics no s'apliquin correctament.
Compartir informes Power BI: seguretat i govern
Compartir informes de Power BI de manera segura i dinàmica és fonamental per diverses raons.
En primer lloc, la seguretat de les dades és una preocupació primordial per a qualsevol organització. Els informes de Power BI sovint contenen informació confidencial, com a dades financeres, de vendes o de recursos humans. Compartir aquests informes de manera segura garanteix que només les persones autoritzades tinguin accés a ells, evitant així possibles fugides de dades o accessos no autoritzats que podrien comprometre la integritat i la reputació de l'empresa.
A més, en un entorn regulador cada vegada més estricte, complir amb les normatives de protecció de dades és essencial. Compartir informes de Power BI de manera segura ajuda a complir amb aquestes regulacions, com el Reglament General de Protecció de Dades (GDPR) a la Unió Europea o la Llei de Privacitat del Consumidor de Califòrnia (CCPA) als Estats Units. En establir controls d'accés adequats i protegir les dades sensibles, les organitzacions poden evitar possibles multes i sancions per incompliment normatiu.
Un altre aspecte important és el control d'accés. Compartir informes de Power BI de manera segura permet als administradors controlar qui pot accedir a la informació i quines accions poden realitzar. Això significa que poden definir rols i permisos específics per a cada usuari, determinant quins informes poden veure, editar o compartir. Aquest nivell de control garanteix que la informació es comparteixi de manera apropiada i només amb les persones que necessiten tenir-hi accés.
Com implementar un marc de data governance a Power BI?
Descobreix com implementar un eficaç marc de govern de dades en Power BI amb el nostre e-book. No perdis l'oportunitat de dominar Power BI i maximitzar el valor de les teves dades!
