Com fer que un quadre de comandament sigui útil?

Pràcticament totes les empreses utilitzen quadres de comandament per a fer un seguiment de la seva activitat. No obstant això, la majoria de dashboards es limiten a l'exposició de dades i informació i no aporten coneixement. Parlem de les claus per aconseguir que un quadre de comandament sigui útil.

Els negocis fan servir quadres de comandament per a mesurar el seu rendiment, fer un seguiment de l'activitat empresarial i disposar d'una eina de suport a l'hora de prendre decisions i impulsar accions. 

En aquest sentit, per tal que un quadre de comandament compleixi la seva funció i sigui realment útil, és fonamental que no es limiti a corroborar informació. Un dashboard ha d'aportar valor afegit per tal que la informació es transformi en coneixement i que aquest coneixement resulti útil pel dia a dia de l'empresa. 

El passat dimecres 7 de juliol, Victor Rocabert, Chief Commercial Executive de Bismart, va oferir un webinar en el qual va aclarir els conceptes elementals sobre quadres de comandament i va mostrar les claus per aconseguir que siguin útils per un negoci. Pots accedir a la gravació íntegra del Webinar: Quadres de Comandament - Aclarint Conceptes a continuació: 

Dades, informació i coneixement

És habitual confondre els termes dades, informació i coneixement. No obstant això, no volen dir el mateix i entendre la diferència entre dades, informació i coneixement és fonamental per aconseguir que els nostres indicadors de rendiment i quadres de comandament aportin valor. 

Què és una dada? Una dada no és altra cosa que la representació simbòlica o la descripció d'una situació o succés. En l'àmbit empresarial, les dades, per si mateixes, no transmeten cap missatge. 

Imaginem que un quadre de comandament mostra la següent dada: "Facturació: 5 milions d'euros". Aquesta dada no aporta cap missatge, ja que, per exemple, no sabem a quina empresa pertany la facturació, de quin període de temps ens parla, ni disposem de cap altra xifra amb què comparar-la. Per tal que una dada comuniqui un missatge ha de ser complementada amb informació. 

Què és la informació? La informació no és més que un conjunt de dades posades en context per tal que puguin provenir un missatge que contribueixi a l'obtenció de coneixement. Dit d'una altra manera, la informació és la capacitat de comunicar coneixement o d'aportar intel·ligència. En l'àmbit empresarial, la informació pot influenciar en els nostres judicis de valor o en la percepció que tenim de la realitat. 

En resum, la informació és la vinculació de les dades amb el seu context i sempre ha d'aportar algun tipus de coneixement o intel·ligència.

Què és coneixement? El coneixement és el conjunt de fets i informació adquirits per una persona a través de les seves experiències, l'educació rebuda o la comprensió teòrica o pràctica d'un assumpte referent a la realitat. Per tal que la informació sigui coneixement ha de ser útil per a la realitat, exercir d'eina de suport per a la presa de decisions empresarials i fomentar la concreció d'accions.

Com és un dashboard útil?

A Bismart hem ajudat a implementar quadres de comandament a moltes companyies i disposem de la nostra pròpia solució de quadres de comandament. La nostra experiència ens ha permès identificar que molts directius d'empreses comparteixen una mateixa preocupació: els seus quadres de comandament només mostren informació que ells ja saben. 

En aquest sentit, quan parlem d'un quadre de comandament útil, ens referim a aquells dashboards que contenen informació i coneixement que ajuden a la companyia a prendre decisions i a concretar accions. 

Davant l'observació d'un resultat anòmal, un quadre de comandament eficient hauria d'ajudar-nos a decidir quines accions hem de dur a terme per corregir el problema. 

Com fer que un quadre de comandament sigui útil?

Per tal que un quadre de comandament sigui útil i aporti coneixement i valor és essencial que a l'hora de crear-lo tinguem en compte aquestes consideracions: 

• Decidir què es vol mesurar i per què: És summament important dedicar temps a pensar de quina informació volem que disposi el nostre dashboard i per què.  
• Seleccionar els indicadors de gestió adequats: Tanmateix, hem d'escollir els indicadors de gestió més adequats basant-nos en allò que volem mesurar i en el motiu pel qual ens interessa mesurar-ho.
• Implementar dashboards accionables: Un quadre de comandament és  accionable quan ens ajuda a prendre decisions i a concretar accions, siguin preventives o correctives, per tal de poder incidir en aquells indicadors anòmals o que podrien resultar contraproduents en el futur.
• Manifestar els punts de dolor de la companyia: Un bon quadre de comandament ha de mostrar els punts de dolor del negoci que, en moltes ocasions, estan ocults en les dades. Un dashboard eficaç és aquell que no obliga un executiu a navegar per múltiples objectes visuals o pantalles per poder esbrinar el per què d'una problemàtica o la causa d'un mal resultat. En canvi, és el quadre de comandament el que, de forma automàtica, ens hauria d'ensenyar per què no estem complint un objectiu.
  
  

Quines característiques ha de tenir un indicador de rendiment?

Per tal que un quadre de comandament resulti productiu, és essencial que els indicadors que inclou siguin els adequats. Al cap i a la fi, el quadre de comandament només és la plataforma que unifica les dades i la informació i les transforma en coneixement, però si la definició d'indicadors no està ben enfocada, el quadre de comandament serà ineficient. 

Qualsevol indicador, sigui estratègic, tàctic o operatiu; hauria de complir, com a mínim, aquestes 5 característiques:

• Accionable: Totes les persones que formen part de l'equip d'una organització han de poder incidir en el resultat d'un indicador amb la seva activitat. 
• Quantificable: La ponderació de qualsevol indicador ha de ser objectiva i estadísticament observable. En cap cas pot estar supeditada a criteris subjectius.
• Comprensible: Els indicadors han de ser coneguts i comprensibles per qualsevol membre de l'empresa. És a dir, els indicadors, i especialment els estratègics, han d'estar a l'abast de tota la companyia i ser expressats en un llenguatge que puguin entendre tots els membres de l'equip.
• Repetible: Els indicadors han de ser repetibles i perdurables en el temps. Un indicador que només pugui ser utilitzat un sol més o per a un sol projecte no és útil. 
• Oportú: La funció bàsica d'indicador de rendiment ha de ser aportar-nos la informació adequada sobre allò que volem descobrir. 
  

Beneficis d'un indicador de rendiment

Els indicadors tenen nombrosos beneficis. Alguns dels més destacats des del punt de vista de negoci són:

• Donen suport als objectius de la companyia, a la presa de decisions i a la concreció d'accions. L'objectiu dels indicadors de rendiment és permetre'ns mesurar com de prop estem d'assolir els nostres objectius empresarials. Tanmateix, ajuden a prendre decisions i a implementar accions orientades a aconseguir els objectius.
• Creen una atmosfera d'aprenentatge, col·laboració i millora continua. Disposar d'indicadors ens ajuda a detectar en quins punts podem estar fallant o en quines àrees podríem millorar. Explorar els indicadors en els comitès de treball o de direcció fomenta el debat i incentiva un procés de millora continua.  
• Enforteixen el treball en equip i unifiquen els objectius de l'organització. Si fem una correcta definició dels nostres indicadors, aconseguirem alinear tots els membres de l'empresa cap a l'assoliment dels objectius estratègics. Per exemple, no tindria cap sentit tenir com a objectiu reduir el temps d'entrega als clients i, en canvi, que el departament logístic no disposi d'un indicador operacional enfocat a complir l'objectiu. Si alineem tots els nostres indicadors tenint en compte l'estructura de l'empresa, aconseguirem incentivar el treball en equip i farem que tots els empleats treballin en una mateixa direcció. 
• Fomenten el creixement personal i la transparència. La difusió dels nostres indicadors promou la transparència en totes les àrees empresarials. Per altra banda, la ponderació per indicadors estimula la disposició cap al creixement personal i l'assoliment dels objectius empresarials. 

Indicadors empresarials: Consells i bones pràctiques

Establir indicadors de rendiment és un pas estratègicament decisiu per a qualsevol corporació.  

Com definir indicadors?

• Dedicar temps a reflexionar sobre la utilitat de cada indicador. Un dels punts més importants i al qual no solem dedicar suficient temps, és a reflexionar sobre la utilitat de cada indicador. En optar per un indicador hem de preguntar-nos per què el necessitem, si realment el necessitem i si ens ajuda a mesurar allò que volem aconseguir. 
• Definir un màxim de 2 indicadors clau per objectiu o àmbit de negoci. Algunes companyies tenen més de 1.000 indicadors de rendiment. En aquest cas, però, l'excés d'informació resulta igual de contraproduent que l'escassetat de la mateixa. Evidentment, cada negoci ha d'aplicar la seva pròpia lògica i la quantitat d'indicadors dependrà de l'abast del quadre de comandament. No obstant això, les bones pràctiques recomanen que, com a màxim, tinguem dos indicadors per àmbit. Si necessitem més indicadors, els hauríem de considerar secundaris. 
• Fer un seguiment i anàlisi dels indicadors. Una vegada tenim el nostre dashboard, és molt important que dediquem temps a fer un seguiment i a analitzar els nostres indicadors. Per a promoure un procés de millora continua, analitzar periòdicament les dades del nostre quadre de comandament és essencial. 
• Indicadors inductors. Un indicador inductor és aquell que preveu un resultat futur. Per exemple, si en el nostre quadre de comandament veiem que l'indicador de vendes mensuals apareix de color vermell, ja no podem fer res per posar-hi remei, ja que el més ja s'ha tancat. Els indicadors inductors anticipen resultats futurs a partir dels indicadors precedents i aplicant la lògica de causa i efecte. Això permet corregir resultats adversos i evitar problemàtiques per tal que no passin. 
  

És el meu quadre de comandament útil?

Que les dades aporten valor a les companyies no és cap secret. No obstant això, si som incapaços de treure'ls-hi profit, les dades no serveixen de res. 

Precisament per això és primordial que reflexionem sobre si el nostre quadre de comandament aporta coneixement o només informació, si resulta útil a l'hora de prendre decisions i si ens ajuda a identificar problemes, així com ens proporciona les claus per a poder corregir-los. 

En definitiva, per tal que un quadre de comandament sigui realment eficaç, és essencial  que no sigui una plataforma de presentació d'informació i que l'usuari no hagi de dur a terme un procés de data-discovery per obtenir coneixement. Pel contrari, és el quadre de comandament el que hauria, directament, d'il·lustrar-nos la lògica del problema, els nostres punts de dolor i els motius que els expliquen.