Gestión de proyectos con Power BI

La gestión de proyectos es una tarea compleja que implica coordinar diversos elementos como el presupuesto, el cronograma, el alcance y los riesgos del proyecto. Para llevar a cabo esta tarea de manera eficiente, se requiere de herramientas que permitan monitorizar y controlar el estado de los proyectos. Hablamos de Power BI para la gestión de proyectos.

En estos momentos, muchas corporaciones trabajan por proyectos, cuya correcta administración es de gran importancia para el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Para poder llevar a cabo una gestión adecuada de los proyectos, contar con una capacidad de análisis eficiente resulta crucial.

A pesar de que existen muchas empresas cuyas operaciones dependen en gran medida de proyectos, la mayoría no acaban de estar plenamente satisfechas con su capacidad de análisis de datos y es que, la gestión de operativa de los proyectos plantea desafíos.

Para llevar un control de los proyectos, es necesario abordar los siguientes retos a nivel de analítica e información:

• Visión general: categorizar los proyectos y agruparlos en diferentes dimensiones (por ejemplo, línea de negocio, producto, zona geográfica, sector, criticidad, etc.).
• Análisis de las diferentes dimensiones: analizar aspectos como empresas dentro del mismo grupo, líneas de negocio, productos, clientes, diferentes sucursales, vendedores, partners, etc. Es clave saber quién es el responsable de la categorización, establecer objetivos claros y monitorizar los resultados.
• Control individual de los proyectos: llevar un control de las finanzas, plazos, riesgos y rentabilidad de cada proyecto. Esta tarea suele recaer en el Project Manager.

La mayoría de las aplicaciones de control de proyectos se centran en la tercera variable, el control individual del proyecto, y ponen poco énfasis en el reporting de alto nivel que resulta crucial para los directores de operaciones, CFOs u otros perfiles de alta responsabilidad.

Para conseguir un análisis integral de un proyecto y su gestión, las herramientas de reporting y de business intelligence son de gran ayuda.

El uso de herramientas de BI está muy extendido en todos los sectores empresariales debido a que resultan de gran ayuda para la toma de decisiones basadas en datos (data-driven decisions). No obstante, su aprovechamiento para la gestión de proyectos no está del todo explotado.

Las oportunidades de utilizar herramientas de Business Intelligence (BI) son ilimitadas, dependiendo de las necesidades y objetivos de cada empresa. Por otro lado, en estos momentos, existe una gran oferta de herramientas de BI en el mercado. Sin embargo, según Gartner, Power BI es la plataforma líder en analítica y BI. En Bismart, como partner de Microsoft en Power BI, utilizamos esta herramienta para la gestión de proyectos.

¿Cómo gestionar proyectos con Power BI?

La gestión de proyectos con Power BI ofrece una serie de ventajas que facilitan la tarea del Project manager. Una de las principales ventajas es la alta personalización que permite adaptar los informes a las necesidades de cada proyecto y de cada usuario final.

Power BI es una de las herramientas más avanzadas a nivel de visualización de datos, ofreciendo una gran variedad de visuals especializados como diagramas de Gantt, líneas de tiempo y matrices de riesgos. 

Sin embargo, en aquellos proyectos con muchas personas implicadas o en los cuales múltiples personas deben hacer un seguimiento del mismo, la gestión del proyecto se puede complicar si no se establecen las políticas de gobernanza adecuadas en Power BI.

Power BI tiene limitaciones importantes a nivel de gestión y data governance que, según las características del proyecto y la organización involucrada, pueden impedir la correcta gestión de los accesos a los datos y a los informes relativos al proyecto, así como comprometer la seguridad de los datos y dificultar la administración de los contenidos y la actividad de los usuarios.

En estos casos, en Bismart recomendamos el uso de Power BI Viewer y Power BI Analytics. 

• Power BI Viewer es una solución para Power BI que amplía las funcionalidades de seguridad y data governance en el entorno Power BI. Además, la solución permite que un número ilimitado de usuarios puedan visualizar los informes mediante una sola licencia Power BI Pro —sin la solución, los usuarios requerirán de una licencia Pro por usuario—. Para organizaciones con múltiples usuarios que deben consultar los informes, esta capacidad supone un enorme ahorro de costos. 
  

• Power BI Analytics es un entorno de análisis exclusivo para Power BI que ofrece la posibilidad de analizar todo el registro de actividad en el servicio de Power BI de una organización, sin restricciones de tiempo, usuarios o espacios de trabajo. La herramienta registra automáticamente y almacena todo el historial de actividad en un repositorio de datos privado de la organización.

Power BI - Gestión de proyectos: Pasos previos

Antes de pasar al ámbito de la creación de informes y cuadros de mando en Power BI para poder controlar el proyecto, es necesario que los datos estén integrados, estructurados, consolidados y que, evidentemente, sean accesibles.

Es decir, previamente a la creación de informes para la gestión de proyectos con Power BI, se necesita llevar a cabo todo un flujo de procesamiento de los datos que puede incluir varias o todos los siguientes pasos, en función de los activos de datos de la empresa y su nivel de profundidad:

• Integración de los datos
• Limpieza de los datos
• Transformación de los datos
• Validación de los datos
• Políticas de data quality
• Políticas de data governance

Creación de informes para gestión de proyectos con Power BI

Tras el procesamiento de los datos, se puede empezar a trabajar en el reporting, empezando por el modelado de datos, que incluye el establecimiento de las métricas e indicadores a analizar, siempre vinculados a los objetivos del proyecto.

A su vez, deben establecerse las dimensiones de los indicadores de rendimiento o KPIs.

Para ello, Bismart cuenta con la herramienta Indicators & Dimensions Definition Tool, que facilita el proceso y permite a los usuarios consultar sobre qué dimensiones están basados los indicadores de rendimiento.

Para empresas que disponen de muchos datasets, es fundamental que estos estén bien documentados y etiquetados. Además, es importante que cuenten con descripciones para que los usuarios sepan con qué datos están trabajando, dónde están almacenados, de donde provienen, qué modificaciones se han hecho en el dataset, etc.

En Bismart recomendamos el uso de Power BI Data Catalog para facilitar la gestión de todo este proceso que, en caso de disponer de muchos datasets, se puede complicar enormemente.

Power BI Data Catalog automatiza el proceso de documentación de los datatsets vinculados a Power BI, complementándolos con descripciones funcionales y de negocio para que los usuarios de negocio puedan trabajar en Power BI sin ayuda técnica o del departamento de IT.

Beneficios de usar Power BI para la gestión de proyectos

En el ámbito de la gestión de proyectos, las herramientas de BI como Power BI nos permiten monitorizar los aspectos críticos de nuestros proyectos, pudiendo analizar la salud general de nuestro proyecto de un simple vistazo.

En primer lugar, Power BI nos ayuda a obtener respuestas a las preguntas básicas sobre el desempeño de un proyecto empresarial: ¿Se están cumpliendo las previsiones de coste, plazo y alcance? ¿Cuántos riesgos activos hay en este momento?

Mediante un único dashboard, podemos visualizar distintos indicadores globales relacionados con el estado de nuestros proyectos (costes, alcance, cronograma, riesgos, incidencias, etc.). Si se detectan problemas o desviaciones respecto a las previsiones, podremos profundizar en niveles de mayor detalle en solo un clic.

Por ejemplo, si el panel muestra alguna variación en el plazo de un proyecto, podemos seleccionar ese proyecto en particular y ver dónde se está produciendo ese retraso, lo que nos permite tomar medidas correctivas.

Algunas de las ventajas más destacables de utilizar Power BI para la gestión de proyectos son:

• Permite monitorizar de forma rápida el estado del porfolio de proyectos, a la vez que se puede interactuar para acceder al nivel de detalle que se requiera.
• Ofrece una alta personalización para adaptarse a todas las necesidades, desde los gráficos y tablas hasta las métricas clave y los indicadores de rendimiento.
• En un solo lugar se pueden integrar la información de diversos orígenes y conectarla entre sí (programación, costes, análisis de riesgos..) para obtener una visión completa del proyecto.
• Permite crear y compartir informes y cuadros de mando interactivos, facilitando la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo.
• Permite generar alertas en tiempo real para que los usuarios puedan actuar inmediatamente ante cualquier problema o desviación.
• Permite la identificación temprana de riesgos y la toma de decisiones informadas gracias a la visualización de datos históricos y actuales en una misma plataforma.
• Proporciona una visión general del proyecto, permitiendo detectar tendencias, patrones y relaciones entre los distintos proyectos y áreas de la empresa.

Conclusión

En resumen, Power BI es una herramienta muy útil para la gestión de proyectos, ya que permite integrar en un único lugar toda la información relevante para el estado del proyecto, ofreciendo una visión general y la posibilidad de profundizar en análisis más exhaustivos de forma interactiva.

Por otro lado, permite a los responsables de los proyectos un nivel de gestión y control superior que va más allá del control individual de los proyectos mediante capacidades de reporting de alto nivel.