Las 10 grandes ventajas de trasladar tu contabilidad a la nube

Una contabilidad bien hecha es una prioridad para cualquier empresa. La preparación, el seguimiento y el control de las partidas contables es fundamental para garantizar la buena salud financiera de un negocio. Cada vez más compañías están trasladando su contabilidad a la nube. Te contamos por qué y qué ventajas supone. 

Lejos quedaron los tiempos en que las empresas gestionaban su actividad económica y su contabilidad de forma manual a través de libros de registro. Hoy en día, la gran mayoría de compañías llevan a cabo sus ejercicios financieros a través de softwares de contabilidad y facturación que agilizan muchísimo un proceso previamente tedioso, largo y poco fiable. 

La tecnología ha supuesto una gran ventaja para el mundo de las finanzas y la contabilidad empresarial. Además de acortar el tiempo del proceso, los softwares de contabilidad modernos evitan los errores humanos que, en este caso, pueden tener consecuencias nefastas para el negocio. 

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Años atrás, la mayoría de compañías apostaban por el modelo on-premise, considerado más seguro y fácil de controlar. No obstante, la tecnología cloud ha evolucionado mucho, ahora más segura, productiva y fácil de gestionar que años atrás. 

Sin duda, el ahorro en la adquisición y el mantenimiento, así como del proceso de integración y supervisión, es una de las grandes ventajas de la infraestructura cloud. Básicamente, el entorno cloud permite a las empresas adquirir un software y pagar únicamente por su uso, sin tener que hacer grandes inversiones iniciales. Todas las cuestiones vinculadas al mantenimiento y la seguridad de la herramienta se externalizan. 

Es por esta razón que cada vez son más las organizaciones que están migrando su contabilidad a la nube, además de proporcionar una mayor flexibilidad y escalabilidad. 

A continuación listamos los beneficios que se obtienen tras trasladar la contabilidad al entorno cloud. 

Las 10 grandes ventajas de trasladar tu contabilidad a la nube

1. Una implementación fácil y rápida

No es ninguna novedad que la infraestructura heredada requiere de un proceso de instalación, implementación y adaptación bastante largo y tedioso, además de caro. En la nube, en cambio, los tiempos de instalación son mucho más rápidos y requieren de inversiones iniciales mucho menores. Por otro lado, uno de los grandes problemas de las tecnologías e infraestructura on-premise es su poca flexibilidad en cuanto a interoperabilidad. Es posible que un software de contabilidad on-premise no sea compatible con el resto de plataformas heredadas con las que contamos. Aún más habitual es que, con el tiempo, queramos actualizar o renovar nuestro software. En el caso de la infraestructura on-premise, estos cambios pueden obligarnos a tener que cambiar también otras de nuestras herramientas disponibles debido a problemas de compatibilidad e integración. 

La nube solventa todos estos problemas, agilizando el proceso de adquisición e implementación del software. 

2. Una contabilidad más segura

Como ya hemos mencionado, hoy en día los sistemas de seguridad de los servicios cloud cumplen con todas las garantías de seguridad de datos. Además, tener la información financiera en la nube, donde se realizan copias de seguridad de forma recurrente, evita la pérdida de información crítica en caso de que se produzca un fallo en los servidores locales o en las instalaciones corporativas. 

3. Una contabilidad de fácil acceso 

Los softwares de contabilidad y facturación cloud permiten a las empresas poder acceder a sus datos financieros desde cualquier dispositivo y lugar. La infraestructura on-premise, por el contrario, limita el acceso a la información a un único entorno, dificultando la gestión contable en remoto o desde fuera de la empresa. 

4. Una contabilidad libre de errores

Otra de las grandes ventajas de los softwares de contabilidad y facturación cloud es que contienen sistemas de control que reducen la tasa de errores humanos. Todos cometemos errores y en el área de la contabilidad, los errores son fáciles de cometer, pero sus consecuencias pueden ser muy graves. Sin embargo, los softwares en la nube facilitan que los contables se den cuenta del error y puedan corregirlo antes de que sea demasiado tarde. 

5. Mayor rapidez

La gran mayoría de softwares y herramientas de contabilidad incorporan opciones de automatización. Por ejemplo, pueden transformar tus cuentas en informes financieros de manera automática. Por otro lado, muchos softwares incluyen la opción de generar workflows que agilizan el trabajo y automatizan parte de las tareas de los contables.  

6. Actualizaciones automáticas

La actualización de un software on-premise es un proceso altamente costoso a nivel de tiempo y de trabajo. Además, implica la intervención de varias personas debido a las posibilidades de personalización del software enfrente a las preferencias y necesidades personales de los distintos trabajadores. Sin embargo, en la nube, el software se actualiza de forma automática y periódica, de manera que las compañías que apuestan por el entorno cloud se aseguran de que siempre cuentan con la última versión de su software de contabilidad y facturación.

7. Facilita el trabajo colaborativo

El entorno cloud favorece el trabajo en equipo, permitiendo que varios miembros del equipo trabajen en los mismos procesos o proyectos en el mismo momento. Además, algunos softwares cloud integran espacios de comunicación y colaboración en los que los responsables de la contabilidad pueden compartir sus procesos, workflows y comunicarse de forma fluida. 

8. Visualización de tus cuentas

Migrar tu contabilidad a la nube te permitirá aprovechar los recursos tecnológicos y de reporting del entorno cloud para transformar tus datos financieros y tus cuentas mensuales en informes visualmente atractivos y con indicadores de rendimiento y KPIs actualizados en tiempo real. Además, los informes estarán disponibles en cualquier dispositivo y podrás consultarlos tanto desde tu ordenador como de un dispositivo móvil.

9. Coste inferior y ahorro a largo plazo

Los softwares on-premise no solo suelen tener un coste de adquisición superior al de un software cloud, sino que además conllevan muchos costos asociados, tanto a corto como a largo plazo. A corto plazo, al coste de adquisición le tenemos que sumar el coste de las licencias, así como la contratación de expertos para la instalación e integración del software en el entorno corporativo. A largo plazo, el mantenimiento de los softwares on-premise es la principal razón por la cual es mucho más rentable apostar por la nube. El mantenimiento de este tipo de softwares conlleva sobrecostes importantes que, en la nube, simplemente no existen. 

En definitiva, el entorno cloud suele acabar siendo más económico que la opción on-premise, especialmente teniendo en cuenta que es más flexible a la hora de proporcionar recursos que fomenten el ahorro y la prevención ante sobrecostes. 

10. Una única visión de la verdad 

La integración de sistemas es otra de las grandes ventajas de la nube. El traslado de tus datos financieros y cuentas al entorno cloud te ofrecerá mayores opciones de integración con otras herramientas, así como la actualización simultánea de los datos en todas ellas. Básicamente, el entorno cloud es mucho más eficaz en cuanto a ofrecer una única visión de la verdad en todos los softwares, herramientas y dispositivos. 

Antes de irte...

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