La misión de un cuadro de mando o dashboard es resolver necesidades de negocio específicas y ejercer de apoyo durante el proceso de toma de decisiones. Para que esto suceda, es fundamental que un cuadro de mando responda a objetivos empresariales definidos y se haya diseñado pensando en el público a quién va dirigido. Explicamos qué es un cuadro de mando operativo y cómo diseñarlo para que cumpla su cometido.
Captura de un cuadro de mando diseñado por Bismart
Los cuadros de mando o dashboards son una de las herramientas operativas esenciales de las organizaciones. Su finalidad es resolver las necesidades informativas de las empresas transformando los datos en información fácil de interpretar y que suscite la llegada a conclusiones y la toma de data-driven decisions.
Como ya hemos explicado previamente en este blog, existen muchos tipos de dashbaords. Para que un cuadro de mando sea útil y responda a las necesidades de negocio específicas de una empresa, es crucial que su diseño se adapte a los objetivos de negocio que pretende resolver, al público a quién va dirigido y a su propósito.
En este sentido, antes de crear un dashboard es primordial conocer los distintos tipos de cuadro de mando que existen:
En entradas anteriores hemos explicado qué es un cuadro de mando para ejecutivos y cómo diseñarlo, así como qué es un cuadro de mando analítico. En esta ocasión nos centramos en el cuadro de mando operativo: ¿qué es, para qué sirve y cómo debemos diseñarlo para que cumpla sus funciones?
Un cuadro de mando operativo u operacional (CMO) es un dashboard empresarial cuya función es monitorizar el desempeño de las distintas operaciones empresariales y áreas de un negocio. Sirve fundamentalmente para hacer un seguimiento y poder evaluar el rendimiento y la ejecución de los procesos y operaciones en curso.
Por tanto, los datos incluidos en un cuadro de mando operativo u operacional son, principalmente, datos operacionales. Es decir, este tipo de dashboard incluye indicadores de rendimiento y KPI operacionales relativos al rendimiento de los procesos y actividades de una de las áreas de negocio de una corporación. Así, cumple una función vital para cualquier organización: hacer un seguimiento de una área funcional concreta de la organización, así como de las distintas operaciones en curso relativas a esa área.
A diferencia de otros tipos de cuadros de mando, el cuadro de mando operativo se caracteriza por plasmar una visión de la realidad a medio-corto plazo, ya que ejerce como herramienta de apoyo para la toma de decisiones urgentes. Sin embargo, como la gran mayoría de dashboards, los datos históricos cumplen un papel importante en este tipo de cuadro de mando en la medida en que la comparación entre períodos temporales es significativa para tomar cualquier tipo de decisiones. No obstante, en el caso del cuadro de mando operativo u operacional, las comparaciones suelen ser mensuales, trimestrales o cuatrimestrales y no suelen dar lugar a contrastes de más largo recorrido.
Además de ser la herramienta principal para revisar el curso y funcionamiento de las áreas de negocio, el cuadro de mando operativo resulta crucial para identificar errores o áreas de mejora y poder anticiparse a cualquier problemática relativa a las operaciones y procesos en curso.
Sin embargo, para diseñar un buen cuadro de mando operativo debemos tener en cuenta sus límites y respetarlos. Si bien esta clase de dashboard explora las distintas operaciones empresariales, ofrece una visión acotada de la actividad empresarial y no debe confundirse con un cuadro de mando integral, ya que no es un instrumento de gestión estratégica global, sino que se ciñe a áreas de negocio concretas y a un período de tiempo más ajustado que el de un CMI.
El primer paso para diseñar un cuadro de mando operativo (CMO) es el mismo que para diseñar cualquier dashboard: definir el propósito del cuadro de mando, identificar los objetivos de negocio que queremos representar y transformarlos en indicadores de rendimiento.
La creación de un cuadro de mando, lejos de ser una tarea independiente, está estrechamente vinculada al plan estratégico global de una organización. Así, la definición de los objetivos de negocio y su posterior conversión en indicadores de rendimiento y KPI es mucho más importante que los aspectos técnicos a la hora de desarrollar un dashboard.
Por otro lado, un cuadro de mando simplemente transforma los datos en información inteligible y digerible. Por tanto, el monitoreo adecuado las operaciones empresariales también depende de otros procesos de tratamiento de datos como el análisis de datos, el data governance o el data quality.
1. Establecer los objetivos del área de negocio. El primer paso para crear un cuadro de mando operativo es establecer los objetivos de negocio relacionados con las operaciones y procesos de una área de negocio específica. Es fundamental dedicar tiempo a esta etapa de la creación del dashboard, ya que de ella dependerán todas las demás.
2. Definición de KPI e indicadores de rendimiento. Una vez tenemos claros los objetivos que queremos medir, debemos transformarlos en indicadores de rendimiento que nos ayudarán a evaluar el transcurso de la consecución de dichos objetivos en el tiempo.
3. Identificación e integración de los datos. Evidentemente, los datos son la base de cualquier cuadro de mando. Así, cuando sepamos qué queremos medir, es necesario averiguar si disponemos de los datos que necesitamos y, en caso contrario, recopilarlos. Si ya disponemos de todos los conjuntos de datos que queremos plasmar en el dashboard, debemos asegurarnos de que su formato es compatible para que puedan ser comparados. Si nuestros datos se hallan en distintas fuentes de origen y contienen formatos dispares, deberemos realizar un proceso de integración de datos.
4. Herramienta BI. Para crear un cuadro de mando necesitamos una herramienta de business intelligence que nos permita convertir los datos en información y la información en conocimiento. En Bismart, como empresa partner Power BI preferente de Microsoft, desarrollamos nuestros cuadros de mando y reports con Power BI.
5. Visualización de datos. Una vez nuestros datos han sido integrados al cuadro de mando podemos empezar a trabajar en la estructura y diseño del dashboard. La visualización de datos es una de las labores más importantes de la creación de un cuadro de mando. Por tanto, si trabajamos con Power BI, por ejemplo, elegir los Power BI visuals adecuados puede ser decisivo a la hora de determinar el éxito o fracaso de nuestro cuadro de mando.
En esta entrega de nuestra serie de tipos de cuadro de mando hemos visto qué es, para qué sirve y cómo diseñar un cuadro de mando operativo u operacional. Tener en cuenta los objetivos de negocio que queremos resolver con el dashboard y el público a quién va dirigido es esencial para que nuestro cuadro de mando satisfaga las necesidades informativas por las que ha sido diseñado.
Cada tipo de cuadro de mando responde a unas necesidades específicas y es empleado por una figura específica dentro de una organización.
Hasta ahora hemos explorado el cuadro de mando para ejecutivos, el cuadro de mando analítico y el cuadro de mando operativo. En la próxima y última entrega de esta serie veremos qué es un cuadro de mando educacional y para qué sirve. ¡No te lo pierdas!
Por último...
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