Un cuadro de mando es una herramienta clave en el desempeño de la actividad empresarial. Sin embargo, para que un dashboard cumpla con su función esencial, es fundamental adaptarlo a su propósito. Exploramos los 4 tipos de cuadros de mando que existen y explicamos para qué sirve cada uno.
Las empresas emplean los cuadros de mando para hacer un seguimiento de su actividad empresarial y para tomar decisiones basadas en los datos (data-driven decisions). Así, los dashboards son una de las tecnologías más importantes para asegurar el buen funcionamiento de un negocio, junto con los informes o reports.
Como ya avanzábamos en el artículo "¿Qué es un cuadro de mando y para qué sirve?", los cuadros de mando cumplen una función esencial: representar gráficamente las métricas e indicadores de rendimiento, además de proporcionar a las personas indicadas una visión íntegra y comprensible de una de las áreas de negocio.
Sin embargo, para que un cuadro de mando sea útil y cumpla con su cometido, es fundamental que se adapte al público a quién va dirigido y sea coherente con el propósito por el cual ha sido creado. Según su función, sus receptores y el tipo de realidad que pretenden explicar, existen 4 tipos de cuadros de mando:
A continuación, repasamos con detalle qué son y para qué sirve cada uno de los tipos de cuadros de mando.
Un cuadro de mando integral (CMI) —Balanced Scorecard en inglés— es un tipo de cuadro de mando usado para representar la actividad empresarial en su totalidad. Es decir, este tipo de dashboard debe proporcionar una visión completa del rendimiento general de una compañía, incluyendo la actividad de todos los departamentos y unidades de negocio.
Creado por Kaplan y Norton en 1992, este tipo de cuadro de mando responde a un modelo de gestión y evaluación estratégica que pretende traducir el total de elementos que configuran la visión y estrategia de una corporación en indicadores de rendimiento que, a su vez, están relacionados con los objetivos de negocio y con el plan de acción de la compañía.
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Por todo esto, el cuadro de mando integral es uno de los más significativos a la hora de evaluar la operatividad de una empresa y poder tomar decisiones inteligentes y acertadas. En este sentido, el CMI debe incorporar los indicadores de rendimiento más relevantes y KPI de cada área funcional.
Su objetivo es que las personas indicadas puedan entender fácilmente cómo avanza la empresa analizar y la consecución de los objetivos empresariales establecidos.
En cuanto a su contenido y diseño, el cuadro de mando integral representa visualmente aquellos datos relacionados con los objetivos de negocio e indicadores clave de rendimiento y debe dibujar un mapa integral del plan estratégico del negocio, a través del cual los altos cargos de la empresa puedan implementar el plan de acción.
Por lo tanto, el CMI debe incluir:
Un cuadro de mando para ejecutivos es un tipo de cuadro de mando que se crea específicamente para que los altos cargos de una organización puedan llegar a conclusiones y tomar decisiones de forma eficaz y relativamente rápida.
La misión de este tipo de dashboard es representar la realidad de forma clara, concisa y exhaustiva en una sola pantalla. En este sentido, si bien la visualización de datos y el storytelling son esenciales en cualquier tipo de dashboard, en este su relevancia es aún más significativa. Por lo tanto, a la hora de diseñar un cuadro de mando para ejecutivos debemos cerciorarnos de que la información está dispuesta de la manerea más entendible posible y de que sus receptores no tendrán que hacer un gran esfuerzo para comprenderla y analizarla.
A diferencia del cuadro de mando integral, un cuadro de mando para ejecutivos no debe necesariamente representar toda la actividad empresarial y puede estar focalizado en una de las áreas de negocio o en una estrategia o actividad específica.
Uno de los grandes aspectos diferenciadores de este tipo de cuadro de mando es que, a diferencia de otros dashboards más específicos —como el cuadro de mando operativo o el analítico—, no debe suscitar una exploración profunda de los datos (aproximación drill-down), más bien todo lo contrario. Si el cuadro de mando está bien hecho, los altos cargos directivos deberían poder entender la información sin tener que explorar los conjuntos de datos y recurrir al origen de datos. Viéndolo a través de un ejemplo, si presentamos un cuadro de mando para ejecutivos en una reunión en la que hay 10 personas, todas deberían leer la misma historia y llegar a las mismas conclusiones.
Para que esto sea posible es importante poner el foco en la visualización de datos y elegir los visuals adecuados.
Como su nombre indica, un cuadro de mando analítico es un tipo de dashboard pensado para fomentar el análisis y suele ir dirigido a analistas y científicos de datos o a cargos intermedios. Su propósito es ayudar a los analistas de datos a poner en práctica el data science y el data analytics, así como ejercer de herramienta de apoyo para los cargos de responsabilidad intermedia, especialmente directores de departamento.
De esta manera, un cuadro de mando analítico es sumamente diferente en su forma y contenido a un cuadro de mando integral y a un cuadro de mando para ejecutivos. Este tipo de dashboard se caracteriza por el uso de grandes conjuntos de datos, por incluir mucha más información y por presentar una estructura más compleja que los otros tipos de dashboards. Al fin y al cabo, su misión es englobar toda la información necesaria para que los encargados de analizar los datos puedan realizar su trabajo: hacer predicciones, comparar variables, agregar y desagregar dimensiones, identificar tendencias, etc.
Por todo esto, los datos históricos, la exploración en profundidad y la comparativa son elementos clave de este tipo de cuadro de mando. Los receptores de un cuadro de mando analítico deben poder indagar en los datos hasta su origen; comparar dimensiones, métricas y variables, y explorar el historial de los datos en profundidad. Por lo tanto, a la hora de diseñar un cuadro de mando analítico es fundamental fomentar la interacción y asegurarnos de que la información está dispuesta según el modelo drill-down, que consiste en exponer la información más relevante en primer plano para que los usuarios puedan ir desglosándola y profundizando en ella si así lo desean.
Evidentemente, debido al perfil profesional a quién va dirigido, para trabajar con un cuadro de mando analítico es necesario tener cierto nivel de expertise en análisis de datos y business intelligence.
Por último, un cuadro de mando operativo —también llamado cuadro de mando operacional— es un tipo de dashboard que sirve como herramienta de soporte para controlar y hacer un seguimiento de la ejecución de las múltiples operaciones empresariales en curso.
Este tipo de cuadro de mando incluye, principalmente, datos e indicadores de rendimiento operacionales y habitualmente refleja las métricas más relevantes relativas al desempeño de las operaciones en curso de una área del negocio en concreto. Cuando bien hecho, este tipo de cuadro de mando debe constituir la tecnología empresarial principal para que los CTOs puedan monitorear el funcionamiento de las operaciones e identificar posibles anomalías, errores o áreas de mejora.
Uno de sus aspectos diferenciadores es que, debido a que se focaliza en las operaciones vigentes, ofrece una visión de la realidad a corto o medio plazo y ayuda a los CTOs y a otras figuras intermedias a tomar decisiones que suelen ser urgentes.
Igual que en el caso del cuadro de mando analítico, los datos históricos también son sumamente valiosos en un cuadro de mando operativo. Sin embargo, en este caso, las comparaciones temporales son de corto plazo y se suelen comparar intervalos de tiempo que van desde el mes hasta el cuatrimestre o semestre.
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Conclusión
Los cuadros de mando constituyen una de las herramientas más utilizadas en el entorno empresarial y el papel que cumplen es de suma importancia. Ayudan a tomar decisiones, a monitorizar el curso de la actividad empresarial y a resolver las necesidades informativas de los ejecutivos.
Por todo eso, a la hora de crear cualquier tipo de cuadro de mando es esencial dedicar tiempo a reflexionar sobre su misión y su público y adaptarlo en consecuencia. Solo así nos aseguraremos de que estamos creando cuadros de mando realmente útiles que contribuyen a optimizar la actividad empresarial.
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