Com aprofiten la tecnologia els directors d'operacions? Explorem 5 formes en què els COO d'èxit fan servir la tecnologia.
Capacitat de planificació, anàlisi, gestió d'operacions, resolució de problemes... Explorem els hàbits més comuns dels directors d'operacions (COO) d'èxit i el seu vincle amb la tecnologia. Com aprofiten la tecnologia els directors d'operacions?
Ser el director d'operacions o COO d'una empresa no és una feina fàcil. De fet, el de director d'operacions és un dels perfils professionals més complexos de trobar a causa de la varietat de competències que requereix i a la complexitat del seu treball que, entre altres coses, exigeix d'una gran capacitat d'organització, anàlisi, gestió de projectes, resolució de problemes, visió estratègica, desenvolupament de processos, etc.
La capacitat de planificació és, sens dubte, un must-have per a qualsevol COO. No obstant això, la planificació és tan important com l'establiment d'objectius de negoci clars i el seu seguiment continuat. Els COO d'èxit són aquells que pensen en clau estratègica i que, des del primer moment en què planifiquen o dissenyen qualsevol procés, ho fan en clau de negoci, pensant en els resultats empresarials que es volen aconseguir i com es mesuraran.
Posar el focus en com crear valor per a l'empresa a través de la gestió dels empleats, els stakeholders i els clients és una de les característiques més habituals dels directors d'operacions d'alt rendiment.
En tot això, la tecnologia compleix un paper fonamental. Per sort, els avanços tecnològics ens han dut fins a un moment històric en el qual l'anàlisi de dades i la tecnologia agilitzen els processos propis d'un COO i, quan ben aprofitats, faciliten les tasques i augmenten el rendiment.
Quins són els hàbits dels directors d'operacions (COO) d'èxit i quines tecnologies necessiten?
1. Seguiment i anàlisi de les operacions en curs
En l'actualitat, fer un seguiment constant de l'activitat empresarial és fonamental en qualsevol departament. En el cas dels directors d'operacions, aquesta necessitat es multiplica a causa de la importància de la planificació i el disseny de processos d'aquest perfil professional.
En aquest sentit, l'ús de programari de gestió integrada com l'Enterprise Resource Planning (ERP) és essencial per a un director d'operacions. Sistemes com l'ERP integren múltiples funcions de gestió en un únic sistema, permetent al COO administrar tots els processos operatius d'una companyia.
Entre altres coses, l'avantatge d'un ERP és que treballa amb múltiples APIS que funcionen com a mòduls independents, però són perfectament compatibles entre elles i compten amb una única base de dades integrada. A més, faciliten l'establiment de workflows a través d'un motor de fluxos de treball que permet al COO establir les diferents tasques d'un procés o operació i gestionar-les des de qualsevol mòdul del sistema.
2. Desenvolupament d'una mentalitat data-driven
Per als directors d'operacions, una mentalitat basada en les dades és essencial per a abordar la presa de decisions diàries i estratègiques.
Els directors d'operacions d'èxit es basen en les dades i les mètriques com a elements crítics a l'hora de prendre decisions, fer recomanacions i establir requisits. Cada vegada més, consolidar un entorn de treball basat en una cultura data-driven i en la presa de decisions intel·ligents basades en dades és la clau de l'èxit per a qualsevol director i especialment per al COO, que té un perfil multifuncional dins de la companyia.
En relació amb això, eines com Excel o Power BI resulten són essencials per a qualsevol COO.
El nostre consell
3. Suport en quadres de comandament i informes
En relació amb el punt anterior, un director d'operacions eficaç no pot prescindir dels reports i quadres de comandament.
El quadre de comandament operatiu és un recurs indispensable per a qualsevol director d'operacions, en la mesura en què li permet fer un seguiment de les operacions en curs i analitzar-les des d'un punt de vista tant pràctic com estratègic.
El nostre consell
1. No t'oblidis del quadre de comandament integral
Tot i que el quadre de comandament operatiu o d'operacions és l'eina de reporting bàsica d'un COO, un director d'operacions eficaç no pot ignorar el quadre de comandament integral, que inclou les estratègies generals d'una organització. Fer un ús conjunt i alineat de tots dos permet al director d'operacions subordinar la gestió de les operacions i processos en curs amb els objectius empresarials globals de l'organització.
2. Simplifica les mètriques i indicadors de rendiment
Els millors directors d'operacions han de tenir la capacitat d'identificar els indicadors de rendiment i dimensions més rellevants per a l'anàlisi del rendiment de l'activitat i les operacions en curs. Malgrat haver de comunicar processos complexos, destil·lar-los en conceptes fàcils de seguir i entendre augmentarà l'eficiència del treball.
No et compliquis. Fes servir mètriques simples. Els millors directors d'operacions mesuren el rendiment sintetitzant les dades, els indicadors de rendiment i els KPI. A causa de la dificultat de la seva activitat, és fàcil que el COO caigui en l'error de complicar en excés els dashboards i KPI, cosa que pot suposar un mal rendiment del compte de resultats.
Un COO ha de tenir la capacitat de simplificar els indicadors clau de rendiment o KPI en petits indicadors setmanals i fins i tot diaris. Això, a la vegada, els permet reconèixer qualsevol desviament de l'objectiu marcat de manera immediata i identificar errors i corregir-los ràpidament.
4. Visió estratègica
A banda de moltes altres competències, els directors d'operacions són els encarregats de gestionar i preocupar-se de què fa cada membre de l'equip, quan i per què. El COO és el responsable de traduir la visió i els objectius empresarials en iniciatives fàcilment comprensibles i processables. Per tant, han de tenir capacitat d'intervenció on sigui necessari i de mantenir el rumb de l'activitat.
Per a no perdre de vista la visió estratègica, les plataformes d'Electronic Data Interchange (EDI), que permeten la transferència i intercanvi de dades entre organitzacions segons estàndards mundials, poden ajudar al COO a no haver d'ocupar-se de tasques de gestió i administratives d'intervenció manual per a ocupar-se de processos més importants estratègicament.
Els COO d'alt rendiment mai perden de vista l'estratègia empresarial i s'alineen amb el propòsit, els valors i la cultura de l'empresa. L'enfocament estratègic del director d'operacions és tan valuós com les competències relacionades amb la planificació, l'organització i la gestió.
El nostre consell
A un director d'operacions mai li falta la feina. En conseqüència, és fàcil que l'activitat diària et faci descuidar l'estratègia d'alt nivell. Dedica un temps a la setmana a pensar en els majors obstacles que impedeixen a l'empresa aconseguir els seus objectius. Tot i que segurament serà impossible abordar tots els problemes o àrees de millora immediatament, assegura't que estàs avançant mes a mes, cada trimestre i que podràs demostrar millores significatives després del transcurs d'un any.
5. Generació de confiança amb el CEO
Per a un director d'operacions, generar una relació de confiança amb el director general de l'empresa és fonamental perquè el CEO pugui delegar les tasques necessàries al COO i centrar-se en l'estratègia empresarial.
Com en qualsevol relació significativa, la confiança, l'empatia i la comunicació són vitals. Construir i mantenir un vincle de transparència total amb el CEO és essencial perquè el director d'operacions pugui treballar de la millor forma possible.
No hi ha millor manera de generar confiança que a través de quadres de comandament que mostrin al CEO l'activitat duta a terme i els seus resultats. Les eines de reporting i visualització de dades com Power BI compleixen un paper fonamental a l'hora de plasmar fets reals i demostrables —basats en dades— en un format que fomenta la comunicació, la transparència, l'arribada a conclusions i la presa de decisions.
Conclusió
Els directors d'operacions o COO compleixen un paper fonamental dins de l'empresa. La multifuncionalitat del seu perfil i la complexitat dels processos que gestionen fan que trobar un bon director d'operacions no sigui una tasca fàcil. En aquest article hem explorat alguns dels hàbits o característiques més habituals dels directors d'operacions d'èxit i quines tecnologies necessiten per a poder dur a terme la seva feina amb la màxima eficiència.
No obstant això, no tot és responsabilitat del COO. En moltes empreses, alguns dels hàbits inclosos en aquesta llista són impossibles de realitzar per al director d'operacions a causa d'un excés de feina que sol deure's a una gran quantitat de tasques manuals poc productives. En aquest sentit, apostar per la integració i l'automatització és clau perquè el COO pugui desenvolupar el seu potencial com cal.
A Bismart som experts en l'automatització de processos i operacions i en integració de dades. Podem ajudar-te.
